Solusi Akses Sistem Manajemen Dokumen Perusahaan Anda
Dukungan sistem manajemen dokumen yang tepat dapat menjadi aset berharga bagi perusahaan Anda dalam menghadapi era transformasi digital.
Apalagi mengingat kecepatan data telah menjadi salah satu ‘senjata’ utama untuk menghadapi kompetisi bisnis yang semakin sengit, tentunya Anda tidak dapat bertahan dengan cara lama yang dapat menghambat operasional bisnis sehari-hari.
Dari mana kita dapat menemukan solusi sistem manajemen dokumen tersebut? Anda dapat memulainya dengan mengetahui informasi lengkap berikut ini!
DMS sebagai Solusi Sistem Manajemen Dokumen Perusahaan
Perusahaan Anda kebingungan untuk mencari jenis sistem manajemen dokumen terbaik? Tidak perlu khawatir, Anda dapat memulainya dengan menggunakan Document Management System (DMS), salah satu solusi untuk pengelolaan dokumen digital yang telah banyak digunakan oleh berbagai industri dalam negeri.
Berbeda dengan aplikasi lainnya, keberadaan sistem manajemen dokumen yang berbasis pada aplikasi DMS memungkinkan adanya integrasi dari seluruh proses kearsipan Anda.
Tidak perlu lagi menggunakan banyak aplikasi, cukup dengan penggunaan sebuah aplikasi maka seluruh kebutuhan kearsipan Anda dapat terpenuhi.
Fungsi Aplikasi DMS yang Masih Belum Banyak Diketahui
Sejatinya, keberadaan aplikasi DMS sebagai sistem manajemen dokumen perusahaan Anda memiliki banyak fungsi yang dapat menjadikan penggunaan informasi dan data lebih optimal.
Beberapa fungsi tersebut meliputi:
1. Akses yang lebih mudah dari mana saja dan kapan saja
Kemudahan untuk mengakses sistem manajemen dokumen yang borderless sangat penting bagi perusahaan yang ingin ekspansi ke berbagai wilayah Indonesia yang terpisah lautan.
Tidak perlu lagi kesulitan dalam berbagi dokumen, karena aplikasi DMS yang telah dilengkapi web based app memungkinkan Anda untuk mengelola dan mengakses dokumen pada dasbor aplikasi hanya bermodalkan web browser biasa.
Anda pun tidak perlu lagi melakukan instalasi software pada perangkat komputer atau laptop, karena web based app menyajikan dokumen secara real time dengan server penyimpanan berbasis cloud.
2. Transparansi informasi yang disajikan
Tidak hanya akses yang lebih mudah, tetapi aplikasi DMS juga berfungsi untuk menjadikan sistem manajemen dokumen lebih transparan dan dapat diakses untuk berbagai kebutuhan.
Dengan adanya transparansi yang lebih terjamin, tentunya Anda dapat melihat jika terdapat anomali atau kejanggalan pada proses bisnis melalui helicopter view. Hal ini sangat berguna untuk menghindari kerugian yang diakibatkan adanya proses yang kurang efektif dan efisien.
3. Menjaga keamanan informasi sensitif milik perusahaan
Saat ini mungkin Anda bisa mengunggah dokumen perusahaan pada berbagai aplikasi berbasis awan gratis. Akan tetapi, hal tersebut berpotensi mengakibatkan adanya kebocoran informasi penting milik perusahaan. Tentunya Anda tidak ingin hal ini terjadi, bukan?
Untuk itu, menggunakan aplikasi DMS sebagai sistem manajemen dokumen merupakan solusinya.
Perlu Anda ketahui, aplikasi DMS biasanya dilengkapi dengan sistem keamanan berlapis yang dapat menjaga arsip dokumen Anda dari pihak yang tidak bertanggung jawab.
Salah satunya dengan menggunakan kunci enkripsi, sebuah sistem pengacakan informasi yang memungkinkan informasi pada dokumen yang Anda kelola hanya dapat dibaca jika sandi atau kunci enkripsi dimasukkan.
4. Sistem terpusat yang memudahkan pengelolaan
Bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang, kehadiran aplikasi DMS yang dilengkapi server terpusat sangatlah memudahkan untuk pengelolaan arsip dengan keamanan yang lebih terjaga.
Hal ini dapat dicapai dengan adanya sistem manajemen dokumen berbasis aplikasi DMS.
Dengan adanya implementasi aplikasi DMS pada server terpusat, nantinya pengelolaan dokumen dan informasi menjadi lebih efisien karena ditangani langsung oleh para profesional yang dilengkapi kemampuan dalam pengelolaan dokumen digital.
5. Lebih hemat biaya dan lahan
Permasalahan biaya yang meningkat akibat kebutuhan perawatan dokumen dan penyediaan lahan yang luas juga dapat teratasi dengan adanya sistem manajemen dokumen berbasis digital seperti DMS.
Anda hanya membutuhkan sebuah lahan yang berfungsi sebagai ruangan penyimpanan server. Tidak ada lagi biaya untuk membeli kertas dan juga tinta printer, karena semua informasi telah disajikan dalam format digital.
Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk menggunakan solusi sistem manajemen dokumen yang dilengkapi aplikasi DMS untuk tingkatkan efisiensi perusahaan Anda.
Bingung memulai dari mana? Kini PrimaDoc juga memiliki solusi aplikasi DMS yang dapat Anda jadikan pilihan.
Solusi ini didesain khusus untuk membantu perusahaan Anda agar proses kearsipannya menjadi lebih efisien melalui aplikasi DMS yang sudah siap pakai.
Tertarik mengetahui lebih lanjut mengenai solusi dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
