Kemudahan Pencarian Dokumen Tersimpan dengan PrimaDoc

Kemudahan Pencarian Dokumen Tersimpan dengan PrimaDoc

Pencarian Dokumen – Pada era modern dengan perkembangan teknologi informasi yang pesat seperti saat ini, masalah utama dalam kearsipan telah bergeser dari cara mengakses menjadi penyajian data informasi yang dibutuhkan secara selektif. Jumlah dokumen perusahaan pun bertambah secara masif, sehingga kebutuhan akan pengelolaan dokumen yang lebih efisien juga semakin meningkat. Salah satu bagian yang penting dalam pengelolaan arsip adalah metode pencarian dokumen tersimpan yang dibutuhkan oleh pengguna. 

Berbeda dengan masa sebelumnya, kini teknologi berperan penting sebagai penunjang efisiensi dalam pencarian dokumen. Semakin besar suatu perusahaan, maka manajemen dokumen yang dibutuhkan akan lebih kompleks. Hal ini disebabkan ruang lingkup pekerjaannya yang semakin luas, selain itu arsiparis harus mengontrol dan menyajikan data yang dibutuhkan secara cepat. Apalagi dengan semakin kompleksnya permasalahan suatu instansi, maka cara pencarian dokumen juga menjadi lebih rumit.

Dokumen fisik yang harus didokumentasikan oleh perusahaan juga memiliki banyak risiko, karena hanya dapat bertahan selama kurun waktu tertentu akibat ketahanan bahan kertasnya. Oleh karena itu, Anda memerlukan penjagaan ekstra dari faktor yang dapat merusaknya, contohnya seperti kelembaban udara dan human error.

Selain itu, pencarian dokumen tentu tidak mungkin lagi dilakukan secara manual, khususnya jika jumlah dokumen yang Anda miliki sangat banyak. Hal ini membuat pengguna (user) membutuhkan suatu sistem otomatis atau aplikasi dalam mencari dokumen yang diinginkan.

Pencarian Dokumen dengan Memanfaatkan Teknologi Sistem Informasi

Sistem manajemen dokumen berbasis teknologi menjadi pilihan terbaik saat ini untuk mengelola dokumen. Sistem ini dapat mengelola dokumen berupa kertas, microfilm, dan dokumen lainnya yang dialih media menjadi format digital yang kemudian diunggah ke dalam Software Document Management System (DMS) berbasis web ataupun aplikasi. Selanjutnya, dokumen dapat diakses, dicari, ditampilkan dan dibagikan oleh pengguna melalui sistem manajemen dokumen digital ini. 

Perlu Anda ketahui, menurut Wursanto dalam Jurnal Kearsipan terdapat tiga unsur dalam sistem kearsipan yang baik, meliputi:

• Penyimpanan (storing)
• Penempatan (placing)
• Penemuan kembali

Ketiga unsur ini sangat krusial untuk Anda perhatikan agar pencarian menjadi lebih efisien dan cepat. Dengan begitu, pengambilan keputusan dan proses bisnis instansi atau perusahaan yang Anda kelola juga lebih efektif. Oleh karena itu, kehadiran sistem informasi sangat penting agar sistem kearsipan Anda lebih maksimal.

Mengenal Metode Pencarian Dokumen yang Relevan

Pada umumnya sistem pencarian dokumen masih memiliki kecocokan rendah antara kata kunci (keyword) yang dimasukkan dengan dokumen yang ditampilkan. Meskipun begitu, berkat perkembangan teknologi, kini telah tersedia metode pencarian dokumen yang lebih praktis dan efektif, yang disebut Sistem Temu Kembali Informasi (STKI). Perlu Anda ketahui, dalam sistem ini terdapat dua proses utama dalam pencarian,  yaitu indexing dan retrieval. Tujuan utama dari STKI ini adalah untuk menemukan kembali dokumen yang berisi informasi yang relevan dengan query yang diinputkan oleh pengguna. 

Pada praktiknya, metode yang digunakan dalam STKI ini biasanya melibatkan pencocokan string (string matching). Sementara itu, teknik pencarian data dilakukan dengan mencocokkan pola-pola string, sehingga mendekati pola data yang dicari. Selanjutnya, pencarian dokumen dapat dilakukan berdasarkan kategori arsip, jenis arsip maupun waktu penyimpanan arsip dengan memasukkan keyword dokumen. Dengan menerapkan metode pencarian ini data yang dimasukkan akan menghasilkan output yang lebih cepat dan valid, sehingga  dapat memberikan Anda kualitas layanan administrasi kearsipan yang lebih baik.

Selain itu, perlu Anda ketahui juga bahwa file dokumen tergolong data tidak terstruktur, sehingga pengelolaan, penyimpanan, dan pencarian ulang dokumen lebih sulit dibandingkan dengan informasi terstruktur seperti tabel. Untuk mengatasi hal ini, sudah banyak metode yang ditambahkan dalam STKI, salah satunya adalah fitur klasterisasi (clustering) dalam indexing informasi. Kelebihan dari sistem ini adalah mampu menyajikan data hasil pencarian dengan cara mengelompokkan seluruh dokumen hasil pencarian sesuai dengan kemiripan antar dokumen yang berkaitan.

Fitur Pencarian Dokumen dalam Aplikasi yang Dapat Diandalkan

Salah satu Sistem Temu Kembali Informasi yang dapat diandalkan untuk mencari informasi dari arsip yang tersimpan di sistem dapat Anda temukan pada salah satu fitur aplikasi PrimaDoc. Aplikasi web-based ini memiliki fitur yang dikembangkan untuk kemudahan pencarian, meliputi proses tokenisasi dan filtering. Soal keamanan data Anda juga tidak perlu khawatir, karena PrimaDoc hadir dengan menggunakan teknologi terkini yang tentunya lebih aman dan memudahkan Anda dalam melakukan pencarian.  Pengelolaan dokumen pun dilakukan secara profesional dan mudah diakses bahkan dari mana saja Tidak hanya itu, PrimaDoc juga memiliki fitur berbagi, scanning dokumen, dan suggestion untuk memberi saran keyword  dalam arsip Anda, yang mampu membantu pengguna untuk pratinjau dokumen yang dibutuhkan. Dengan berbagai keunggulan ini, PrimaDoc tentu akan menjadi pilihan tepat untuk mengatasi masalah Anda. Jadi, siap beralih ke PrimaDoc? Hubungi kami untuk selengkapnya!