Saatnya Perusahaan Migas Didukung Teknologi DMS

Penggunaan Document Management System atau teknologi DMS mungkin masih tergolong asing  industri migas. Padahal sebagai sektor industri yang tidak dapat terlepas dengan berbagai data mentah dan transmitter dalam operasional kegiatan bisnisnya, pembahasan ini menjadi salah satu yang sangat krusial. Manajemen perusahaan migas akan selalu dipengaruhi oleh kegiatan pengelolaan data dan dokumen. Jika tidak didukung dengan sistem pengelolaan data yang efektif, operasional bisnis industri migas akan berjalan lambat atau bahkan menemui banyak masalah.

Meskipun pengelolaan data menjadi “pusat” dari kegiatan operasional bisnis industri migas, sayangnya pengembangan teknologi pengelolaan dokumen masih belum menjadi fokus prioritas bagi perusahaan migas di Indonesia. Masih banyak perusahaan migas yang masih melakukan pengelolaan data dan dokumen secara manual. Data diarsipkan dalam bentuk arsip kertas. Padahal cara pengelolaan dokumen yang sedemikian rupa menyebabkan pengelolaan dokumen berjalan yang tidak efisien.

Digitalisasi Arsip di Perusahaan Migas

Pengelolaan dokumen yang berjalan lambat berdampak pada pembacaan data, analisis, dan pengambilan keputusan yang akan berjalan lambat. Hal ini dapat mengakibatkan terhambatnya operasional bisnis industri migas. Misalnya dalam proses pengeboran, kelambatan dalam membaca data dan menganalisis kondisi dapat menyebabkan perencanaan dan perhitungan yang lambat dalam membaca data-data kondisi sumur. Hal ini dapat berakibat pada buruk dan kurang akuratnya analisis kondisi cadangan minyak dan kondisi sumur pengeboran. Padahal kesalahan perhitungan dapat menyebabkan terjadinya dry hole.

Perkembangan teknologi telah membawa perubahan besar dalam kegiatan industri di Indonesia. Berbagai sektor industri bersiap, atau bahkan sudah mulai melakukan digitalisasi bisnis demi menyambut dan beradaptasi dengan hadirnya era industri 4.0. Salah satu bentuk dasar dari upaya untuk menyesuaikan bisnis dengan era teknologi adalah mulai meningkatnya penggunaan teknologi DMS untuk membantu pengelolaan dokumen bisnis yang lebih efektif dan efisien.

Sebagai industri yang tidak dapat terlepas dari data dan dokumen, penggunaan teknologi DMS sangat diperlukan guna menunjang kinerja bisnis industri migas. Teknologi DMS akan mendukung proses administrasi yang lebih praktis berbasis digital. Data-data yang sudah dikumpulkan dapat disimpan, dikelola, dikirim dan diakses secara digital. Kondisi ini akan mempermudah setiap divisi terkait untuk memperoleh data-data penting yang diperlukan, sehingga mempermudah serta mempercepat proses analisis dan pengambilan keputusan-keputusan dalam operasional bisnis.

Mengapa Industri Migas Perlu Menggunakan Teknologi DMS?

Dokumen merupakan aset strategis dalam pengolahan dan pemanfaatan sumber daya alam. Keberhasilan perusahaan industri dalam menerapkan teknologi pengelolaan data yang tepat akan membantu memudahkan dan mempercepat pengambilan keputusan bisnis yang lebih akurat. Berikut alasan mengapa industri migas perlu menggunakan teknologi DMS:

1. Akses yang Mudah

Salah satu alasan mengapa pengolahan dokumen secara konvensional tidak lagi relevan di era saat ini adalah pencarian data dan dokumen yang sulit dan lambat. Untuk membaca satu data saja, petugas harus pergi ke ruang penyimpanan terlebih dulu, mengisi data pengambilan dokumen, mencari dokumen yang diperlukan, membawanya ke ruang kerja, hingga akhirnya dapat mencari data yang dibutuhkan di dalam dokumen tersebut.

Proses panjang yang melelahkan dan menghabiskan waktu tersebut tidak akan terjadi jika perusahaan menggunakan teknologi DMS. DMS memungkinkan dokumen disimpan dalam bentuk digital. DMS memungkinkan dokumen dapat diakses oleh pegawai dengan mudah dari komputer di meja kerjanya kapanpun diperlukan. Anda hanya perlu memasukan kata kunci dari dokumen yang dibutuhkan pada kolom pencarian dan data yang dibutuhkan akan langsung tampil saat itu juga. Itulah sebabnya, penggunaan teknologi DMS akan mendukung proses analisis dan pengambilan keputusan strategis yang lebih cepat dan akurat.

2. Informasi yang terintegrasi 

Teknologi DMS memungkinkan penyimpanan data dalam satu pusat penyimpanan. Bahkan perkembangan teknologi telah menawarkan penyimpanan berbasis cloud yang dapat di akses dari mana saja selama perangkat digital Anda terhubung dengan internet. Bukan hanya memudahkan akses terhadap data, sistem penyimpanan terpusat ini juga memungkinkan informasi dari semua lini bisnis dapat terintegrasi. Hal ini akan memudahkan proses koordinasi dan pengambilan keputusan yang sinergis pada masing-masing unit bisnis.

3. Keamanan data

Sebagian pihak mungkin menganggap kemudahan akses arsip digital meningkatkan risiko akses dokumen secara ilegal oleh pihak yang tidak berkepentingan. Apakah begitu? Ternyata, tidak.

Teknologi DMS seperti PrimaDoc didesain dengan sangat memperhatikan sisi keamanannya. Dilengkapi oleh fitur keamanan yang menawarkan jaminan akses data yang jauh lebih terkendali. Beberapa fitur yang dapat dimanfaatkan adalah fitur password, pengaturan akses, hingga sistem enkripsi yang menghambat akses data secara ilegal.

Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang fitur-fitur DMS PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)