Jasa Alih Daya Kearsipan, Memudahkan Sistem Kerja Perusahaan
Pada era modern seperti saat ini, menggunakan jasa alih daya kearsipan dapat menjadi solusi praktis untuk tingkatkan efisiensi pengelolaan arsip perusahaan. Mengapa demikian?
Mengingat masih banyaknya perusahaan yang mengedepankan penggunaan dokumen fisik, maka pengelolaan yang dilakukan secara swadaya cukup merepotkan. Apalagi jika SDM yang dimiliki kurang mumpuni, tentunya biaya yang dibutuhkan menjadi lebih besar.
Untuk itu, sebelum Anda memilih vendor yang menyediakan jasa alih daya kearsipan, ketahui dahulu informasi selangkapnya berikut ini!
Apa itu Jasa Alih Daya Kearsipan?
Secara umum, alih daya atau dikenal juga dengan sebutan outsourcing merupakan aktivitas untuk mengalihkan pekerjaan yang terdapat di dalam perusahaan kepada pihak eksternal melalui perjanjian yang disepakati antara perusahaan Anda dengan vendor alih daya.
Biasanya aktivitas ini melibatkan profesional yang diawasi dan digaji langsung oleh vendor, sehingga kualitasnya lebih terjaga.
Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa jasa alih daya kearsipan merupakan bentuk outsourcing kebutuhan pengelolaan arsip yang diserahkan perusahaan kepada vendor.
Mengapa Jasa Alih Daya Kearsipan Dibutuhkan?
Pertanyaan ini tentunya akan muncul ketika Anda mengajukan ide mengenai jasa alih daya kearsipan kepada manajemen atau juga pemegang saham mayoritas perusahaan.
Jika Anda menemukan kekhawatiran seperti ini, maka Anda perlu mengetahui beberapa alasan mengapa jasa alih daya kearsipan benar-benar dibutuhkan. Beberapa alasannya meliputi:
1. Efisiensi biaya untuk departemen kearsipan
Seperti yang sempat disinggung di awal, biaya yang dibutuhkan untuk tranining SDM kearsipan sendiri tidaklah sedikit. Tentunya biaya yang dikeluarkan menjadi lebih tinggi, sehingga efisiensi biaya untuk kebutuhan pengelolaan arsip menjadi kurang efisien.
Lain halnya jika Anda menggunakan jasa alih daya kearsipan, karena mereka biasanya telah memiliki para profesional dengan pengalaman untuk mengelola arsip tanpa perlu pelatihan lebih lanjut.
Selain itu, Anda juga tidak perlu mengeluarkan biaya dan effort lebih untuk perekrutan karyawan mengingat keseluruhan prosesnya dilakukan oleh vendor penyedia jasa alih daya kearsipan.
2. Dapat lebih fokus dalam mengembangkan bisnis
Alasan lain yang melandasi sebuah entitas bisnis untuk memilih jasa alih daya kearsipan adalah kemudahan yang ditawarkan.
Mengingat manajemen tidak perlu lagi direpotkan dengan urusan perekrutan dan traning pegawai, maka effort perusahaan dapat difokuskan untuk menemukan strategi yang tepat untuk memperoleh tambahan pendapatan atau juga rencana ekspansi untuk mengembangkan bisnis.
3. Beban operasional perusahaan ikut berkurang
Dalam hal merekrut pegawai baru, ada banyak komponen biaya yang perlu diperhitungkan agar beban operasional perusahaan tidak membengkak. Mulai dari gaji bulanan, tunjangan profesi dan hari raya, hingga asuransi perlu diperhatikan dengan benar.
Hal ini tidak perlu Anda lakukan jika menggunakan jasa alih daya kearsipan, karena semua komponen tersebut sudah di-cover oleh penyedia jasa. Anda hanya menerima hasilnya saja.
Memilih Jasa Alih Daya Kearsipan, Mulai dari Mana?
Anda masih kebingungan untuk menentukan vendor penyedia jasa alih daya kearsipan terbaik untuk perusahaan? Jika iya, maka sudah saatnya Anda berkenalan dengan solusi yang ditawarkan PrimaDoc.
Sebagai vendor kearsipan satu atap yang telah dipercaya banyak perusahaan, PrimaDoc menyediakan jasa alih daya kearsipan berkualitas yang dapat membantu Anda dalam mengelola arsip fisik yang dimiliki dengan lebih mudah dan terpercaya.
Semua profesional di bawah PrimaDoc telah dilengkapi dengan kualifikasi kearsipan yang mencukupi, sehingga pengelolaan dan penataan dokumen yang Anda miliki tidak perlu diragukan lagi. Mereka benar-benar mengerti keseluruhan alur kearsipan, mulai dari awal produksi dokumen hingga retensi dokumen sesuai standar peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Jadi, sudah siap untuk menjadikan PrimaDoc sebagai jasa alih daya kearsipan untuk perusahaan Anda? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
