Inilah Tahapan Pengelolaan Arsip Digital PrimaDoc untuk Perusahaan Retail
Kehadiran teknologi pengelolaan arsip secara digital menjadi sebuah harapan baru bagi perusahaan untuk mewujudkan manajemen yang lebih efektif. Berbagai keunggulannya menarik semakin banyak perhatian dari para direksi untuk mulai mempertimbangkannya. Pegawai pun diikutsertakan dalam setiap tahapan pengelolaan arsip digital, untuk memastikan bahwa sistem tersebut dapat memberikan efek secara menyeluruh.
Zaman yang menuntut manusia untuk beradaptasi dengan teknologi digital, pada akhirnya membentuk karakter manusia untuk semakin menyukai kepraktisan. Salah satunya dalam bidang pengelolaan arsip, metode manual yang lama dan merepotkan, semakin ditinggalkan. Sistem digital menjadi solusi yang lebih disukai dan itulah mengapa kami membahas secara khusus melalui artikel ini tentang seperti apa tahapan pengelolaan arsip digital!
Perekaman Media Digital
Sebelum melalui proses pengelolaan, setiap arsip tentu perlu dipastikan telah berbentuk digital. Dokumen yang sudah berbentuk digital sejak awal, tidak perlu melalui proses peralihan apapun dan dapat langsung disimpan melalui platform. Selanjutnya dokumen akan bergabung bersama dengan dokumen lainnya di dalam server dan masuk ke dalam area keamanan arsip digital.
Jika dalam tahapan pengelolaan arsip digital ini dokumen masih berbentuk cetak, maka perlu melalui proses peralihan terlebih dulu. Perusahaan dapat menugaskan pegawai untuk melakukan proses peralihan tersebut atau meminta bantuan vendor profesional seperti PrimaDoc.
Penyimpanan dan Pengelompokkan
Jika dokumen telah berbentuk soft file, maka tahapan pengelolaan arsip digital berikutnya adalah penyimpanan dan pengelompokkan. Arsip disimpan melalui platform pengelolaan arsip seperti aplikasi PrimaDoc, untuk kemudian masuk ke dalam tahap pengelompokan. Tentu saja, proses ini perlu dilakukan untuk memudahkan arsip ditemukan kembali oleh para pegawai.
Pengelompokkan arsip meskipun terdengar sederhana, namun proses tersebut akan membutuhkan banyak tenaga dan waktu. Terlebih jika arsip perusahaan berjumlah sangat banyak, semakin lama proses pengelompokannya. Itulah mengapa beberapa perusahaan memilih untuk menggunakan layanan dari vendor profesional seperti PrimaDoc untuk menangani proses kategorisasi soft file. Dengan demikian pegawai dapat fokus pada tahapan pengelolaan arsip digital lainnya.
Pengamanan dan Pengelolaan Akses
Ketika semua arsip telah tersimpan dan masuk ke dalam kategori yang sesuai, maka arsip telah siap untuk mulai diakses. Namun, bagi perusahaan yang memiliki sistem pelevelan informasi dan data-data strategis, perlu melalui tahapan pengelolaan arsip digital ini. Arsip-arsip yang bernilai sangat strategis dan membutuhkan perlindungan lebih tinggi, diaktifkan fitur keamanannya. Misalnya, perusahaan dapat memanfaatkan fitur keamanan berbasis enkripsi ketika menggunakan DMS PrimaDoc.
Perusahaan juga dapat membangun sistem keamanan selain itu dengan mengelola hak akses ke file perusahaan yang telah dikelola. Hal ini pada umumnya diperlukan oleh perusahaan karena setiap pegawai dengan level jabatan yang berbeda memiliki kewenangan akses arsip yang juga berbeda. File-file dapat dilindungi dengan password khusus yang nantinya dapat diatur secara spesifik untuk setiap pegawai.
Pengelolaan Tahap Lanjut
Tahap pengelolaan arsip digital juga akan terus berlanjut jika dokumen mengalami perubahan status. Misalnya, dokumen yang awalnya aktif menjadi inaktif atau yang sebelumnya inaktif masuk ke proses retensi. Dengan demikian, gudang penyimpanan arsip benar-benar difungsikan sesuai dengan kebutuhan aktual perusahaan.
Dalam konteks perusahaan retail, hal ini dapat terjadi misalnya pada arsip-arsip transaksi pembelian pelanggan. Perusahaan tidak dapat terus menerus menyimpannya sebagai arsip aktif. Terlebih jika dokumen tersebut sudah tidak dibutuhkan lagi oleh bagian keuangan dalam proses pembuatan laporan. Proses tersebut perlu dipastikan pelaksanaanya untuk menjaga regenerasi dokumen tetap berjalan.
Pihak perusahaan sebenarnya tidak perlu memusingkan setiap tahapan pengelolaan arsip digital yang dipaparkan di atas. PrimaDoc bahkan menyediakan fitur khusus untuk setiap tahapan di atas, yaitu:
- Fitur Manajemen Arsip Aktif,
- Fitur Manajemen Arsip Inaktif,
- Fitur Manajemen Gudang (Warehouse) Arsip,
- Fitur Manajemen Retensi Arsip,
- Fitur Enkripsi Data Digital,
- Fitur Pengaturan Hak Penggunaan Arsip,
- Fitur Pengkategorian Arsip
Tim PrimaDoc siap menangani setiap dokumen perusahaan dan menjalankan proses pengelolaan secara profesional dari awal hingga akhir. PrimaDoc juga siap untuk menangani proses alih media arsip, pemeliharaan dan konsultasi secara lebih mendalam sesuai kebutuhan perusahaan. Dengan demikian, perusahaan dapat menjalankan proses transformasi digital tanpa khawatir menimbulkan gangguan terhadap aktivitas bisnis utamanya.
Untuk informasi lebih lengkap tentang tahapan pengelolaan arsip digital, silakan menghubungi tim marketing PrimaDoc! (Pradana)