Nilai Guna Arsip Habis, Lakukan Penyusutan Arsip!

Tahukah Anda, penyusutan arsip perlu diperhitungkan agar penggunaan informasi di dalamnya dapat dimanfaatkan dengan maksimal hingga habisnya masa gunanya. Oleh karena itu, perusahaan perlu memahami tentang nilai guna arsip yang dimiliki, sehingga tidak terjadi kesalahan yang dapat berakibat pada hilangnya kesempatan bisnis di kemudian hari.

Lalu, apa sebenarnya nilai guna arsip tersebut dan langkah penyusutan arsip yang tepat untuk perusahaan? Untuk mengetahui lebih lanjut, simak informasi selengkapnya di bawah ini!

Mengenal Nilai Guna Arsip

Perlu Anda ketahui, nilai guna arsip merujuk pada kegunaan arsip untuk perusahaan atau juga instansi pemerintahan, yang didasarkan pada jadwal retensi dan juga penyusutan arsip berdasarkan nomor serinya. Jika dilihat dari kegunaannya, nilai guna arsip dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu:

1. Nilai guna primer

Nilai guna primer merupakan kegunaan arsip bagi kepentingan pencipta arsip atau dalam hal ini adalah perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola. Beberapa hal yang termasuk ke dalam nilai guna primer seperti:

• Nilai guna administratif, yang merujuk pada nilai guna arsip inaktif untuk kebutuhan pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan. Contohnya, struktur organisasi, tata tertib, dan juga visi misi perusahaan.
• Nilai guna fiskal, merupakan kegunaan arsip terkait dengan penggunaan dana perusahaan untuk kebutuhan audit atau juga operasional. Yang termasuk ke dalam nilai guna ini antara lain data yang digunakan untuk laporan tahunan perusahaan, perhitungan pajak, dan juga ringkasan transaksi keuangan.
• Nilai guna hukum, yaitu nilai guna arsip untuk kebutuhan hukum. Contohnya, pembuatan akta kepemilikan perusahaan, transaksi, kontrak, dan hal lain yang membutuhkan legalitas hukum dan berhubungan dengan proses bisnis.
• Nilai guna historis, merupakan kebutuhan arsip untuk merekam sebuah peristiwa. Contohnya, dokumen yang memiliki nilai sejarah untuk masa yang akan datang.
• Nilai Guna Sekunder, Nilai guna sekunder arsip merujuk kepada kegunaannya untuk kepentingan umum di luar kepentingan pembuat arsip. Beberapa nilai guna yang termasuk ke dalam kategori ini meliputi:
• Nilai guna kebuktian, merupakan kegunaan arsip terkait dengan pendirian perusahaan. Contohnya, dokumen terkait fungsi dan kegiatan perusahaan, pengembangan perusahaan, dan dokumen lainnya yang dapat menjadi bukti atas keberadaan sebuah organisasi.
• Nilai guna informasional, adalah kegunaan arsip untuk kepentingan penelitian dan hal yang berhubungan dengan sejarah, tanpa perlu dikaitkan dengan organisasi  dari pencipta arsip. Contohnya, dokumen yang berisi informasi tentang tempat, orang, objek, fenomena, masalah, dan hal lain yang memiliki nilai informatif.

Pentingnya Penyusutan Arsip Ketika Nilai Guna Telah Habis

Seperti yang telah dijelaskan di atas, setiap arsip memiliki nilai gunanya masing-masing. Mengingat dokumen yang terdapat di dalam setiap arsip tidak dapat digunakan selamanya, maka penyusutan arsip penting untuk dilakukan. Adapun merujuk pada Pasal 3 Peraturan Kepala (PERKA) ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip menyebutkan bahwa kegiatan penyusutan meliputi:

• Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolahan atau pembuatan menuju unit penyimpanan arsip pada setiap organisasi, yang berlaku untuk perusahaan maupun instansi pemerintahan.
• Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya (yang ditunjukkan melalui jadwal retensi arsip) dan tidak lagi memiliki nilai guna, dengan cara pemusnahan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.
• Penyerahan arsip statis yang dimiliki pencipta arsip pada lembaga kearsipan terkait.

Perlukah Menggunakan Jasa Pemusnahan Arsip?

Perlu Anda ketahui, menurut PERKA ANRI Nomor 37 Tahun 2016 menyebutkan bahwa setiap arsip yang telah memasuki masa retensinya (ditandai dengan penggunaan kurang dari 5 kali dalam setahun), maka arsip tersebut telah termasuk dalam kategori arsip inaktif. Setelah melampaui masa simpan selama 10 tahun, maka masa penyusutan arsip telah usai dan arsip tersebut wajib dimusnahkan.

Permasalahannya, tidak semua perusahaan atau instansi pemerintahan memiliki sumber daya manusia yang mengetahui cara pemusnahan arsip yang tepat dan sesuai peraturan. Padahal prosedur untuk pemusnahan arsip cukup panjang, mulai dari pembentukan panitia penilai arsip hingga pelaksanaan pemusnahan.

Akan tetapi, Anda tidak perlu khawatir. Kini PrimaDoc hadir dengan jasa pemusnahan arsip yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Tim PrimaDoc telah berpengalaman dalam bidang kearsipan, sehingga memiliki keahlian yang mumpuni, sehingga jadwal penyusutan arsip serta pemusnahannya dapat dikelola dengan lebih baik.

Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk menggunakan solusi pemusnahan arsip dari PrimaDoc. Untuk informasi selengkapnya, Anda dapat menghubungi tim marketing kami di sini! (Pradana)