Waktu Anda Berharga, Percayakan Tumpukan Arsip Dokumen pada Ahlinya
Pengelolaan arsip dokumen nasabah di kantor Anda masih menggunakan cara lama yang memakan waktu? Bersama jasa kearsipan PrimaDoc, Hindari pencarian yang tidak efektif dan mulai tingkatkan efisiensi waktu bekerja! Ketahui strategi yang tepat untuk memaksimalkan penggunaan waktu hingga implementasi cara mudah dalam mengelola kearsipan.
Peran jasa kearsipan PrimaDoc untuk perusahaan BUMN
Badan Usaha Milik Negara (BUMN), memegang peran krusial dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun menopang tonggak perekonomian negara. Melansir dari Bisnis.com, masyarakat indonesia secara umum memilih perusahaan BUMN dibandingkan perusahaan swasta, khususnya dalam hal perbankan. Hal ini tentu menjadi kebanggaan tersendiri bagi perusahaan BUMN sebagai perusahaan kepercayaan rakyat. Di saat yang bersamaan, ini juga perlu menjadi perhatian khusus bagi organisasi perusahaan untuk terus meningkatkan layanan, kualitas dan kecepatan administrasi, sekaligus keamanan data nasabah.
Dalam kegiatan pengelolaan arsip dokumen, perusahaan Anda perlu dukungan dari pihak profesional yang memiliki pengalaman dan keterampilan yang mumpuni dalam bidang kearsipan. Hal inilah yang membuat proses pemilihan jasa kearsipan menjadi penting. Jasa kearsipan memiliki beberapa fungsi yang berperan penting dalam menjaga arsip dan dokumen vital seperti arsip vital dan arsip terjaga. Jasa kearsipan dapat membantu Anda mengelola arsip dengan lebih baik, sehingga arsip Anda tetap aman, utuh, dan mudah ditemukan.
4 langkah menjaga arsip dokumen dengan baik
Bekerja sama dengan perusahaan jasa pengelolaan kearsipan untuk kearsipan yang lebih cepat dan maksimal memang menjadi langkah paling strategis untuk meningkatkan pelayanan. Namun demikian, apabila perusahaan Anda ingin terlebih dahulu menangani masalah pengelolaan arsip dokumen, Anda dapat mencoba langkah-langkah berikut:
- Pilah dokumen berdasar kelompok
Arsip dokumen memiliki klasifikasi yang luas. Secara umum, klasifikasi ini dapat Anda rinci menjadi arsip dinamis dan arsip statis, serta arsip aktif dan arsip inaktif. Dari kategori umum tersebut, Anda dapat lebih merincinya lagi secara terstruktur menjadi arsip vital, arsip terjaga, konvensional, dan sebagainya untuk memudahkan sistem kearsipan Anda lebih terstruktur.
- Pilah dokumen berdasar nilai guna
Selain klasifikasi jenis arsip dokumen, pengelompokan lain yang perlu Anda lakukan adalah dengan memisahkan arsip berdasarkan nilai gunanya. Pengelompokan nilai guna dapat meliputi dokumen penting atau tidak, dokumen asli atau fotokopi, serta dokumen aktif atau inaktif. Ini akan membantu Anda dalam mengelola dokumen Anda dengan lebih baik.
- Back-up dokumen
Arsip dokumen yang tergolong esensial dalam kegiatan bisnis perlu Anda buatkan duplikatnya sebagai langkah preventif dalam memelihara keamanan dokumen. Semua dokumen fotokopi tersebut selanjutnya juga perlu Anda legalisasi. Selain dari pembuatan backup konvensional seperti ini, Anda juga dapat membuat duplikat digital dengan cara meng-scan dokumen.
- Menjaga keamanan arsip
Berikutnya, lakukan pemeliharaan dan pengamanan arsip dokumen dari faktor yang merusak fisik arsip, seperti kelembaban udara, kebakaran, dan banjir. Beberapa cara yang dapat Anda lakukan adalah dengan menyiapkan alat pemadam kebakaran, menyimpan arsip di tempat yang lebih tinggi untuk menghindari dari banjir, melakukan fumigasi, asidifikasi, dan memberikan pengetahuan kepada petugas arsip.
Itulah empat cara yang dapat Anda lakukan untuk menjaga arsip dokumen di perusahaan BUMN. untuk mempercepat dan mempermudah seluruh langkahnya, percayakan pengerjaannya kepada tim ahli di bidang kearsipan seperti PrimaDoc. PrimaDoc adalah perusahaan penyedia jasa kearsipan, baik konvensional maupun digital, yang bersertifikasi ANRI dan ISO. Dengan demikian, pengelolaan arsip di tempat Anda dapat lebih aman dan cepat.
Ingin mengetahui lebih rinci mengenai solusi layanan kearsipan terbaik untuk perusahaan Anda? Hubungi tim PrimaDoc, percayakan kebutuhan kearsipan pada ahlinya!
