Reformasi Birokrasi Maju dengan Program Kearsipan
Reformasi birokrasi dapat diwujudkan salah satunya dengan program kearsipan. PrimaDoc tawarkan pendampingan terintegrasi.
Indonesia semakin bergerak ke arah yang lebih progresif dan maju dengan adanya upaya mereformasi birokrasi nasional. Pelayanan publik yang semakin baik dan optimalisasi proses pembuatan kebijakan publik menjadi dua hal yang dapat diwujudkan dari agenda ini.
Lantas, bagaimana langkah yang tepat untuk merealisasikannya? Pemerintah pusat tentu telah membentuk tim khusus yang dilengkapi dengan strategi terperinci untuk memastikan reformasi birokrasi dapat diwujudkan. Namun, perlu kembali kita ingat bahwa langkah terbaik untuk memulai perubahan adalah dari aspek paling fundamental, yaitu program kearsipan.
Apa itu program kearsipan untuk reformasi birokrasi?
Tata kelola arsip yang tertib dan patuh pada prosedur merupakan syarat utama bagi sebuah organisasi untuk dapat berfungsi. Instansi Anda perlu memiliki komitmen untuk terlebih dahulu membenahi sistem kearsipan sebelum beranjak ke masalah yang lebih besar seperti optimalisasi kinerja dan peningkatan produktivitas.
Alasannya tak lain adalah karena sistem penyimpanan dokumen adalah hal vital untuk memfasilitasi hampir seluruh kegiatan administratif maupun strategis. Penyimpanan dokumen yang baik dan sesuai dengan standardisasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dapat membantu instansi Anda dalam merekam kegiatan hingga pengambilan kebijakan. Dengan keutuhan informasi ini, kantor-kantor pemerintahan akan semakin memiliki pondasi yang solid dan mampu membuat maupun beradaptasi dengan perubahan apapun dengan lebih terstruktur.
Lalu, apa yang perlu menjadi perhatian dalam memperbaiki dan memperkuat program kearsipan di instansi Anda? Berikut penjelasannya.
Perkuat program kearsipan dengan teknologi digital
Teknologi digital yang tengah mengubah kehidupan masyarakat dunia hari ini dapat juga dimanfaatkan untuk optimalisasi program kearsipan. Kini, telah banyak perusahaan maupun kantor pemerintahan di seluruh dunia yang mengadopsi sistem elektronik dan melakukan alih media arsip dari dokumen analog menjadi dokumen digital. Dengan komputer dan perangkat lainnya, pengelolaan file arsip secara efektif dan efisien dapat dimungkinkan dengan bantuan aplikasi Document Management System (DMS).
Mulai alih mediakan arsip pemerintahan
Untuk kantor-kantor pemerintahan, pemerintah pusat sendiri telah menyediakan aplikasi kearsipan Srikandi. Namun demikian, untuk dapat mengoperasikan aplikasi tersebut dan mengelola arsip pemerintahan dengan baik, Anda tetap memerlukan alih media arsip. Untuk mengubah dokumen cetak menjadi dokumen elektronik, Anda memerlukan alat pemindai berkualitas baik agar dokumen yang tersimpan memiliki detail yang baik. Selain itu, pengisian metadata dalam indeksasi juga perlu dilakukan agar setiap file memiliki identitasnya.
Program kearsipan jadi indikator keberhasilan reformasi birokrasi
Menurut Kementerian PAN-RB, penerapan teknologi dalam sistem kearsipan membawa data arsip yang terintegrasi, dinamis, dan melindungi kepentingan negara. Ini memberikan solusi cepat, simultan, dan terarah untuk meningkatkan kualitas kebijakan publik. Oleh karenanya, pengelolaan arsip yang terintegrasi dalam e-office menjadi bagian penting dalam Perpres SPBE dan menjadi salah satu indikator penilaian reformasi birokrasi. Dengan demikian, penerapan e-government di bidang kearsipan menjadi kewajiban dan kebutuhan yang tak terhindarkan.
PrimaDoc bantu instansi pemerintah terapkan reformasi birokrasi
Dari penjelasan-penjelasan sebelumnya, jelas tergambarkan betapa pentingya implementasi program kearsipan yang tertib dengan sistem digital. Kini, waktunya Anda mempertimbangkan cara terbaik untuk merealisasikannya. Mengandalkan seluruh beban kepada tim arsiparis mungkin dapat dilakukan, namun hal tersebut tentu akan menimbulkan masalah beban kerja yang tidak seimbang pada staf kearsipan instansi. Cara lain yang dapat Anda lakukan adalah dengan bermitra dengan pihak ketiga yang memiliki keahlian dan kualifikasi di bidang ini seperti PrimaDoc.
Untuk mengetahui layanan PrimaDoc yang dapat dikombinasikan dan diintegrasikan ke dalam sistem kearsipan instansi Anda, konsultasikan dengan tim marketing PrimaDoc melalui surel marketing@kp3.co.id atau link penawaran PrimaDoc ini. Mulai ciptakan perubahan dari dasar! (Deanita)
