Wujudkan Pengelolaan Arsip Digital yang Efektif dengan Layanan Primadoc
Hadirnya teknologi menawarkan kemudahan bagi manusia untuk melakukan berbagai aktifitas keseharian dan pekerjaan, salah satunya adalah pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip selama ini selalu diasosiasikan dengan tumpukan kertas yang menggunung, sulitnya mencari dokumen, dan berbagai kegiatan merepotkan lainnya. Namun dengan pengelolaan arsip digital, pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan lebih mudah, praktis, dan cepat.
Hambatan Pengelolaan Arsip Digital
Meskipun pengelolaan arsip digital menawarkan kemudahan, proses adaptasi dari pengelolaan arsip sebelumnya yang dilakukan secara konvensional umumnya membawa kebingungan bagi karyawan. Pada akhirnya, banyak pihak yang merasa bahwa pengelolaan arsip digital justru menyulitkan dan tidak efektif sehingga lebih memilih untuk tetap bertahan dengan pengelolaan arsip secara konvensional. Lalu, apakah benar arsip digital justru membuat pengelolaan menjadi tidak efektif?
Jawabannya, tidak. Kehadiran teknologi justru memberikan kemudahan dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerjaan administrasi. Terjadinya pengelolaan arsip digital yang tidak efektif sering disebabkan oleh berbagai faktor yang tidak diselesaikan. Berikut adalah hal-hal yang sering menyebabkan pengelolaan arsip digital menjadi kurang efektif:
1. Pengetahuan dan kemampuan SDM
Meskipun masih dalam bidang pekerjaan yang sama, pengelolaan arsip secara digital jauh berbeda dengan pengelolaan secara konvensional. Perubahan ini membutuhkan proses belajar kembali, mulai dari teknologi, pengoprasian, alur kerja, dan sebagainya. Tidak adanya pelatihan dan fasilitas pengembangan SDM menjadi faktor yang menyebabkan SDM menjadi bingung dalam mengoperasionalkan sistem aplikasi pengelolaan dokumen digital. Dampaknya, pengelolaan arsip digital menjadi kurang teroptimalkan dan menjadi tidak efektif.
2. Tidak sempurnanya sistem yang ada
Pengelolaan arsip digital juga memerlukan Sistem Operasional Kerja (SOP) yang sesuai dengan kondisi perusahaan/organisasi. Masing-masing perusahaan/organisasi tentu memiliki alur pengelolaan arsip yang berbeda dan khas, yang sangat dipengaruhi oleh aktivitas bisnis yang mereka lakukan. Selain itu, perubahan proses pengelolaan arsip konvensional menjadi digital tentu membutuhkan beberapa penyesuaian SOP. Kegagalan perusahaan dalam menciptakan SOP pengelolaan arsip digital yang relevan seringkali membuat pengelolaan arsip menjadi kurang efektif.
3. Ketidaksiapan sistem manajemen arsip
Seiring dengan berjalannya kegiatan usaha, volume arsip yang dikelola juga akan mengalami penambahan dari waktu ke waktu. Seiring dengan pertambahan tersebut, beberapa dokumen yang sudah lampau umumnya sudah tidak aktif lagi. Adanya siklus tersebut membutuhkan sistem manajemen arsip yang baik mencakup pengelolaan arsip, perawatan arsip, penyimpanan, hingga pengelolaan dokumen fisik yang masih diperlukan. Kurang siapnya manajemen pengelolaan arsip digital yang baik, membuat pengelolaan arsip juga menjadi kurang efektif.
4. Retensi arsip yang tidak dikelola dengan baik
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, beberapa dokumen dapat habis masa pakainya dalam jangka waktu tertentu dan perlu dimusnahkan. Selain itu, digitalisasi arsip memunculkan konsekuensi terhadap arsip-arsip fisik yang tidak perlu disimpan lagi. Hal ini membutuhkan proses retensi dokumen baik secara digital maupun fisik guna mendukung dan mempermudah pengelolaan dokumen perusahaan.
Pengelolaan Arsip Digital yang Efektif
Adanya berbagai tantangan dan hambatan yang muncul dalam pengelolaan arsip digital bukan berarti bahwa digitalisasi arsip membuat pekerjaan administrasi menjadi tidak efektif. Pada dasarnya, pengelolaan arsip secara konvensional juga dihadapkan dengan berbagai permasalahan dan hambatan yang jauh lebih menyusahkan.
PrimaDoc sebagai salah satu platform Document Management System (DMS) menawarkan berbagai fasilitas yang dapat membantu perusahaan/organisasi Anda dalam menghadapi berbagai hambatan pengelolaan arsip digital. Salah satunya adalah memberikan pelatihan dan konsultasi kearsipan. Primadoc memahami bahwa dalam proses peralihan ke arsip digital, diperlukan pelatihan dan edukasi wawasan baru bagi SDM perusahaan.
PrimaDoc menyediakan layanan pendampingan untuk mengatasi keterbatasan pengetahuan dan kemampuan SDM selama proses adaptasi digitalisasi arsip. Melalui pelatihan dan konsultasi dalam mengelola arsip digital, mulai dari teknis, manajemen arsip, hingga SOP kearsipan digital, pegawai Anda akan dibantu untuk mengatasi kebingungannya agar dapat menyesuaikan platfrom dengan lebih mudah can cepat.
PrimaDoc juga bahkan menyediakan layanan untuk membantu dalam proses alih media arsip. Tim PrimaDoc yang profesional dan kompeten di bidangnya siap membantu pengelolaan dan pemeliharaan arsip perusahaan/organisasi Anda secara menyeluruh. PrimaDoc akan membantu perusahaan/organisasi Anda dalam melakukan pengelolaan arsip digital, mulai dari preservasi arsip, konservasi arsip, restorasi arsip, hingga pemusnahan arsip. Ingin berkonsultasi lebih mendalam tentang digitalisasi arsip? hubungi tim marketing PrimaDoc! (Septiani)
