Peran DMS dalam Pemeliharaan Arsip Vital Perusahaan
Anda pasti tidak ingin arsip vital perusahaan yang begitu penting mengalami kerusakan dan hilang, bukan? Sudahkah Anda mempertimbangkan penggunaan DMS untuk pengelolaannya?
Arsip vital merupakan dokumen berharga yang tidak boleh rusak apalagi hilang. Sebab, dokumen ini merupakan tanda bukti yang menjadi persyaratan atas kepemilikan perusahaan terhadap suatu aset maupun perizinan untuk beroperasinya suatu usaha. Sifatnya yang tidak dapat digantikan dengan dokumen lain membuat jenis dokumen ini perlu mendapat perhatian yang khusus agar tidak hilang dan membuat repot.
Sayangnya, belum semua pihak menyadari pentingnya arsip vital tersebut apalagi mempertimbangkan pemanfaatan layanan DMS untuk menjaganya. Padahal, DMS merupakan opsi yang paling strategis jika menimbang dari keunggulan berbasis teknologi yang membuat kegiatan kearsipan menjadi lebih efektif dan efisien.
Untuk lebih mengetahui apa saja peran dan keunggulan DMS untuk mengelola dan menyimpan arsip vital, cek poin-poin berikut hingga akhir!
- Keamanan yang terjamin
Menyimpan dokumen penting seperti arsip vital dalam bentuk cetak di dalam lemari atau kabinet saja merupakan cara penyimpanan yang cukup beresiko terhadap keamanan dokumen. Berbagai faktor penyebab rusaknya bahan seperti kertas sangat banyak berada di sekitar kita, mulai dari kelembaban yang tinggi, hewan rayap, bencana seperti kebakaran atau banjir, bahkan kelalaian pegawai yang menyebabkan robek atau hilang.
Lain ceritanya apabila Anda membuat salinan digital dan membuat sistem kearsipan digital dengan DMS. Arsip vital Anda dapat terhindar dari berbagai risiko kerusakan tersebut bahkan dapat secara langsung meningkatkan kualitas sistem kearsipan perusahaan hingga membuatnya lebih sistematis dan terorganisir.
- Terorganisir dan sistematis
Masih kerap kerepotan untuk mencari dokumen, memilah, dan mengembalikannya kembali saat sudah selesai digunakan? Katakan selamat tinggal pada cara lema tersebut dengan DMS!
Dengan bentuk digital, arsip vital perusahaan akan lebih mudah diakses hanya dengan beberapa klik dari komputer pegawai Anda. Ruang penyimpanan digital yang compact pun tak hanya menawarkan kapasitas penyimpanan yang secara matematis lebih besar, tetapi juga memiliki fitur pencarian yang praktis dan mudah digunakan. Kedua keuntungan ini dapat membawa Anda pada pengelolaan kearsipan yang tentunya lebih hemat ruang dan biaya.
- Hemat ruang dan biaya
Ruang penyimpanan arsip kini tak perlu lagi membebani anggaran perusahaan Anda karena jumlahnya yang terus bertambah dan berbanding lurus dengan biaya sewa gudang atau lemari dan cabinet penyimpanan. Sebab, penyimpanan digital telah mampu menawarkan ruang penyimpanan yang besar untuk arsip Anda yang ukuranya terbilang kecil apabila keduanya diperbandingkan.
Memberikan berkas kepada rekan kerja lain pun tak perlu menggunakan kertas HVS dan peralatan kantor lainnya. Cukup dengan melakukan copy pada dokumen atau memberikan akses penyimpanan kepada beberapa pegawai sekaligus untuk mempermudah akses terhadap arsip.
- Berkoordinasi jadi lebih mudah
Bayangkan betapa efisiennya waktu bekerja para staf Anda jika waktu untuk mencari dan mengatur arsip cetak disederhanakan ke dalam beberapa klik dan ketikan saja. Tak perlu hilir-mudik ke ruang penyimpanan maupun menyortir dokumen satu per satu. Pasti pekerjaan mereka akan lebih cepat selesai dengan kinerja yang lebih efektif.
Situasi ini sangat dimungkinkan apabila Anda menggunakan DMS untuk menyempurnakan sistem kearsipan di kantor. Bahkan, manfaat DMS tak hanya akan dirasakan oleh Anda dan perusahaan, melainkan juga bumi!
- Mendukung go green
Masalah iklim kian menjadi pelik akibat maraknya pembukaan lahan untuk pemanfaatannya menjadi perkebunan, termasuk perkebunan pohon penghasil kertas. Oleh sebab itu, gerakan paperless semakin diminati oleh berbagai kantor maupun perusahaan yang memiliki komitmen atas pemeliharaan bumi.
Dengan menggunakan DMS untuk mengelola arsip, perusahaan Anda telah selangkah lebih dekat dengan aksi penyelamatan lingkungan. Hal ini tentu akan berdampak baik bagi citra perusahaan Anda.
Nah, setelah mengetahui berbagai manfaat di atas, tak perlu lagi merasa ragu untuk menggunakan DMS di perusahaan Anda, bukan? Mulai langkah baru dalam tata kelola arsip vital dengan layanan DMS dari PrimaDoc! Hubungi tim marketing kami segera untuk mendapatkan produk dan layanan terbaik untuk perusahaan Anda! (Deanita)
