PrimaDoc, Solusi Pemeliharaan Arsip Perusahaan
Anda sedang mencari solusi pemeliharaan arsip yang lebih mudah untuk membantu proses pengelolaan yang lebih efisien? Di sinilah tempatnya!
Vendor yang menyediakan pemeliharaan arsip tidak dapat Anda pilih secara sembarangan, karena belum tentu semuanya mampu memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
Oleh karena itu, sebelum menentukan apakah layanan pemeliharaan arsip yang disediakan oleh PrimaDoc adalah pilihan yang tepat, ketahui terlebih dahulu permasalahan yang Anda hadapi dan bagaimana PrimaDoc mampu menyelesaikannya. Berikut penjelasan selengkapnya!
Perlukah Pemeliharaan Arsip oleh Pihak Ketiga?
Pertanyaan ini tentunya akan muncul ketika Anda sedang memikirkan solusi pemeliharaan arsip yang dikelola oleh pihak eksternal. Banyak orang yang enggan melakukannya karena masalah keamanan. Padahal tidak hanya itu masalah yang dihadapi.
Hal lain yang tidak kalah penting adalah memikirkan apakah vendor penyedia jasa pemeliharaan arsip mampu memenuhi ekspektasi Anda.
Untuk itu, Anda perlu mengukur apakah Anda benar-benar membutuhkan layanan pemeliharaan arsip atau tidak. Mulai dengan jawab pertanyaan berikut ini:
1. Apakah saya memiliki SDM yang mampu mengelola arsip dengan benar?
Permasalahan sumber daya manusia cukup krusial dalam proses pemeliharaan arsip, terutama arsip fisik yang membutuhkan penanganan profesional.
Oleh karenanya, Anda perlu memastikan terlebih dahulu apakah SDM karyawan yang dimiliki saat ini sudah memiliki kualifikasi yang tepat untuk pengelolaan arsip. Jika belum, opsi pemeliharaan arsip oleh vendor eksternal perlu dipertimbangkan.
2. Sudah memiliki cara penyimpanan arsip yang benar?
Selain masalah SDM, Anda juga harus memastikan cara penyimpanan arsip yang digunakan oleh arsip sudah tepat dan sesuai dengan standar keamanan terkini.
Tidak hanya itu, Anda pun harus dapat menyediakan ruangan tambahan dengan adanya volume arsip dokumen yang terus bertambah setiap waktu. Jika kedua hal tersebut belum dapat Anda penuhi, maka sudah saatnya Anda menggunakan jasa pemeliharaan arsip profesional.
3. Klasifikasi dan pelabelan arsip sudah benar?
Pertanyaan lain yang perlu Anda jawab adalah mengenai ketersediaan proses klasifikasi atau indexing yang memadai. Sudahkan Anda menggunakan metode indexing yang tepat dan mudah dilakukan?
Jika belum, maka sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk menjadikan PrimaDoc sebagai vendor penyedia jasa pemeliharaan arsip terpercaya.
4. Kemudahan dalam menemukan dokumen yang dibutuhkan
Berhubungan langsung dengan indexing dokumen, Anda juga perlu memastikan agar kemudahan pencarian dokumen dan informasi yang terkandung di dalamnya dapat tercapai. Mengapa demikian?
Kemudahan pencarian dokumen dapat menjadikan aktivitas operasional perusahaan menjadi lebih lancar dan juga meningkatkan produktivitas kerja. Untuk itu, jasa pemeliharaan arsip terbaik perlu Anda pertimbangkan jika masalah ini masih muncul.
Apakah PrimaDoc Menyediakan Solusi Pemeliharaan Arsip Perusahaan?
Setelah menjawab beberapa pertanyaan di atas dan ingin melanjutkan untuk mencari vendor yang menyediakan solusi pemeliharaan arsip perusahaan, maka saatnya Anda mengenal solusi kearsipan lengkap dari PrimaDoc.
Saat ini, PrimaDoc telah mengembangkan layanan pemeliharaan arsip yang dilengkapi dengan dukungan teknologi terkini. Jadi, proses pemeliharaan untuk memastikan agar keutuhan informasi dan data vital perusahaan dapat terjaga.
PrimaDoc memiliki tiga layanan pemeliharaan arsip yang dapat Anda jadikan pilihan, meliputi:
- Preservasi arsip, yaitu layanan untuk mempertahankan kondisi arsip dokumen yang sudah tidak lagi digunakan (arsip inaktif) tetapi tetap dibutuhkan untuk dokumentasi.
- Konservasi arsip, merupakan layanan pencegahan (precaution) agar arsip aktif yang dimiliki tetap dapat digunakan untuk jangka waktu yang lebih panjang.
- Restorasi arsip, adalah layanan untuk mengembalikan atau memulihkan arsip yang sudah rusak agar informasi yang terkandung di dalamnya dapat terjaga.
Ketiga layanan pemeliharaan arsip di atas dapat Anda jadikan pilihan untuk memastikan agar dokumen yang digunakan dapat terus digunakan dan fungsinya tetap terjaga untuk waktu yang lama.
Jadi, siap untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
