5 Alasan Perusahaan Anda Harus Menerapkan Sistem Digital
Seberapa penting sebenarnya sistem digital bagi perusahaan pada era modern sekarang ini? Implementasinya seakan-akan menjadi keharusan, bukan sekedar pilihan.
Padahal masih banyak kita temukan perusahan tanah air yang masih bertahan dengan cara lama, yaitu menggunakan sistem manual untuk menjalankan perusahaannya. Alhasil, banyak yang terpaksa ‘gulung tikar’ dan kalah dari kompetisi yang begitu cepat dan sengit.
Urgensi penggunaan sistem digital yang diadopsi dengan kecepatan kilat juga ikut memuncak, karena rantai pasok yang semakin cepat berputar dan distribusi informasi yang cepat jadi dibutuhkan.
Untuk itu, kita harus menarik benang merahnya dan kembali ke awal, yaitu menyelesaikan permasalahan dasar yang dihadapi perusahaan, yaitu pengelolaan arsip.
Setidaknya ada 5 alasan mengapa perusahaan Anda harus memulai implementasi sistem digital pada proses pengelolaan arsip, antara lain:
Alasan #1: Kebutuhan Transfer Informasi yang Cepat dan Tak Terbendung
Pada satu dekade lalu, kita masih jamak menemui perusahaan yang tidak menggunakan sistem digital dan masih dapat bertahan dengan metode pengelolaan arsip fisik.
Kini, hal tersebut benar-benar telah berubah. Bertahan pada penggunaan arsip fisik dapat mengorbankan efisiensi dan efektivitas penggunaan informasi pada dokumen.
Kita ambil contoh pada proses pengambilan keputusan sebuah perusahaan. Pencarian dokumen yang tidak didukung sistem digital akan memakan waktu berhari-hari, khususnya jika data yang dibutuhkan tidak beraturan dan cukup banyak.
Di sisi lain, perusahaan kompetitor telah menggunakan sistem digital kearsipan. Mereka hanya membutuhkan hitungan detik untuk mencari data yang dibutuhkan. Tentunya kompetitor akan lebih cepat mengambil keputusan dan mengalahkan perusahaan yang masih menggunakan metode pengelolaan arsip fisik.
Alasan #2: Meminimalisir Kehilangan dan Pencurian Arsip Dokumen
Kejadian arsip yang terselip atau juga dicuri bukanlah kejadian langka pada pengelolaan arsip fisik. Langkah mitigasi pun sulit dilakukan, karena umumnya pengelolaan dokumen fisik tidak disertai backup dokumen pada media lainnya.
Di sinilah peran sistem digital untuk kearsipan dibutuhkan, karena mampu menjadi media untuk meminimalisir kehilangan dan pencurian arsip vital.
Seluruh data dan dokumen yang Anda miliki akan tersedia secara digital, dengan backup data yang tersedia pada server yang aman.
Alasan #3: Lebih Hemat Biaya dan juga Tempat
Kebutuhan lahan untuk gudang penyimpanan arsip, stok kertas dan tinta printer akan terus meningkat seiring berjalannya waktu.
Hal ini tidak perlu terjadi jika Anda menggunakan sistem digital untuk pengelolaan arsip, karena seluruh arsip telah tersedia dalam format digital.
Dengan menggunakan aplikasi kearsipan seperti Document Management System (DMS), perusahaan Anda dapat berhemat hingga jutaan rupiah, karena sistem kearsipan digital hanya membutuhkan ruangan kecil untuk penyimpanan server dan instalasinya terbilang mudah dilakukan.
Alasan #4: Mempermudah Koordinasi antar Departemen
Mengingat sistem digital mampu mengintegrasikan jaringan antar departemen dalam perusahaan, maka koordinasi lintas bidang juga jadi mudah dilakukan.
Distribusi informasi yang lebih cepat ini memungkinkan koordinasi mengenai kebijakan dan strategi baru perusahaan dapat disosialisasikan hanya dalam hitungan detik.
Dengan sistem koordinasi antar departemen yang lebih efisien, tentunya operasional bisnis ikut berjalan lancar dan efektif pula.
Alasan #5: Ikut Serta dalam Gerakan Go Green
Bertahun-tahun sudah perusahaan dan industri dianggap menyumbang pemanasan global berkelanjutan. Saatnya hal tersebut kita ubah perlahan-lahan!
Dengan adanya sistem digital, nantinya kita akan mampu memulai gerakan kantor less paper, di mana penggunaan kertas dapat ditekan sebisa mungkin untuk menyelamatkan bumi dari bahaya pemanasan akibat hutan yang terus-menerus ditebang.
Selain itu, ikut serta dalam kampanye go green juga tidak hanya baik bagi bumi, tetapi juga citra perusahaan Anda di masyarakat.
Itulah tadi sepintas mengenai beberapa alasan di balik pentingnya adopsi sistem digital yang dimulai dari pengelolaan arsip perusahaan Anda.
Solusi Sistem Digital untuk Pengelolaan Arsip yang Tepat
Masih bingung mencari aplikasi yang tepat untuk mendukung implementasi sistem kearsipan digital di perusahaan? Tenang saja, PrimaDoc memiliki solusi aplikasi DMS yang dapat diandalkan!
Didukung kelebihan berupa hadirnya fitur yang lengkap hingga web based app yang memungkinkan akses dasbor dari berbagai perangkat, tentunya aplikasi PrimaDoc menjadi pilihan menarik yang dapat Anda pertimbangkan.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
