Perlu SDM untuk Mengelola Arsip? Serahkan kepada PrimaDoc!
Anda tentu mengerti bahwa tidak semua organisasi memiliki SDM untuk mengelola arsip yang berkompeten, sehingga vendor eksternal terkadang dibutuhkan.
Kebutuhan vendor untuk alih daya atau outsourcing kearsipan merupakan hal yang wajar, apalagi mengingat proses pengelolaan arsip yang direncanakan dengan matang bukanlah hal yang mudah dilakukan perusahaan atau instansi pemerintahan.
Akan tetapi, bukan berarti Anda dapat memilih vendor secara serampangan. Ketahui terlebih dahulu apakah vendor tersebut memiliki SDM untuk mengelola arsip dengan sertifikasi yang sesuai.
Bagaimana langkah yang tepat untuk memulai pencarian vendor untuk kebutuhan kearsipan Anda? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Faktor yang Diperhatikan sebelum Mencari Vendor dengan SDM untuk Mengelola Arsip
Saat perusahaan mengalami perkembangan yang sangat cepat, tentunya kebutuhan SDM untuk mengelola arsip juga akan ikut meningkat.
Untuk itu, sebelum Anda memilih vendor yang tepat, Anda perlu mengetahui beberapa faktor yang harus diperhatikan sebelum menyerahkan pekerjaan kearsipan kepada vendor, yaitu:
1. Lingkup pekerjaan yang dilakukan
Banyak perusahaan yang memutuskan untuk menyerahkan kebutuhan kearsipan kepada vendor outsourcing karena ingin fokus pada strategi untuk meningkatkan pendapatan.
Untuk itu, sebelum menyerahkannya kepada vendor yang tepat seperti PrimaDoc, Anda harus menuliskan dan mendokumentasikan lingkup kerja yang akan dilakukan SDM untuk mengelola arsip.
Apakah mereka hanya melakukan pengelolaan dari arsip dokumen existing atau layanan menyeluruh yang mencakup digitalisasi dokumen? Dengan begitu, SDM untuk mengelola arsip melalui vendor benar-benar dapat menyelesaikan masalah kearsipan yang dihadapi.
2. Kualitas dan expertise yang dibutuhkan
Ada banyak kearsipan di luar sana, tetapi tidak semuanya dilengkapi dengan SDM untuk mengelola arsip yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Oleh karena itu, pastikan terlebih dahulu kualifikasi dan juga kemampuan dari vendor penyedia SDM untuk mengelola arsip. Caranya, dengan melihat portofolio pekerjaan, legalitas perusahaan, hingga demo pekerjaan yang dapat menunjukkan kualitas pekerjaan mereka.
Poin lebih jika perusahaan tersebut telah lulus uji sertifikasi ISO 9001:2015, yang menandakan layanan berkualitas perusahaan tersebut telah diakui secara global.
3. Komunikasi dengan vendor yang lebih efektif
Untuk memperoleh vendor dengan SDM untuk mengelola arsip, Anda pun perlu memastikan agar vendor outsourcing kearsipan memiliki Person in Charge (PIC) yang dapat Anda hubungi kapanpun dibutuhkan.
Komunikasi antara organisasi Anda dengan vendor harus benar-benar diperhatikan agar kolaborasi antar keduanya dapat terbina dengan baik.
4. Efisiensi biaya yang dikeluarkan
Penyerahan tugas kearsipan kepada vendor yang memiliki SDM untuk mengelola arsip termasuk dalam jenis investasi yang harus terukur keberhasilannya.
Oleh karena itu, Anda perlu memilih vendor yang mampu membantu Anda sebaik mungkin dalam meningkatkan efisiensi biaya yang dikeluarkan dengan rencana anggaran yang transparan dan ROI yang lebih terukur bagi perusahaan.
5. Budaya vendor yang mempekerjakan SDM kearsipan
Meskipun tidak berhubungan secara langsung dengan bisnis Anda, tetapi budaya vendor kearsipan dalam berhubungan dengan SDM untuk mengelola arsip adalah faktor yang patut dipertimbangkan.
Pasalnya, ketidakcocokan budaya antara vendor dengan perusahaan atau instansi yang Anda kelola dapat berpengaruh pada tingkat optimalisasi layanan outsourcing yang Anda peroleh.
Dimana Mencari Vendor dengan SDM untuk Mengelola Arsip Terpercaya?
Masih kebingungan untuk memulai pencarian vendor outsourcing kearsipan dari mana? Serahkan saja kepada PrimaDoc, vendor kearsipan satu atap terkemuka yang telah dipercaya banyak perusahaan di Indonesia.
PrimaDoc tidak hanya memiliki SDM untuk mengelola kearsipan yang mampu membantu penataan arsip dengan lebih baik, tetapi juga teknologi yang tepat agar pengelolaan dokumen menjadi lebih efektif dan efisien.
Dengan adanya layanan konsultasi kearsipan, perawatan arsip, alih media arsip, aplikasi Document Management System (DMS) hingga retensi arsip, semua kebutuhan Anda akan dapat terpenuhi.
Ingin berkonsultasi lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga dan temukan layanan outsourcing kearsipan yang telah memenuhi semua syarat yang Anda butuhkan! (Pradana)