Tingkatkan Kredibilitas Instansi dengan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

Digitalisasi semakin berkembang pesat dan memasuki ruang-ruang pemerintahan. Sudahkah Instansi Anda siap dengan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang akan segera beroperasi?

Perubahan yang dibawa oleh era digital semakin dekat dengan kehidupan bernegara. Implementasi media elektronik dan sistem digital tak lama lagi akan diberlakukan secara bertahap dan sistematis di lingkungan pemerintahan Indonesia yang cakupannya mulai dari tingkat nasional hingga daerah. Sistem ini secara resmi disebut dengan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik atau SPBE, sedangkan oleh masyarakat luas sistem ini lebih akrab disebut dengan e-government. 

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik diatur di dalam Perpres No. 95 tahun 2015 dan sejak dikeluarkannya peraturan tersebut, sistem ini terus dikembangkan ke dalam beberapa sektor. Sektor-sektor tersebut adalah pelayanan publik, administrasi pemerintahan, dan kearsipan. Bahkan, di tahun 2023 ini, implementasi SPBE bidang kearsipan melalui aplikasi bernama Srikandi mulai dilakukan secara bertahap di berbagai kota dan kabupaten.

Lalu apa saja manfaat kearsipan SPBE bagi Instansi Anda?

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik permudah kinerja pegawai Anda 

Sistem yang terkoneksi ke dalam jaringan dan terintegrasi ke Pusat Data Nasional, Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik dapat membantu pegawai Anda mengelola dokumen pemerintahan dengan alur yang lebih smooth serta sistematis. Pasalnya, proses pemindahan dan perekaman dokumen maupun arsip kini dapat dilakukan secara lebih efisien dari segi waktu dan proses, lebih transparan, dan lebih aman. Dengan demikian, pegawai instansi Anda dapat bekerja secara lebih efektif dan efisien sekaligus lebih terorganisir. 

Hal ini pun sesuai dengan prinsip Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang memang berlandaskan pada efisiensi, efektifitas, transparansi, bersih, dan akuntabel. Peningkatan kualitas ini tentunya linear dengan peningkatan kinerja pemerintah dan instansi lainnya yang terikat apabila pelaksanaannya tepat guna. 

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik tingkatkan kredibilitas instansi di mata publik

Kualitas pelayanan publik dan proses administrasi yang cepat namun presisi tentu akan berdampak baik terhadap masyarakat. Publik akan merasa lebih nyaman dan mudah dalam mengurus berbagai hal yang menyangkut arsip vital seperti kartu identitas, data kependudukan, akta, dan sebagainya. 

Di samping peningkatan kenyamanan, publik tentu akan merasa lebih aman dan percaya kepada instansi Anda. Sebab, penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang tepat juga akan menghapuskan praktik-praktik ilegal yang kerap dilakukan oleh oknum tidak bertanggung jawab seperti pungutan liar, nepotisme, hingga korupsi. Hal ini merupakan dampak langsung dari transparansi dan fitur verifikasi dari SPBE.

Singkatnya, Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik perlu dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh tiap instansi dalam pengelolaan dokumen dan arsip. Nah, agar instansi Anda dapat memanfaatkan SPBE dengan optimal demi kredibilitas, terdapat beberapa hal yang dapat Anda persiapkan sambil menunggu sistem tersebut secara resmi diterapkan secara merata di Indonesia. 

Persiapkan instansi Anda untuk menyambut Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

Terdapat beberapa hal yang dapat Anda lakukan sebagai langkah awal menghadapi perubahan sistem tata kelola arsip dari model konvensional ke model digital, di antaranya adalah:

1. Persiapkan kelengkapan dokumen dan arsip

Dokumen dan arsip konvensional tidak jarang mengalami kekeliruan dalam penyimpanan dan pengkategoriannya. Tak jarang juga berkas-berkas penting terselip hingga tersebar tak menentu. Hal-hal semacam ini perlu segera diantisipasi oleh arsiparis Anda agar saat Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik sudah mulai diberlakukan, instansi Anda tidak mengalami kerepotan.

2. Pindai dokumen dan arsip menjadi file  elektronik

Setelah dokumen terkumpul, ada baiknya Anda mulai melakukan proses digitalisasi dokumen. Selain dapat mempercepat proses adaptasi instansi Anda di tengah sistem yang sama sekali baru, hal ini juga dapat mengamankan dokumen.  Upaya ini pun selaras dengan himbauan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di dalam Perka Anri No. 49 tahun 2015 yang merekomendasikan pembuatan salinan elektronik untuk dokumen dan arsip vital. 

3. Berikan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan digital arsiparis Anda

Sebagai sistem yang baru dengan teknologi 4.0 berupa cloud, para pegawai pemerintahan dituntut untuk tidak hanya mampu mengelola berkas-berkas dan arsip penting tetapi juga keterampilan mengoperasikan teknologi informatika. Dan tata kelola digital. Kebutuhan ini dapat Anda penuhi dengan memberikan pelatihan kepada tim pegawai Anda mulai dari hari ini.

Persiapkan segalanya bersama PrimaDoc!

Tahukah Anda, Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang disusun oleh pemerintah secara teknis memiliki kesamaan dengan DMS yang menyimpan arsip pada ruang penyimpanan cloud dengan pengaturan hak akses kepada pihak-pihak yang berwenang.  Keduanya pun sama-sama mengoptimalkan kinerja pegawai dan meningkatkan transparansi. 

Oleh sebab itu, menjadi pilihan yang tepat bagi Anda untuk mempercayakan segala persiapan digitalisasi arsip di instansi Anda bersama PrimaDoc, vendor penyedia DMS yang memiliki berbagai layanan pendukung. Ingin mengetahui berbagai layanan lengkap kami? Hubungi PrimaDoc dan tim kami akan segera melayani Anda! (Deanita)