Cloud Computing atau On Premise, Manakah yang Lebih Menguntungkan?
Kehadiran cloud computing dan juga server on premise telah berhasil mengubah lanskap bisnis di Indonesia. Teknologi ini berperan penting pada kecepatan data sharing dalam negeri.
Meskipun begitu, masih ada pula bisnis yang tetap bertahan dengan cara yang konvensional bagi bisnisnya, terutama dalam proses pengelolaan arsip.
Akibatnya, bisnis yang bertahan dengan cara lama ini harus terkikis dan kalah dalam kompetisi yang semakin sengit. Teknologi bukan lagi menjadi sekedar tambahan bagi sebuah organisasi bisnis, tetapi telah menjadi kebutuhan esensial.
Oleh karena itu, jika Anda berencana untuk memulai transformasi digital pada proses kearsipan, maka informasi mengenai cloud computing dan on premise ini penting untuk diketahui, agar Anda dapat segera mengejar ketertinggalan dari bisnis lainnya.
Apa perbedaan cloud computing dengan on premise dan manakah yang benar-benar menguntungkan bagi sebuah bisnis? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Perbedaan Server Cloud Computing dan On Premise
Jika kita melihat dari beberapa komponen, sebenarnya terdapat perbedaan yang signifikan dari server yang menggunakan teknologi cloud computing dan juga on premise, yaitu:
1. Perbedaan pengertian
Dari sisi pengertian, server cloud computing dapat diartikan sebagai server virtual yang berjalan dengan teknologi berbasis awan, di mana semua data tersimpan dan dikelola sepenuhnya melalui internet.
Sementara itu, server on premise merupakan sebuah server fisik yang ditempatkan pada lokasi perusahaan dan juga dijalankan menggunakan aplikasi yang dikembangkan untuk mengakses data.
Meskipun keduanya berbeda, tetapi server cloud computing dan juga on premise dapat dimanfaatkan untuk mengelola arsip dokumen.
2. Biaya yang dibutuhkan
Selain pengertian, dari sisi biaya investasi yang dibutuhkan pun dapat terbilang cukup berbeda.
Cloud computing membutuhkan biaya yang lebih kecil, karena perusahaan Anda dapat membayar penyedia server sesuai dengan kebutuhan dan dapat disesuaikan seiring bertambah atau berkurangnya arsip yang Anda kelola.
Sementara itu, server on premise membutuhkan biaya deployment yang cukup besar. Anda membutuhkan biaya untuk pembangunan server, ruangan untuk mengelola server, hingga upgrade berkala seiring bertambahnya kebutuhan.
3. Keamanan data yang tersimpan
Dari sisi keamanan, server on premise memiliki keunggulan tersendiri. Mengingat jenis server ini dimiliki dan dikelola sendiri, maka informasi yang tersimpan jelas lebih aman.
Sementara itu, server cloud computing membutuhkan pengelolaan lebih lanjut. Oleh karena itu, vendor penyedia cloud server harus benar-benar diperhatikan. Jangan sampai Anda memilih vendor yang salah dan menyebabkan kebocoran arsip dokumen.
4. Proses pemeliharaan (maintenance)
Jika dibandingkan dengan server on premise, pemeliharaan server cloud computing lebih mudah untuk dilakukan. Hal tersebut dapat terwujud karena cloud server dapat dikelola dari jarak jauh, sehingga pemeliharaan (maintenance) pun dapat dilakukan dari jarak jauh.
Sementara itu, server on premise membutuhkan pemeliharaan secara langsung, sehingga SDM yang dibutuhkan tentunya lebih banyak.
5. Kontrol privasi data
Dalam hal monitoring dan kontrol hak user, tentunya server on premise lebih unggul. Keberadaan server yang tersimpan pada lokasi sendiri tentunya dapat menjadikan tim kearsipan dapat mengontrol privasi dari setiap informasi yang dimiliki, apalagi jika kearsipan Anda dilengkapi dengan aplikasi seperti Document Management System (DMS) yang memiliki fitur pengaturan hak akses.
Di sisi lain, server cloud computing lebih rentan, karena kelalaian dari SDM (human error) yang lebih tinggi dapat mengakibatkan tersebarnya arsip dokumen yang Anda miliki.
Manakah Jenis Server yang Lebih Baik?
Setelah melihat perbedaan dari server cloud computing dan on premise, Anda dapat mempertimbangkan jenis server yang lebih tepat.
Kedua server ini sebenarnya menjamin proses distribusi data dokumen dengan lebih cepat, asalkan Anda memilih sesuai dengan kebutuhan, sehingga server cloud computing atau juga on premise sama baiknya, asal dipergunakan sesuai fungsinya.
Jika Anda masih kebingungan untuk menentukan jenis server yang tepat bagi bisnis Anda, saat ini PrimaDoc juga memiliki layanan konsultasi dan juga pemasangan server kearsipan bagi Anda.
Selain itu, PrimaDoc juga memiliki aplikasi DMS yang sudah siap pakai untuk melengkapi server yang digunakan, sehingga kebutuhan pengelolaan arsip digital yang lebih efisien dan efektif dapat tercapai.Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
