DMS PrimaDoc: Solusi Simpan Arsip Vital Jangka Panjang
Kelola arsip vital jangka panjang perusahaan dengan DMS(Document Management system) untuk pemeliharaan dan pengelolaan yang lebih aman dan terorganisir. Ketahui alasan pentingnya DMS untuk manajemen arsip vital Anda!
Arsip vital perusahaan merupakan dokumen penting yang harus dijaga dan diamankan dari segala faktor yang berpotensi merusak. Alasannya tak lain karena arsip vital merupakan dokumen yang tidak dapat digantikan dan berfungsi menjadi tanda bukti atau persyaratan bagi keberlangsungan usaha Anda.
Agar dapat memperlakukan arsip vital dengan baik dan berhati-hati, Anda perlu sebuah sistem dan teknologi terkini yang dapat membantu praktiknya. Teknologi memainkan peran penting dalam hal ini karena pengelolaan arsip vital secara konvensional sudah tidak kompatibel dengan kebutuhan zaman dan bahkan berpotensi menghambat pekerjaan staf Anda.
Masalah penyimpanan konvensional untuk arsip vital
Tata kelola arsip secara konvensional adalah sebuah sistem pengelolaan arsip yang segalanya masih serba manual. Dokumen-dokumen dipindahkan, dipergunakan, dan disimpan dalam bentuk cetak. Cara ini sangatlah tidak praktis apabila dibandingkan dengan cara kerja zaman sekarang yang segalanya sudah berbasis komputer dan jaringan internet.
Selain dari segi kepraktisan, yang perlu menjadi perhatian lebih adalah keamanan dan keselamatan arsip tersebut. Pasalnya, semakin tinggi tingkat penggunaan dokumen dalam bentuk cetak atau hard copy, semakin mudah pula ia terpapar risiko akan kerusakan. Dikutip dari materi diskusi Preservasi Arsip ANRI, setidaknya terdapat empat faktor yang mengancam kerusakan arsip konvensional. Di antaranya adalah faktor biotis, mekanis, fisis, dan kimiawi. Contoh dari faktor tersebut dapat kita temui sehari-hari, mulai dari penggunaan yang kurang berhati-hati, serangan jamur dan rayap, pelapukan, paparan air, dan sebagainya.
Ruang penyimpanan ekstra pun harus selalu disiapkan untuk menampung jumlah dokumen cetak yang jumlahnya terus bertambah dan memakan ruang. Hal ini tentunya berdampak pada efisiensi biaya yang perlu dikeluarkan oleh perusahaan. Segala faktor ini bukanlah hal yang dapat mendukung efektivitas pekerjaan staf Anda dan tentunya sangat tidak mendukung proses tata kelola arsip untuk penyimpanan jangka panjang.
Bagaimana DMS dapat mengamankan arsip vital dalam jangka panjang
Document Management System(DMS) telah lama hadir sebagai solusi atas segala permasalahan sistem kearsipan konvensional dengan menawarkan teknologi sebagai kekuatan utamanya. Teknologi DMS pun terus mengalami pengembangan dan penyempurnaan, sehingga, tak hanya mampu menyelesaikan masalah yang telah ada, tetapi juga menawarkan kebaruan dan optimalisasi pada sistem kearsipan Anda, khususnya untuk penyimpanan jangka panjang.
Alih media arsip atau digitalisasi arsip adalah kunci utama dalam memelihara arsip vital dalam jangka panjang. Segala risiko yang dapat terjadi pada dokumen fisik dapat dihilangkan dan bahkan mampu membuat dokumen lebih kuat dengan berbagai fitur pengamanan penyimpanan.
Perpindahan dan pengelolaan dokumen pun dilakukan secara virtual melalui komputer yang berarti tidak akan memengaruhi kondisi dan keselamatan arsip walau setinggi apapun tingkat penggunaan dan perpindahannya. DMS dari PrimaDoc juga dilengkapi dengan fitur pengkategorisasian yang dapat memudahkan arsiparis Anda membedakan pengelolaan arsip jangka panjang dengan jangka pendek, arsip aktif maupun inaktif, serta berbagai kategori lainnya.
Dengan kemudahan dan fitur yang sangat berguna dari DMS, tak hanya arsip vital Anda akan terjaga dengan baik dalam waktu yang panjang, tetapi juga sistem tata kelola arsip perusahaan Anda akan bertahan dengan baik hingga kurun waktu yang panjang selama teknologi digital belum tergantikan oleh teknologi lain.
Mengapa menggunakan layanan DMS dari PrimaDoc?
PrimaDoc adalah vendor yang menyediakan layanan DMS bagi perusahaan, instansi pemerintah, hingga organisasi kemasyarakatan lintas sektor yang telah berpengalaman lebih dari satu dekade. Berbagai fitur yang dapat mendukung kemudahan dan keamanan tata kelola arsip digital Anda tersedia secara terintegrasi antara satu produk dengan produk lainya. Layanan tambahan yang menunjang optimalisasi pekerjaan pegawai kearsipan Anda pun tersedia secara lengkap dan terstruktur.
PrimaDoc bahkan dapat mengkustomisasikan layanan DMS sesuai kebutuhan dan permintaan perusahaan Anda. Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk mengetahui hal ini lebih lanjut, jangan tunda hingga arsip vital Anda bermasalah! (Deanita)
