Tenang, Bersama PrimaDoc, Alih Media Dokumen Dijamin Aman!

Bingung mengelola berkas yang menumpuk di kantor? Alih media dokumen bersama PrimaDoc saja!

Era digital sudah bukan lagi waktunya bagi arsiparis untuk pusing mengelola arsip dan dokumen perusahaan. Sarana dan prasarana yang memanfaatkan teknologi untuk memaksimalkan optimalisasi maupun kemudahan pengelolaan dokumen telah hadir untuk Anda. Ketahui apa itu alih media dokumen dan layanan digitalisasi arsip lainnya dari PrimaDoc berikut ini!

Layanan digitalisasi arsip dari PrimaDoc, lestarikan informasi penting perusahaan

Dokumen dan arsip perusahaan merupakan informasi penting yang berisi berbagai rekaman kegiatan, pengambilan kebijakan, bahkan data-data aset perusahaan. Oleh karena perannya yang krusial di dalam organisasi, dokumen perlu dikelola secara tepat agar tetap terorganisir, aman, dan lestari. Bahan dasar dokumen yang terbuat dari kertas sering kali menimbulkan masalah di dalam pengelolaannya. Mulai dari ruang penyimpanan yang terbatas, ruang gerak dan pencarian yang memakan waktu, hingga ancaman keamanan dan paparan risiko yang dapat mengancam. Namun tahukah Anda bahwa digitalisasi dan alih media dokumen dapat menjadi solusi terbaik dalam menghadapi tantangan-tantangan tersebut?

Digitalisasi dokumen dari PrimaDoc merupakan sebuah layanan terpadu berupa alih media dokumen beserta perlengkapan pendukung lainnya. Sehingga perusahaan Anda dapat mulai menggunakan berkas secara paperless. Ini berarti mempercepat proses transaksi informasi antar divisi, dan optimalisasi kinerja pegawai. Tak sampai situ, kekhawatiran terhadap keselamatan dokumen kertas yang mudah rusak pun dapat teratasi dengan file backup yang tersimpan di dalam perangkat elektronik dan penyimpanan cloud

Lalu, apa saja layanan digitalisasi dokumen di PrimaDoc?

Layanan alih media dokumen hingga aplikasi manajemen dokumen  dari PrimaDoc

Ketika Anda mempercayakan PrimaDoc untuk melakukan migrasi data dari dokumen cetak menjadi dokumen elektronik, Anda tidak hanya akan mendapatkan file elektronik saja, melainkan juga aplikasi khusus yang dapat mempermudah tata kelola dokumen elektronik tersebut. Dengan demikian, Anda tidak akan kebingungan melakukan tahap berikutnya setelah alih media dokumen selesai. Berikut penjelasan rinci untuk layanan-layanan digitalisasi arsip.

  • Alih media dokumen 

Alih media dokumen merupakan proses pemindaian (scan)  dokumen cetak menjadi dokumen elektronik. Setelah dokumen menjadi file digital, proses tak lantas selesai. Tim PrimaDoc akan melakukan indeksasi dan pengisian metadata dari dokumen tersebut sebagai identitas dokumen yang akan mempermudah proses pencarian. 

  • Aplikasi PrimaDoc

Setelah proses alih media dokumen selesai dengan sempurna, aplikasi manajemen dokumen atau document management system(DMS) perlu diintegrasikan ke dalam sistem tata kelola perusahaan Anda. aplikasi ini berfungsi sebagai wadah  yang dapat menjalankan tata kelola dokumen digital secara lebih optimal. Aplikasi PrimaDoc memiliki berbagai fitur yang akan memudahkan arsiparis melakukan tugasnya, di antaranya seperti:pengaturan hak akses, mesin pencarian yang lengkap, dan lain sebagainya. Pelajari selanjutnya tentang aplikasi PrimaDoc di sini.

  • Sarana dan Prasarana Arsip 

Setelah alih media dokumen dilakukan, tiap-tiap berkas yang telah menjadi file digital tetap perlu disimpan sesuai dengan standar dan ketetapan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Hal ini perlu tetap dilakukan sebagai upaya pelestarian naskah asli dokumen, terutama dokumen yang tergolong ke dalam arsip vital dan arsip terjaga. PrimaDoc dapat menyediakan berbagai kebutuhan sarana dan prasarana untuk menunjang dan melengkapi ruang penyimpanan arsip perusahaan Anda, seperti di antaranya adalah berbagai jenis rak arsip, lemari katalog, mobile cabinet, dan lemari Roll o Pack

Mengapa harus digitalisasi dokumen di PrimaDoc?

Sebagai vendor kearsipan terpercaya yang telah berpengalaman selama belasan tahun, PrimaDoc memiliki komitmen besar di dalam menjaga kualitas baik dalam hal pelayanan maupun keamanan. Tim ahli PrimaDoc telah tersertifikasi oleh ANRI dan memegang teguh etika arsiparis dan pustakawan yang salah satunya adalah menjaga kerahasiaan. Etika tersebut termanifestasi ke dalam bentuk perjanjian Non-Disclosure Agreement yang memberikan perlindungan hukum kepada perusahaan Anda untuk menjamin kerahasiaan data dan informasi. 
Ingin berkonsultasi lebih jauh mengenai alih media dokumen atau layanan digitalisasi lainnya? hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga. (Deanita)

Similar Posts