Primadoc: Solusi Pecahkan Dilema Antara Kebutuhan dan Kendala Arsip Digital
Efisiensi dan efektivitas adalah ‘jantung’ dari arsip digital, tetapi penerapannya pada sektor publik tidaklah semudah yang dibayangkan.
Bagi instansi pemerintahan yang berencana untuk mengimplementasikan arsip digital secara menyeluruh, dilema dalam memenuhi kebutuhan yang terbentur pada berbagai batasan perlu diselesaikan sesegera mungkin. Mengapa demikian? Temukan informasi selengkapnya berikut ini!
Permasalahan Penerapan Pengelolaan Arsip Digital pada Sektor Publik
Sektor publik yang kerap kali berurusan dengan peraturan yang berdampak pada kehidupan bermasyarakat memiliki kendala tersendiri dalam penerapan arsip digital yang dikelola penuh secara online. Setidaknya ada empat permasalahan pokok yang dihadapi untuk menghadapi urgensi penggunaan arsip berbasis elektronik, yaitu:
1. Peraturan yang telah dalam mengakomodir perubahan zaman
Hal utama yang sering dihadapi oleh sektor publik dalam implementasi arsip digital adalah sulitnya birokrasi dalam menciptakan peraturan yang mengakomodir kebutuhan terkini dengan cepat.
Cukup sering kita menemukan peraturan yang terlambat bertahun-tahun lamanya, karena urgensinya yang belum dipandang cukup tinggi.
Oleh karena itu, sektor publik harus segera menyelesaikan masalah ini agar penggunaan arsip digital pada level birokrasi pemerintahan dapat dilakukan menyeluruh.
2. Implementasi arsip digital yang belum memenuhi aturan yang berlaku
Dari sisi implementasi arsip digital yang mulai dilakukan oleh instansi pemerintahan pun masih ada permasalahan yang krusial, yaitu vendor kearsipan yang dipercayakan belum mampu menghadirkan solusi teknologi kearsipan yang telah memenuhi standarisasi yang berlaku.
Dampaknya cukup besar, karena instansi pemerintahan akan kesulitan menggunakan aplikasi kearsipan dan harus menyesuaikan dokumen dan informasi di dalamnya dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
3. Infrastruktur yang memungkinkan akses informasi dengan cepat
Tidak hanya sisi peraturan dan kesiapan vendor saja yang harus kita soroti. Masalah infrastruktur yang berkaitan dengan teknologi informasi juga belum sepenuhnya terselesaikan agar penggunaan arsip digital secara menyeluruh jadi memungkinkan.
Bahkan menurut data yang dirilis pada Februari 2022 yang lalu menyebutkan bahwa 11% atau sekitar 12.548 desa atau kelurahan di Indonesia belum memiliki akses internet 4G.
Padahal keberadaannya sangat penting untuk meningkatkan kecepatan transfer dan juga distribusi arsip digital pada instansi pemerintahan.
4. Perencanaan implementasi arsip digital yang masih kurang matang
Perlu Anda ketahui, perencanaan yang matang adalah salah satu komponen untuk menjamin kesuksesan implementasi arsip digital pada instansi pemerintahan.
Di sinilah masalah baru bermunculan, karena masih banyak kita temukan penggunaan teknologi arsip digital yang tidak disertai perencanaan yang baik. Mulai dari arsitektur sistem yang tidak memenuhi standar keamanan yang berlaku hingga sulitnya penetrasi swasta pada sektor publik.
Jika saja masalah tersebut terselesaikan, maka tujuan utama dari arsip digital untuk menyediakan akses dan validitas informasi yang lebih baik dapat tercapai dengan mudah.
Saatnya Berkenalan dengan Solusi Kearsipan dari PrimaDoc!
Permasalahan tentang dilema antara kebutuhan yang tidak sinkron dengan kendala kearsipan pada sektor publik memang tidak mudah diselesaikan sendiri.
Oleh karena itu, saatnya Anda berkenalan dengan solusi arsip digital dari PrimaDoc!
Dengan pengalaman bertahun-tahun sebagai vendor kearsipan terbaik di Indonesia, PrimaDoc menyediakan layanan 360 derajat untuk semua kebutuhan Anda.
Mulai dari layanan konsultasi kearsipan untuk menyelesaikan bottleneck pada sistem kearsipan yang digunakan hingga tersedianya aplikasi Document Management System (DMS) yang sudah ready to use untuk mempermudah implementasi arsip digital pada instansi pemerintahan yang dikelola.
Layanan yang dihadirkan pun dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan. Misalnya, fitur yang Anda butuhkan tidak tersedia pada aplikasi PrimaDoc, maka Anda dapat mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada tim PrimaDoc.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
