Tantangan Alih Media Rekam Medis Inaktif Tanpa Petugas Khusus
Salah satu jenis arsip penting pada penyelenggaraan fasilitas kesehatan seperti rumah sakit adalah rekam medis atau medical records. Banyaknya jumlah dokumen pasien dan tata kelola yang belum sepenuhnya memadai kerap menimbulkan masalah operasional seperti terhambatnya proses administrasi dan tumpukan antrean. Oleh sebab itu, mulai kelola dokumen dengan cara modern dan berikan pengaruh besar terhadap penyelenggaraan fasilitas kesehatan yang anda kelola!
Ketahui cara terbaik mengelola rekam medis inaktif secara jitu sekalipun tidak memiliki petugas kearsipan khusus!
Rekam medis, dokumen vital bagi Faskes
Dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan, data pasien merupakan informasi krusial yang terekam ke dalam dokumen rekam medis. Hal ini menjadikan dokumen ini tergolong ke dalam jenis arsip vital yang harus perusahaan lestarikan dan kelola dengan tertib.
Dokumen ini sendiri terbagi menjadi dua kelompok, yaitu aktif dan inaktif. Rekam medis aktif adalah rekaman berobat pasien yang masih rutin digunakan kembali dalam jangka waktu yang singkat, sedangkan jenis inaktif merupakan dokumen rekaman pasien yang sudah tak pernah digunakan kembali dalam jangka waktu 5 tahun.
Walaupun telah memasuki status inaktif, rekam medis tak lantas dapat dimusnahkan begitu saja, sebab masih terdapat nilai guna dan pertimbangan potensi penggunaannya di masa depan oleh pasien bersangkutan. Tetapi, justru di sinilah masalah kerap muncul. Berkas pasien yang tak lagi aktif hanya akan tersimpan di gudang, memenuhi ruang penyimpanan dan bertumpuk dengan berkas milik pasien lainnya hingga pencariannya pun tak lagi aksesibel dan keberadaannya cenderung membebani penyimpanan rumah sakit.
Solusi kelola rekam medis inaktif dengan alih media
Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, pihak pengelola dapat melakukan cara modern yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi seperti alih media untuk beralih ke sistem digital.
Kegiatan alih media adalah pemindahan informasi dari bentuk teks ke bentuk elektronik tanpa mengubah isi informasinya, dengan syarat bahwa media baru yang digunakan menjamin hasil yang lebih efisien dan efektif. Perubahan media informasi dari bentuk kertas ke dalam bentuk lain dapat Anda lakukan ke dalam bentuk elektronik, mikrofilm, disk, atau bentuk pita magnetik lainnya. Efektivitas kegiatan alih media diukur dari sejauh mana suatu sistem dapat menemukan informasi yang relevan dan menghindari menemukan informasi yang tidak relevan.
Namun demikian, alih media arsip dokumen inaktif tanpa petugas khusus dapat menimbulkan beberapa tantangan dalam pengelolaan dokumen. Salah satu tantangan yang muncul adalah kebutuhan akan petugas yang memiliki kompetensi dan kualifikasi sesuai untuk memberikan solusi nyata yang efektif.
Melakukan digitalisasi dokumen memang bukan hal sulit, cukup dengan teknologi mesin pemindai dan implementasi teknologi OCR, Anda dapat menghasilkan dokumen versi elektronik dari berkas fisik. Namun, lain halnya bila dokumen yang harus Anda ubah formatnya tak lagi berjumlah satu rak atau dua rak, melainkan suatu bagian besar dari ruang penyimpanan. Ditambah lagi, tiap file perlu Anda isikan metadata yang sesuai. Besarnya beban dan tingginya ketelitian yang dibutuhkan berpotensi dapat mengganggu kinerja harian akibat stres, hingga disorganisasi administratif. Oleh karenanya, penanganan secara profesional oleh tim eksternal seperti PrimaDoc menjadi solusi paling tepat.
Alih media untuk tata kelola rekam medis yang lebih baik
Setelah melakukan alih media dokumen rekam medis inaktif, berikutnya anda dapat lebih mengembangkan sistem manajemen kearsipan rumah sakit dengan pengadopsian aplikasi manajemen arsip digital dan meningkatkan integrasi. Dengan aplikasi ini, manajemen dokumen yang telah menjadi bentuk digital dapat tim Anda lakukan secara mandiri dan berkelanjutan. Hal ini selaras dengan Permenkes No. 24 tahun 2022 tentang rekam medis.
Dengan melakukan alih media dokumen medis pasien, kemudahan dan keamanan pengelolaan dokumen menjadi lebih terjamin, kualitas pelayanan publik pun dapat kian profesional dan nyaman bagi pasien maupun petugas kesehatan. Petugas kesehatan nantinya dapat dengan mudah menyortir dokumen retensi tanpa harus membuka kembali dokumen secara satu persatu untuk mengecek tanggal kunjungan. Sedangkan, dokumen fisik inaktif yang telah melalui proses alih media dapat Anda hancurkan tanpa perlu khawatir akan kehilangan data.
Sangat solutif, bukan? Jadi, mari pelajari lebih lanjut mengenai teknologi aplikasi pengelola dokumen dan proses alih media bersama PrimaDoc. Mulai berlangganan artikel PrimaDoc dengan mengisi alamat e-mail pada kolom akhir halaman ini untuk tetap update seputar tips dan informasi kearsipan lainnya!
