Apa Saja Manfaat Pengarsipan Elektronik?

Implementasikan sekarang dan dapatkan manfaat sistem pengarsipan elektronik di instansi Anda! Salah satunya, mampu mewujudkan sistem yang lebih terorganisir.

Sistem pengarsipan elektronik bukanlah hal baru di dalam dunia kearsipan. Namun demikian, popularitasnya di Indonesia tidak sepopuler di luar negeri.  Kearsipan analog yang sepenuhnya mengandalkan kertas dan dokumen bentuk cetak masih menjadi model manajemen arsip yang umum digunakan oleh instansi pemerintahan. 

Salah satu alasan paling umum yang menghambat implementasi kearsipan digital adalah komitmen dan proses adaptasi yang dianggap tidak instan. Padahal, selain lebih aman, instansi Anda  akan mendapatkan banyak manfaat sistem pengarsipan elektronik. 

Apa itu sistem pengarsipan elektronik?

Sistem pengarsipan elektronik atau disebut juga dengan kearsipan digital adalah upaya pemanfaatan teknologi elektronik dan sistem digital untuk membantu mengelola kearsipan secara lebih aman, efektif, dan efisien. Sistem ini melibatkan berbagai perangkat dan teknologi seperti perangkat komputer, scanner, dan aplikasi pengelola dokumen atau Document management System (DMS).

Sistem pengarsipan elektronik pada konsepnya memungkinkan pengelola, pemilik, maupun pihak yang berkepentingan dengan arsip tersebut untuk mengakses, menyimpan, memperbaharui, dokumen di dalam jaringan tanpa melibatkan dokumen fisik. Ruang penyimpanan dan sistem keamanan pun sepenuhnya turut berpindah ke penyimpanan elektronik pada perangkat keras, maupun secara daring pada cloud. Lantas, apa dampak perubahan medium ini terhadap lingkungan kerja instansi Anda? Berikut beragam manfaatnya.

7 manfaat sistem pengarsipan elektronik

Instansi pemerintah dapat menikmati berbagai manfaat sistem pengarsipan elektronik dalam berbagai aspek, yaitu:

1. Meningkatkan kolaborasi 

Dengan kemudahan berbagi informasi dan akses real-time, keputusan dan perencanaan bisa diambil lebih cepat dan tepat. Selain itu, kolaborasi yang efisien juga membantu menciptakan lingkungan kerja yang sinergis dan berfokus pada pelayanan publik yang lebih baik.

2. Efisiensi biaya dan waktu

Manfaat sistem pengarsipan elektronik berikutnya adalah pada penghematan biaya dan waktu. Acap kali aktivitas kearsipan memerlukan biaya untuk membeli perlengkapan kantor, terutama kertas, lemari penyimpanan, dan bahkan penyewaan gudang untuk meletakkan ribuan dokumen pemerintahan. Pengelolaannya pun dapat memakan waktu mulai dari indeksasi, pemilihan ruang, pencarian dokumen, hingga pembaruan dan duplikasi dokumen. Hal ini dapat lebih dihemat dengan beralih ke digital. Hanya dengan beberapa ketikan dan ketukan mouse, arsip dapat disimpan, diduplikasi, dicari, dan dibagikan tanpa memakan waktu dan biaya tambahan.

3. Efektivitas kinerja

Dengan segala kemudahan bekerja yang telah dibahas pada poin sebelumnya, tentu arsiparis instansi Anda kini memiliki lebih banyak waktu untuk fokus meningkatkan kualitas dan efektivitas kinerja, begitu pula pegawai dari divisi lainnya yang dapat memperoleh material informasi secara instan. Pekerjaan  yang mereka dapat lebih presisi dan teliti, sehingga produktivitas dan pelayanan yang instansi atau perusahaan Anda tawarkan pada publik dapat lebih maksimal. 

4. Peningkatan keamanan 

Poin krusial lainnya dari manfaat sistem pengarsipan elektronik adalah keamanan. Masalah keamanan dokumen adalah hal yang tak dapat ditawar.  Kebutuhan informasi dan arsip merupakan tulang belakang bagi setiap organisasi bahkan perorangan. Sayangnya, kertas sebagai media pengarsipan sangat rentan dan sensitif terhadap berbagai faktor perusak seperti bencana alam, pelapukan, hingga vandalisme. Kabar baiknya, dengan menciptakan arsip duplikat ke sistem digital, keamanan informasi berharga telah secara otomatis terjamin.

5. Temu kembali arsip semakin mudah

Kecepatan komputer dalam memproses informasi terbilang jauh lebih cepat dibandingkan manusia, tak terkecuali dalam hal pencarian arsip. Indeksasi dokumen melalui meta data yang tepat mampu membuat DMS pada komputer melakukan pencarian dalam hitungan detik. Cukup dengan mengetikkan kata kunci yang sesuai, file  yang Anda cari akan langsung ditemukan dan dapat dibagikan secara cepat. 

6. Peningkatan kredibilitas dan transparansi

Manfaat sistem pengarsipan elektronik lainnya adalah dalam hal kredibilitas dan transparansi. Sistem pengarsipan yang dilakukan dengan cara digital ini mampu merekam rangkaian aktivitas yang terjadi di folder dan file instansi Anda. dengan demikian akan sangat mudah mendeteksi aktivitas dan arus informasi yang terjadi pada dokumen. Tak hanya itu, seluruh pihak yang memiliki akses terhadap arsip pun dapat selalu memantau hal tersebut, sehingga turut mempromosikan fungsi check and control dan meminimalisasi tindak penyelewengan. 

7. Mendukung go green

Di tengah polemik isu perubahan iklim dan penggalakkan revitalisasi hutan, penggunaan kertas yang berlebihan menjadi problematik. Oleh sebab itu, dengan beralih ke sistem digital, penggunaan kertas akan semakin berkurang  dan instansi Anda akan berkontribusi pada gerakan penghijauan. 

Ketujuh poin manfaat sistem pengarsipan elektronik tersebut hanyalah gambaran besar yang akan membawa dampak positif terhadap lingkungan kerja instansi maupun perusahaan Anda. Lebih jauhnya, Anda perlu merasakan sendiri kemudahan menggunakan sistem ini. 

Apabila Anda masih memiliki pertanyaan tentang manfaat sistem pengarsipan elektronik, tanyakan langsung kepada kami melalui WhatsApp PrimaDoc pada tautan ini dan staf kami akan membantu menemukan solusi terbaik untuk kearsipan instansi Anda. (Deanita)