Seberapa Besar Potensi Peran DMS bagi Perusahaan Agro Industri?
Sebelum membahas tentang potensi dari Document Management System (DMS) atau peran DMS, lebih baik untuk memahami terlebih dulu tentang latar belakang masalahnya. Dilansir dari ugm.ac.id, jumlah populasi dunia yang terus meningkat setiap tahunnya mengakibatkan tuntutan atas produksi sumber daya yang juga meningkat. Diperkirakan, tahun 2030 nanti produksi industri pertanian harus mengalami peningkatan setidaknya sebesar 60%. Ini tentu menjadi tantangan tersendiri bagi industri agro di dunia, khususnya Indonesia untuk dapat mencukupi kebutuhan konsumsi dalam negeri.
Salah satu solusi yang dapat dilakukan untuk meningkatkan hasil produksi perusahaan agro industri adalah dengan melakukan transformasi digital. Ada berbagai cara untuk melakukan digitalisasi bisnis agro industri, salah satu yang semakin banyak diminati adalah digitalisasi arsip perusahaan agro. Digitalisasi arsip merupakan pengelolaan data operasional perusahaan secara digital, dan meninggalkan cara lama yang menggunakan kertas. Untuk menjalankan digitalisasi arsip, perusahaan perlu menggunakan aplikasi DMS.
Mengapa Perlu Digitalisasi Arsip Industri Agro Industri
Dalam setiap kegiatan industri, data menjadi dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan strategis untuk mencapai tujuan perusahaan, begitupun halnya pada industri agro. Berbagai data tentang tanaman, cuaca, intensitas matahari, kelembaban udara dan sebagainya menjadi faktor-faktor penting dalam pengambilan keputusan strategis operasional perusahaan agro.
Peran DMS menjadi sangat penting karena tidak hanya menjadi tempat penyimpanan informasi saja, namun mengelola semua informasi yang ada dengan dukungan Artificial Intelligence (AI) sehingga mengubah data mentah menjadi informasi analitis yang dapat diterapkan dalam pertanian. Dengan dukungan analisis data yang efisien dan akurat, manajemen dapat menetapkan keputusan strategis yang penting serta tindakan pencegahan terhadap berbagai risiko atau masalah yang kemungkinan akan terjadi.
Untuk dapat lebih memahami betapa pentingnya peran DMS bagi perusahaan agro industri, berikut potensi besar DMS dalam mengelola arsip perusahaan agro industri:
1. Peran DMS terhadap pengadaan dan penyaluran sarana produksi
Tidak hanya berperan dalam proses produksi perusahaan, DMS juga berfungsi dalam melakukan kontrol akan pengadaan dan penyaluran sarana produksi. Data tentang distribusi dan kondisi unit produksi dapat dipantau secara realtime melalui perangkat digital yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun. Hal ini memberikan jaminan perawatan sarana produksi dilakukan secara rutin dan berjalan dengan baik. Peran DMS ini sangat penting dalam mencegah dan mengurangi kendala teknis karena kerusakan atau terhambatnya sarana produksi.
2. Peran DMS terhadap produksi perusahaan
DMS memiliki peran dalam mengelola data perusahaan secara terperinci, mulai dari kondisi lingkungan, tanah, hasil panen, hingga komoditas pertanian. Peran DMS menjadi sangat penting dalam produktivitas perusahaan dengan memberikan gambaran dan prediksi dari data yang telah dikelola dengan akurat. Dengan basis data tersebut, perusahan dapat melakukan tindakan pencegahan terhadap berbagai ancaman yang dapat menyebabkan kegagalan panen seperti kekurangan air, kekeringan, serangan hama dan sebagainya.
Dilansir dari mti.binus.ac.id, digitalisasi perusahaan agro industri dapat meningkatkan produktivitas perusahaan sebesar 20%. Tidak hanya itu, perusahaan juga berpeluang untuk dapat menghemat biaya hingga 50%. Data yang ada juga dapat digunakan sebagai evaluasi untuk menciptakan sistem produksi yang lebih efisien dan akurat. Dengan tingkat keberhasilan panen yang tinggi, produktivitas perusahaan akan meningkat seiring dengan penghematan atas pengeluaran yang tidak diperlukan.
3. Peran DMS terhadap optimalisasi pengolahan hasil produk
Peran DMS dalam menampilkan data secara terstruktur secara realtime sangat membantu perusahaan dalam membuat laporan pengolahan hasil produksi. Manajemen dapat dengan lebih mudah melakukan kontrol dan membuat evaluasi terhadap sistem pengolahan hasil produk yang sedang berjalan. Dengan dukungan data tersebut, perusahaan dapat menyusun ulang model bisnis yang lebih inovatif serta lebih efektif dan efisien bagi produksi perusahaan.
4. Peran DMS terhadap efektivitas kegiatan pemasaran
Data digital yang telah tersimpan dalam sistem penyimpanan terpusat juga membuka peluang bagi perusahaan untuk menjalankan berbagai strategi pemasaran digital. Data digital yang telah tersedia dapat digunakan sebagai basis untuk menciptakan layanan penjualan online, dimana cara transaksi yang seperti ini kian digemari oleh masyarakat. Perusahaan juga dapat memperluas jangkauan pasar melalui strategi pemasaran digital ini.
Berbagai peran DMS di atas dapat dirasakan oleh perusahaan ketika menerapkan teknologi seperti PrimaDoc. Selain menyediakan layanan untuk jasa kearsipan, PrimaDoc juga menyediakan aplikasi DMS untuk mendukung kebutuhan pengelolaan arsip secara digital. Teknologinya dapat mendukung perusahaan agro industri untuk mewujudkan sistem pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien dengan sistem penyimpanan terpusat.
Anda dapat mendiskusikan lebih banyak tentang berbagai fitur dari aplikasi DMS PrimaDoc untuk memahami peran apa saja yang dapat diberikan. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
