Tingkatkan Transparansi dengan Pengelolaan Dokumen oleh PrimaDoc

Pengelolaan dokumen oleh PrimaDoc melalui aplikasi DMS merupakan solusi terintegrasi yang mampu membantu koperasi Anda dalam meningkatkan kepercayaan antar anggota. Sayangnya, belum semua koperasi menyadari pentingnya penggunaan solusi ini untuk bisnisnya, baik karena dianggap terlalu mahal atau proses migrasinya yang rumit.

Padahal dengan adanya solusi pengelolaan dokumen oleh PrimaDoc, semua proses menjadi lebih mudah dan adaptasi user juga dapat dilakukan dengan lebih cepat. Bagaimana sebenarnya peran aplikasi DMS dari PrimaDoc dalam membantu koperasi?

Masalah Dokumen yang Sering Dihadapi Koperasi

Sebelum membahas mengenai peran penting dari pengelolaan dokumen oleh PrimaDoc, kita harus mengenal terlebih dahulu akar permasalahan yang sering dihadapi koperasi, khususnya pada proses penyimpanan dan pengelolaan dokumen. Beberapa masalah yang seringkali ditemui antara lain:

Semua masih serba manual

Dalam dunia kearsipan, dokumen terbagi menjadi dokumen aktif dan juga inaktif. Kedua jenis dokumen ini harus dikelola secara terpisah. Masalahnya, masih ada koperasi yang mengelompokkan (indexing) dokumen tersebut secara konvensional tanpa adanya bantuan teknologi.

Hal ini tentunya menyulitkan, apalagi jika dokumen tersebut sangat dibutuhkan oleh laporan anggota. Transparansi dokumen juga menjadi dipertanyakan, karena sulit melakukan temu kembali informasi dengan tepat.

Tidak semua anggota memahami pentingnya pengelolaan dokumen

Pengelolaan dokumen oleh PrimaDoc memang menjadi solusi revolusioner untuk koperasi, tetapi jika tiap anggota belum memahami arti penting dari pengelolaan dokumen secara digital, tentunya proses adaptasi dapat terhambat.

Selain itu, tanpa adanya dukungan dari anggota koperasi untuk mengintegrasikan informasi dokumen melalui aplikasi Document Management System (DMS), fungsi utama kearsipan sebagai pusat ingatan dari koperasi juga tidak dapat tercapai.

Akurasi informasi yang lebih rendah

Bagi Anda yang masih bergantung pada pengelolaan dokumen konvensional, tentunya akurasi informasi yang ditampilkan tidak dapat mencapai 100%. Padahal akurasi sangatlah dibutuhkan, khususnya agar penyajian informasi antar anggota lebih transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Jika masalah ini tidak segera dibenahi, maka ada kemungkinan keanggotaan koperasi Anda tidak akan bertahan lama.

Peminjaman dokumen tanpa SOP yang jelas

Transparansi dokumen dapat terwujud dengan adanya SOP yang jelas dalam proses peminjaman dokumen. Jika tidak dibentuk sejak dini dengan bantuan sistem aplikasi, nantinya setiap anggota dokumen tidak akan mampu mempertanggungjawabkan dokumen yang dipinjam, baik dokumen yang berhubungan dengan simpan pinjam maupun keanggotaan koperasi.

Selain beberapa masalah di atas, sebenarnya masih ada banyak lagi masalah dokumen yang dihadapi oleh koperasi. Akan tetapi, masalah lainnya dapat terselesaikan jika Anda mendapatkan dukungan teknologi yang tepat. Misalnya, dengan memanfaatkan solusi pengelolaan dokumen oleh PrimaDoc.

Bagaimana Peran Pengelolaan Dokumen oleh PrimaDoc?

Dengan memanfaatkan solusi aplikasi DMS untuk pengelolaan dokumen oleh PrimaDoc, Anda akan memperoleh berbagai manfaat untuk meningkatkan transparansi antar anggota. Kehadiran aplikasi DMS ini berperan untuk:

Simplifikasi proses pengelolaan dokumen

Jika Anda masih beranggapan bahwa proses pengelolaan dokumen oleh PrimaDoc cukup rumit, maka Anda perlu mencoba terlebih dahulu aplikasi ini. Nyatanya, aplikasi DMS dari PrimaDoc memiliki tampilan yang mudah dimengerti oleh user, dengan beberapa fitur yang telah disimplifikasi agar dapat digunakan anggota koperasi dengan lebih optimal.

Meningkatkan akurasi informasi yang disebarkan

Data sharing dengan menggunakan aplikasi DMS dari PrimaDoc juga menjadi lebih mudah dan akurat. Anda dapat melakukan pencarian berdasarkan kata kunci (keyword) tertentu. Selain itu, setiap dokumen juga dilengkapi deskripsi konten, sehingga anggota koperasi dapat mencari dokumen yang tepat. Dengan adanya hal ini, transparansi antar anggota pun dapat diwujudkan.

Kerahasiaan informasi lebih terjaga

Meskipun transparansi informasi antar anggota sangatlah penting, tetapi tidak semua informasi dapat disebarkan. Dengan bantuan pengelolaan dokumen oleh PrimaDoc, Anda dapat meningkatkan keamanan dokumen dan informasi di dalamnya. Hal ini jadi memungkinkan karena aplikasi DMS dari PrimaDoc dilengkapi sistem enkripsi dengan teknologi yang telah terpercaya dalam menjaga dokumen dari pihak yang tidak bertanggung jawab seperti hacker atau pencuri data.

Jadi, sudah siap untuk beralih menggunakan solusi pengelolaan dokumen oleh PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk memulai! (Pradana)