Pengelolaan Arsip Statis: Daur Hidup Arsip
Sudahkah instansi anda memiliki pengelolaan arsip statis yang tepat? Jangan sampai salah! Pelajari selengkapnya di sini.
Apakah instansi Anda kerap mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian arsip statis? Jika iya, maka Anda belum memiliki sistem pengelolaan arsip statis yang tepat. Selain dapat mengganggu kinerja pegawai dan kegiatan perkantoran, hal ini berisiko membuat penyimpanan arsip menjadi kacau.
Kini sudah waktunya Anda memahami pengelolaan arsip statis yang sesuai dengan standar aturan yang berlaku dan memperbaiki sistem kearsipan instansi. Simak ulasan selengkapnya hingga akhir!
Apa itu pengelolaan arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan. Arsip statis juga merupakan arsip yang telah habis masa retensinya, telah diverifikasi, oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) maupun lembaga kearsipan lainnya, dan berstatus dipermanenkan. Dokumen yang termasuk ke dalam jenis arsip ini misalnya laporan tahunan, peristiwa, dan notulen rapat.
Arsip statis ini perlu dibuatkan sarana bantu penemuan kembali sesuai kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. Upaya ini adalah yang disebut dengan pengelolaan arsip statis. Proses ini melibatkan aturan standar deskripsi arsip atau pemberian rincian informasi terhadap dokumen arsip.
Sarana bantu temu kembali arsip statis
Pengelolaan arsip statis dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu pembuatan guide arsip statis, pembuatan daftar arsip statis, dan inventaris arsip statis. Berikut perbedaan ketiganya.
- Guide arsip statis
Guide arsip statis terbagi menjadi dua jenis. Yang pertama guide berdasarkan khazanah dokumen atau jenis kumpulan berkas, dan yang kedua adalah berdasarkan tema, atau disebut juga guide arsip tematik. Informasi yang terkandung di dalam guide khazanah harus memuat informasi tentang pencipta arsip, periode penciptaan, volume arsip, uraian isi, dan contoh arsip. Sedangkan guide tematik harus berisi informasi tentang nama pencipta, periode penciptaan, nomor arsip, dan uraian isi ringkas mengenai tema arsip statis.
- Daftar arsip statis
Daftar arsip adalah salah satu cara pengelolaan arsip statis yang berikutnya. Sarana ini setidaknya meliputi deskripsi arsip berupa: nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkasan, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip.
- Inventaris arsip statis
Sarana pencarian arsip yang ketiga adalah inventaris arsip. Berbeda dengan kedua sarana sebelumnya, inventaris arsip memuat uraian informasi dari daftar arsip statis yang dilengkapi dengan pendahuluan dan lampiran. Inventaris arsip juga harus memuat detail tentang uraian sejarah, fungsi dan tugas pencipta arsip, riwayat arsip, sistem penataan, dan informasi lainnya yang dimuat di dalam pendahuluan. Berikutnya diikuti daftar arsip, lalu ditutup dengan lampiran yang memuat indeks, daftar singkatan, daftar istilah, struktur organisasi atau riwayat hidup pencipta arsip, serta konkordan yang berisi nomor arsip pada inventaris lama dan baru.
Penyusunan tata kelola arsip statis
Dalam mengelola arsip statis, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) telah menuangkan aturan terperinci yang mengatur standaridisasi implementasinya di dalam Perka ANRI No. 27 tahun 2011. Terdapat asas pokok dan asas alternatif yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan arsip statis. Prosedur untuk merealisasikan sarana temu kembali arsip yang sebelumnya telah disebutkan pun tertuang dengan jelas.
Instansi Anda dapat mengacu kepada peraturan tersebut sebagai pedoman pemahaman. Melalui pemahaman yang kuat mengenai pengelolaan arsip statis, Anda dapat memastikan bahwa instansi Anda memiliki sistem yang sesuai dengan standar perundangan yang berlaku. Penerapan sistem pengelolaan arsip statis yang tepat akan memberikan manfaat yang luas, tidak hanya bagi pegawai arsiparis, tetapi juga seluruh organisasi dan masyarakat umum.
Meskipun demikian, tak dapat dipungkiri bahwa pengelolaan arsip statis dapat menjadi cukup rumit hingga memakan waktu. Agar instansi Anda dapat mewujudkannya tanpa kendala, Anda dapat melakukan konsultasi arsip dengan tim PrimaDoc. PrimaDoc adalah lembaga kearsipan terpercaya yang dapat memberikan arahan yang tepat dan telah dipercaya selama satu dekade lebih oleh berbagai pihak, swasta maupun pemerintah.
Untuk memulai konsultasi, hubungi tim PrimaDoc sekarang juga! (Deanita)
