Ini Dia Keunggulan Proses Digitalisasi Dokumen bersama PrimaDoc!
Sebelum memilih vendor manajemen arsip untuk melakukan alih media dokumen, Anda perlu terlebih dahulu mengetahui apa saja proses digitalisasi dokumen dan apa keunggulannya. Hal ini akan sangat penting untuk menentukan sejauh apa nilai manfaat tata kelola dan dokumen digital bagi perusahaan Anda.
Proses digitalisasi dokumen bersama PrimaDoc menawarkapn sejumlah keunggulan yang dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan manajemen dokumen dalam bisnis. Apabila Anda berencana untuk menggunakan pelayanan PrimaDoc, maka ada beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan. hal tersebut meliputi:
1. Meningkatkan manajemen dokumen
Proses digitalisasi dokumen akan menciptakan sebuah sistem yang baru dalam hal tata kelola dokumen, administrasi, dan kolaborasi. Dokumen yang telah berubah ke dalam bentuk elektronik memiliki ukuran yang ringkas, lebih aksesibel, dan tentunya memudahkan proses temu kembali dokumen. Dampaknya, pekerjaan dan distribusi informasi di organisasi Anda pun akan lebih cepat, memangkas penggunaan waktu yang kurang efisien.
Peningkatan manajemen dokumen juga dapat dirasakan dari segi kelancaran kolaborasi antar tim. Proses digitalisasi dokumen akan mengubah format dan penyimpanan dokumen menjadi elektronik dalam satu penyimpanan terpusat yang dapat diakses oleh beberapa orang sekaligus dari mana saja dan kapan saja. Hal ini tentunya juga didukung dengan sistem keamanan dan hak akses yang kuat.
2. Meningkatkan keamanan data
Penyimpanan dokumen secara elektronik dapat meningkatkan keamanan dalam berbagai artian. Yang pertama adalah melindungi dokumen maupun arsip penting dari risiko kerusakan seperti kebakaran, bencana alam, dan sebagainya. Selama proses digitalisasi dokumen juga didukung dengan penyimpanan yang direkomendasikan oleh PrimaDoc, dokumen perusahaan akan tetap aman sekalipun perangkat komputer kantor mengalami kerusakan.
Dari sisi keamanan akses, proses digitalisasi dokumen adalah langkah yang tepat untuk memiliki kontrol penuh atas hak akses. Dengan PrimaDoc sebagai basis aplikasi manajemen dokumen, Anda dapat memberikan hak akses dokumen kepada pihak-pihak yang berwenang dan bahkan melihat aktivitas terakhir yang terjadi pada dokumen-dokumen Anda. sehingga setiap langkah dan tindakan menjadi lebih transparan.
3. Mengurangi biaya
Selain keamanan dan optimalisasi manajemen, proses digitalisasi dokumen juga dapat meminimalisir pengeluaran dan mengefisienkan anggaran. Biaya seperti peralatan kantor, gudang penyimpanan, maupun sarana prasarana fisik lainnya dapat ditekan sebagian bahkan hampir seluruhnya.
4. Meningkatkan produktivitas
Dengan berbagai keunggulan yang telah disebutkan sebelumnya, proses digitalisasi dokumen pada akhirnya dapat memfasilitasi bisnis untuk memiliki daya saing yang lebih tinggi dan performa yang lebih prima. Tak ada lagi masalah seputar tata kelola dokumen yang kerap mengganggu aktivitas perusahaan seperti misinformasi, kerancuan data, maupun dokumen yang hilang. Anda dapat sepenuhnya mengalokasikan sumber daya kepada hal-hal yang lebih produktif.
Transformasi digital lebih mudah dan praktis dengan keunggulan-keunggulan PrimaDoc
PPematangan sistem digital perusahaan dapat dicapai melalui perbaikan manajemen dokumen, keamanan data, dan efisiensi biaya. Hal ini tentunya dapat menjadi fondasi yang kuat untuk membawa perusahaan pada ketatnya persaingan bisnis di era transformasi digital. Oleh karena itu, memulai proses digitalisasi dokumen dapat dilihat sebagai sebuah bentuk investasi di masa depan.
Untuk memastikan bahwa investasi tersebut menghasilkan output yang sesuai harapan, Anda memerlukan partner terpercaya untuk membantu mewujudkannya. Dalam hal ini, PrimaDoc siap menjadi mitra kepercayaan perusahaan Anda yang mampu menjamin keamanan, kualitas, hingga pertanggungjawaban yang telah memenuhi standar kearsipan SDM PrimaDoc adalah tenaga ahli unggulan yang telah bersertifikat Arsip Nasional Republik Indonesia(ANRI). Jadi, tunggu apa lagi? Segera digitalisasikan dokumen bersama PrimaDoc dan siapkan diri menjadi perusahaan berdaya saing tinggi di era industri 4.0! (Deanita)
