Ketahui Hukum Membuang Arsip Perusahaan Menjadi Bungkus Makanan

Apakah perusahaan telah mengelola arsip dengan benar, termasuk proses pemusnahan arsip? Pemusnahan arsip tak dapat dilakukan secara semena-mena, terdapat prosedur yang perlu Anda patuhi sekalipun informasi di dalamnya sudah tidak relevan. Salah satu cara yang salah namun kerap terjadi adalah membuang arsip perusahaan secara sembarangan, bahkan menjadikannya bungkus makanan. 

Sekalipun kertas yang sudah tidak terpakai masih memiliki nilai manfaat, pemanfaatan kembali kertas arsip perusahaan yang tidak terpakai tanpa terlebih dahulu memusnahkannya adalah kesalahan fatal. Mengapa demikian? Berikut PrimaDoc rangkum penjelasannya untuk Anda. 

Hindari penyalahgunaan arsip yang sudah tidak digunakan

Membuang arsip perusahaan tanpa memusnahkannya, apalagi menjadikannya bungkus makanan merupakan tindakan yang sangat tidak bertanggung jawab. Hal ini karena arsip yang sudah tidak digunakan, atau sudah habis masa retensinya perlu Anda kelola sesuai regulasi yang ada, yaitu dengan menghancurkannya. Di luar dari proses tersebut, cara seperti membuang maupun memanfaatkan kembali menjadi bungkus makanan merupakan sebuah pelanggaran terhadap berbagai peraturan kearsipan. 

Beberapa dasar aturan yang mengatur pengelolaan  arsip yang sudah habis masa retensinya atau sudah tidak terpakai adalah UU No. 43 Tahun 2009 dan  Perka ANRI No. 17 tahun 2012. Aturan tersebut merinci prosedur pemusnahan arsip yang tepat dan aman.

Mengapa membuang hingga pemanfaatan kembali kertas arsip sangat berbahaya?

Selain melanggar aturan tata kelola kearsipan, membuang arsip perusahaan secara sembarangan juga dapat menimbulkan bahaya, baik kepada orang lain, lingkungan, maupun perusahaan itu sendiri. Berikut adalah beberapa bahaya yang perlu Anda perhatikan: 

1. Bahaya Kesehatan: Arsip perusahaan, terutama yang mengandung bahan kimia seperti tinta printer, dapat mencemari makanan dan menyebabkan masalah kesehatan bagi orang lain. 
2. Pelanggaran Privasi: Arsip perusahaan seringkali berisi data pribadi pelanggan atau karyawan. Membuang arsip sembarangan dapat menyebabkan kebocoran data dan pelanggaran privasi. Penyalahgunaan terhadap data pribadi tersebut sangat berpotensi merugikan pemilik identitas.
3. Pelanggaran Hukum: Tindakan ini dapat dikategorikan sebagai pelanggaran terhadap sejumlah peraturan perundang-undangan, termasuk:

• Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2009 tentang Perlindungan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup yang menyatakan bahwa membuang limbah sembarangan, termasuk limbah kertas yang terkontaminasi, merupakan pelanggaran.
• Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2002 tentang Sistem Nasional Pengelolaan Sumber Daya Air, Jika pembuangan sampah kertas sampai masuk ke saluran air, maka perusahaan telah melanggar undang-undang ini.
• Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2008 tentang Pengelolaan Sampah, Membuang sampah tidak pada tempatnya merupakan pelanggaran terhadap undang-undang ini.
• Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang mengatur data pribadi. Jika sampah dokumen yang tercecer berisi data pribadi seseorang, maka hal ini telah menyalahi undang-undang tersebut.

Kelola arsip perusahaan dengan tepat

Setelah mengetahui berbagai risiko dan pelanggaran tentang pembuangan  kertas arsip secara sembarangan, kini waktunya Anda mengevaluasi kembali cara arsiparis perusahaan mengelola arsip perusahaan. Jangan sampai informasi penting perusahaan maupun data diri pegawai tersebar dan bahkan menjadi limbah beracun. 

Bagi perusahaan yang belum memiliki tenaga kearsipan mumpuni, jangan khawatir, Anda dapat mempercayakan pengelolaan arsip kepada PrimaDoc. PrimaDoc merupakan penyedia layanan kearsipan yang dapat mendukung proses tata kelola kearsipan dan menjamin daur hidup arsip yang sesuai perundangan. Cari tahu lebih lengkap tentang layanan kearsipan PrimaDoc dengan meninggalkan pesan pada tim PrimaDoc. Tim kami akan segera membantu Anda.