Mengarsip Dokumen Keuangan, Rapi Mudah Ditemukan Kembali!
Sudahkah Anda mengarsipkan dokumen keuangan dengan dukungan sistem pengelolaan arsip yang tepat agar penggunaannya menjadi lebih efisien? Jika belum, maka Anda perlu mempertimbangkan untuk memulainya sedini mungkin.
Apalagi mengingat dokumen keuangan memuat aktivitas finansial perusahaan yang berhubungan langsung dengan pos pendapatan, tentunya informasi yang terkandung di dalamnya tidak boleh sampai hilang atau bahkan digunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Lantas, bagaimana sebenarnya langkah yang tepat untuk mengarsipkan dokumen keuangan? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Sepenting Apa Mengarsipkan Dokumen Keuangan bagi Perusahaan?
Apabila sebelumnya Anda belum menganggap aktivitas mengarsipkan dokumen keuangan sebagai hal yang esensial bagi perusahaan, maka sudah saatnya Anda mulai berbenah diri. Setidaknya ada tiga alasan utama mengapa aktivitas ini menjadi penting dan berhubungan erat dengan masa depan perusahaan, yaitu:
1. Membantu pengambilan keputusan bisnis dengan cepat
Mengarsipkan dokumen keuangan dengan sistem yang tepat dapat menjadikan proses temu kembali informasi dan dokumen dengan cepat. Hal ini tentunya sangat penting dalam proses pengambilan keputusan, karena informasi di dalam laporan keuangan sangat berguna untuk analisis strategi agar perusahaan dapat mempertahankan atau bahkan meningkatkan pendapatannya.
Tanpa adanya sistem yang tepat untuk pengarsipan dokumen keuangan, nantinya Anda akan kesulitan menemukan informasi yang dibutuhkan, karena dokumen fisik lebih rawan terselip atau bahkan rusak akibat faktor eksternal seperti jamur, suhu lembab hingga bencana alam.
2. Efisiensi penggunaan dokumen keuangan
Selain untuk membantu proses pengambilan keputusan, mengarsipkan dokumen keuangan juga dapat membantu setiap departemen perusahaan dalam mengatur penggunaan informasi yang terkandung di dalamnya. Sistem yang tepat dapat membantu Anda untuk menciptakan alur peminjaman dokumen sesuai dengan SOP yang berlaku.
Dengan adanya sistem pengarsipan dokumen keuangan, nantinya setiap dokumen yang dipinjam dapat dilacak dengan mudah, sehingga penggunaannya dapat dioptimalkan untuk berbagai kebutuhan internal dan eksternal perusahaan.
3. Membantu proses hukum peradilan
Seperti yang kita ketahui, dokumen keuangan memuat seluruh aktivitas dan transaksi keuangan perusahaan. Untuk itu, posisinya sangat penting di mata hukum, karena berperan sebagai alat pertanggungjawaban atas transaksi yang terjadi.
Jika sewaktu-waktu Anda menghadapi permasalahan hukum, maka aktivitas mengarsipkan dokumen keuangan dapat menyelamatkan Anda dari risiko terkena sanksi pidana dan juga perdata, yang tentunya berakibat buruk bagi perusahaan dalam jangka pendek dan panjang.
Alur Mengarsipkan Dokumen Keuangan yang Perlu Anda Ketahui
Untuk dapat mengarsipkan dokumen keuangan agar lebih rapi dan mudah ditemukan, maka Anda perlu mengetahui alur pengarsipan yang sesungguhnya, yang dimulai dari:
- Pembuatan catatan keuangan, yang dilakukan oleh departemen keuangan perusahaan.
- Penyimpanan dokumen, yang dilakukan oleh arsiparis dengan mengetahui kepala departemen keuangan dan kearsipan yang bertugas.
- Pengalihan bentuk dokumen, sebagai langkah mitigasi menghadapi bencana, yang dapat dilakukan dengan mengubah format dokumen keuangan fisik menjadi digital.
- Legalisasi dokumen, merupakan kegiatan untuk memvalidasi informasi yang terkandung di dalam dokumen agar informasi di dalamnya tetap akurat dan konsisten.
- Pemindahan dokumen, termasuk kegiatan peminjaman dan juga keluar-masuk dokumen yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan.
- Penyerahan dokumen, merupakan aktivitas untuk menyimpan dokumen yang telah selesai dipinjam agar dapat dikategorisasi kembali oleh arsiparis.
- Pemusnahan dokumen, dilakukan setelah proses mengarsipkan dokumen keuangan selesai dan informasi di dalamnya tidak lagi dibutuhkan.
Mengarsipkan Dokumen Keuangan Sendiri atau Bersama Vendor?
Jika Anda memiliki sumber daya teknologi, manusia dan juga informasi yang terbatas, maka menggunakan vendor kearsipan untuk mengarsipkan dokumen keuangan merupakan langkah yang bijak untuk dilakukan.
Saat ini ada banyak vendor di pasaran yang dapat Anda pilih, salah satunya adalah PrimaDoc. Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam dunia kearsipan, PrimaDoc telah memiliki sertifikasi ISO 9001 yang membuktikan bahwa pelayanan kearsipan yang dihadirkan memiliki kualitas yang konsisten dan mampu memenuhi kebutuhan klien.
Jadi, jika Anda berencana untuk mempercayakan proses pengarsipan dokumen keuangan, maka PrimaDoc adalah pilihan yang tepat. Apalagi layanan kearsipan yang dihadirkan terbilang lengkap, mulai dari penataan dokumen, alih media arsip, perawatan arsip, hingga aplikasi Document Management System (DMS) untuk pengelolaan dokumen digital dimiliki oleh PrimaDoc.
Saatnya beralih menggunakan solusi kearsipan yang terpercaya dari PrimaDoc untuk mengarsipkan dokumen keuangan Anda. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk memulai! (Pradana)
