Kenali dan Ketahui Jenis Arsip Dinamis

Arsip Dinamis – Setiap Perusahaan harus mengelola arsip dengan baik. Caranya dengan melakukan pengelolaan arsip dinamis dan statis secara terstruktur agar lebih efisien dan efektif. Arsip dinamis merupakan dokumen yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pembuatan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip ini digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, dan juga digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Mengenal Arsip Dinamis

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Pengertian Mengenai Kearsipan, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama waktu yang telah ditentukan dan dipakai secara langsung dalam suatu kegiatan perkantoran setiap hari. Untuk itu, arsip dinamis memerlukan pengelolaan yang baik sebagai bahan bukti dasar untuk mengambil suatu keputusan, sekaligus sebagai alat ukur dari melakukan sebuah kegiatan.

Selain itu, Anda perlu memperhatikan pengelolaan arsip dinamis, sehingga sistem pengelolaan tersebut dapat membantu Anda dalam melakukan pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis. Pengelolaan ini meliputi:

Penciptaan
Penggunaan
Pemeliharaan
Penyusutan

Sebagai contoh, arsip dinamis keuangan yang merupakan arsip penting bagi perusahaan. Meskipun penting, arsip yang disimpan tersebut dapat disebarluaskan, agar dapat memberikan gambaran historis yang lengkap menyangkut organisasi bisnis bagi investor, klien, atau pihak eksternal lainnya. Arsip yang dipreservasi biasanya berisi informasi hubungan karyawan, aktivitas karyawan, dan data biografis tokoh dalam suatu entitas bisnis atau pemerintahan.

Jenis Arsip DInamis

Untuk lebih mengerti tentang pentingnya arsip dinamis, Anda juga perlu mengetahui beberapa jenis arsip dinamis yang biasanya digunakan dalam pengelolaan arsip. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, klasifikasi arsip dinamis terbagi menjadi:

Arsip aktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan masih terus-menerus digunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi atau instansi, seperti daftar hadir atau absensi karyawan.
Arsip inaktif, merupakan jenis arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi. Contohnya laporan keuangan 5 tahun sebelumnya.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional arsiparis, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contohnya seperti ijazah atau sertifikat tanah dan bangunan.

Pengelolaan Arsip Dinamis

Setelah mengetahui beberapa jenis arsip dinamis, Anda juga perlu mengetahui cara pengelolaan arsip ini. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, pengelolaan arsip dinamis perlu melakukan:

Penciptaan arsip merupakan kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam menciptakan arsip, arsiparis harus mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat. Dalam hal ini, arsiparis seharusnya melakukan pencatatan atau perekaman dalam proses pembuatan dokumen, dan juga melakukan pencatatan pendistribusian dokumen, baik pengiriman maupun penerimaannya secara manual dan secara digital menggunakan komputer.
Penggunaan arsip dinamis, semua jenis arsip dinamis akan selalu digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepentingan manajerial dan operasional perusahaan. Oleh karena itu, arsiparis wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak dan membuat daftar arsip dinamis berdasarkan dua kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Prosedur peminjaman dan pengembalian arsip perlu diterapkan sehingga arsip tetap terjaga dengan baik.
Pemeliharaan arsip, yang dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan bertujuan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik, yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam membuat arsip seperti kertas, tinta, dan lem. Selain itu, mencegah kerusakannya dari faktor ekstrinsik yang berasal dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, dan serangga juga penting dilakukan. Oleh karena itu, untuk memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berventilasi yang baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, dan lainnya.
Penyusutan arsip dinamis, adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan arsiparis, masyarakat, bangsa dan negara.

Itulah tadi sedikit penjelasan agar Anda lebih mengenal arsip dinamis. Dengan mengetahui arsip ini, Anda pun jadi lebih mengerti pentingnya mengelola arsip dinamis untuk kepentingan perusahaan ataupun organisasi Anda. Kami dari PrimaDoc juga memiliki layanan untuk pengelolaan arsip ini, dengan pengalaman bertahun-tahun melayani berbagai klien dan didukung teknologi terkini, pengelolaan arsip dapat dilakukan lebih profesional dan efektif. Tertarik dengan layanan kami? Hubungi sekarang untuk selengkapnya! (Pradana)