Inilah 3 Tips untuk Arsip Lama yang Rentan Rusak

Arsip lama sering kali menjadi salah satu jenis dokumen yang paling rentan terhadap kerusakan. Seiring waktu, dokumen ini dapat mengalami degradasi fisik akibat berbagai faktor, seperti usia yang semakin tua, kondisi lingkungan yang kurang terkontrol, atau penanganan yang kurang hati-hati. Kerusakan arsip lama ini bukan hanya mengancam keberlanjutan informasi penting, tetapi juga dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Untuk itu, sangat penting bagi perusahaan untuk menjaga arsip lama agar tetap aman. Berikut tiga tips penting untuk melindungi arsip lama dan mencegah kerusakan yang bisa merugikan perusahaan Anda!

1. Penyimpanan yang Tepat untuk Arsip Lama

Salah satu faktor utama yang menyebabkan arsip lama cepat rusak adalah kondisi penyimpanan yang tidak sesuai. Arsip-arsip fisik, terutama yang sudah berumur, sangat rentan terhadap kerusakan fisik akibat suhu ekstrem, kelembaban tinggi, atau paparan langsung terhadap sinar matahari. Selain itu, keberadaan hama seperti tikus atau serangga juga bisa menyebabkan kerusakan pada dokumen yang berharga.

Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa arsip lama disimpan dalam ruangan dengan suhu yang terkendali dan bebas dari kondisi yang dapat merusak dokumen. Pastikan suhu dan kelembaban ruangan tetap stabil, idealnya antara 18-22°C dan kelembaban sekitar 40-60%. Ruang penyimpanan juga harus bebas dari sinar matahari langsung dan terlindungi dari hama. Menggunakan rak arsip tertutup atau lemari arsip yang kedap udara dapat membantu mencegah paparan lingkungan yang merusak.

Jika memungkinkan, pertimbangkan untuk memindahkan arsip lama ke dalam kontainer penyimpanan khusus yang dirancang untuk melindungi dokumen dari kerusakan fisik. Untuk arsip yang sangat berharga, penggunaan lembar pelindung plastik atau folder arsip berkualitas tinggi bisa menjadi pilihan yang bijak untuk menjaga kondisi fisik dokumen.

2. Digitalisasi Arsip Lama untuk Keamanan Jangka Panjang

Selain penyimpanan fisik yang tepat, digitalisasi adalah salah satu cara terbaik untuk melindungi arsip lama dari kerusakan. Seiring waktu, arsip fisik pasti akan mengalami degradasi. Kertas bisa menguning, sobek, atau hilang seiring bertambahnya usia. Untuk itu, digitalisasi arsip menjadi langkah penting yang tidak hanya mengamankan informasi, tetapi juga mempermudah akses dan pengelolaan dokumen.

Dengan mengonversi arsip lama menjadi format digital, Anda tidak hanya melindungi dokumen dari kerusakan fisik, tetapi juga memudahkan proses pencarian dan pengelolaan dokumen. Document Management System (DMS) yang terintegrasi memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dokumen dalam format yang aman dan mudah diakses, bahkan dari jarak jauh. Digitalisasi arsip juga membuat pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan efisien, mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari arsip fisik yang tersimpan dalam tumpukan besar.

Selain itu, dengan menggunakan sistem backup otomatis dalam DMS, arsip digital dapat diproteksi dari kehilangan data akibat kerusakan perangkat keras atau serangan siber. Dokumen yang telah dipindai dan disimpan dalam sistem digital dapat diakses kapan saja dan di mana saja, tanpa harus khawatir terhadap kerusakan fisik pada arsip lama.

3. Pemeliharaan dan Pengelolaan Arsip yang Teratur

Pengelolaan arsip lama yang teratur sangat penting untuk mencegah kerusakan lebih lanjut. Arsip yang tidak dikelola dengan baik cenderung menjadi berantakan dan sulit ditemukan saat dibutuhkan. Selain itu, penanganan yang tidak tepat, seperti sering membuka dan menutup dokumen dengan kasar, dapat memperburuk kondisi arsip tersebut.

Untuk itu, penting untuk melakukan perawatan berkala pada arsip lama. Lakukan pemeriksaan terhadap dokumen secara rutin, pastikan tidak ada tanda-tanda kerusakan seperti sobekan, jamur, atau noda yang dapat merusak dokumen lebih lanjut. Jika ditemukan dokumen yang rusak, segera lakukan tindakan perbaikan dengan menggunakan teknik konservasi yang sesuai atau serahkan kepada ahli konservasi arsip.

Selain itu, pastikan bahwa setiap arsip lama yang tidak lagi diperlukan sudah dimusnahkan dengan cara yang aman dan sesuai prosedur. Jangan biarkan arsip yang sudah tidak relevan menumpuk dan memenuhi ruang penyimpanan Anda. Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang jelas dan teratur akan membantu Anda mengelola arsip dengan lebih efisien, memastikan bahwa hanya arsip yang masih diperlukan yang tetap disimpan.

Kerusakan arsip bisa menjadi masalah serius yang mengganggu kelancaran operasional perusahaan Anda. Oleh karena itu, penting untuk mengambil langkah-langkah preventif agar arsip lama tetap aman dan terjaga. Dengan penyimpanan yang tepat, digitalisasi arsip, dan pengelolaan yang teratur, Anda dapat melindungi informasi berharga perusahaan dari kerusakan yang tidak diinginkan.

Pastikan arsip lama perusahaan Anda tetap aman dan terjaga. Konsultasikan dengan tim marketing PrimaDoc untuk mengeksplorasi solusi pengelolaan arsip yang aman dan efisien. Dengan PrimaDoc, arsip perusahaan terlindungi dengan baik, membantu Anda fokus mengembangkan bisnis tanpa khawatir kehilangan data penting.

Segera hubungi tim marketing PrimaDoc dan dapatkan solusi pengelolaan arsip yang tepat! Lindungi arsip lama perusahaan Anda dengan solusi digital yang aman dan efisien.