Ciptakan Lingkungan kerja yang Ringkas, Rapi dan Bersih dengan Digitalisasi Arsip
Digitalisasi arsip menjadi tren transformasi di dunia bisnis saat ini. Dengan kemajuan teknologi pengelolaan arsip digital saat ini, perusahaan mulai menyadari manfaat besar yang dapat diperoleh dari mengubah arsip fisik menjadi format digital. Dengan beralih ke sistem arsip digital, perusahaan dapat mengurangi jumlah arsip kertas yang harus disimpan. Hal ini mampu menjadi solusi untuk mengurangi kekacauan akibat banyaknya jumlah arsip kertas yang terus bertambah, terutama ketika dihadapkan dengan keterbatasan kapasitas ruang penyimpanan arsip.
Mengapa Perlu Melakukan Digitalisasi Arsip?
Lingkungan kerja yang kondusif menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi produktivitas karyawan. Lingkungan kerja yang kacau karena tumpukan arsip yang tidak diorganisir dengan baik, akan membuat karyawan karyawan tidak nyaman dan kesulitan untuk fokus. Hal ini pada akhirnya akan berdampak pada produktivitas dan kualitas kerja mereka. Oleh sebab itu, perusahaan perlu mewujudkan lingkungan kerja yang ringkas, rapi dan bersih.
Tumpukan arsip yang menyebabkan kekacauan di lingkungan kerja dapat dialami oleh setiap perusahaan, baik yang memiliki ruang penyimpanan luas maupun sempit. Seiring dengan kegiatan bisnis perusahaan, jumlah dokumen yang dihasilkan akan terus bertambah. Ketika pertumbuhan dokumen ini tidak diiringi dengan penataan arsip yang baik, maka dokumen akan tercecer dan menimbulkan kekacauan di tempat kerja. Terlebih lagi, ketika jumlah arsip yang dihasilkan tidak sebanding dengan kapasitas ruang penyimpanan arsip yang dimiliki perusahaan.
Ketika dokumen kertas tidak lagi relevan dengan prinsip efisiensi di era digital ini, digitalisasi arsip dapat menjadi solusinya. Digitalisasi juga menjadi strategi yang efektif untuk menerapkan konsep budaya Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin (5R). Dengan meminimalisir jumlah dokumen fisik yang harus disimpan, sistem arsip digital secara otomatis akan mengurangi area yang diperlukan untuk menyimpan dan mengelola dokumen. Hal ini akan membuat ruang kantor menjadi lebih mudah untuk tampil bersih, rapi dan ringkas.
Selain itu, sistem digital juga memungkinkan dokumen dapat disimpan dan dicari dengan lebih mudah dan cepat. Hal ini pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas karyawan dan mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Kebutuhan sarana prasarana untuk pengelolaan dan penyimpanan arsip pun akan berkurang secara signifikan.
Apakah Menyimpan Arsip Digital Aman?
Digitalisasi arsip memang dapat menciptakan kemudahan akses terhadap seluruh data dan arsip perusahaan. Namun bagi beberapa pihak, kemudahan dan efisiensi ini menimbulkan kekhawatiran akan keamanan terhadap dokumen-dokumen penting perusahaan. Sistem digital dianggap rentan terhadap akses ilegal dan kebocoran data penting perusahaan. Namun apakah benar demikian?
Pada dasarnya, setiap sistem penyimpanan arsip memiliki resiko terhadap kebocoran data. Begitu juga pada sistem penyimpanan arsip kertas, dimana arsip tetap berpotensi untuk dicuri oleh pihak luar. Keamanan sistem penyimpanan arsip tidak ditentukan oleh cara penyimpanannya, namun lebih pada sistem keamanan yang dimiliki.
Perkembangan teknologi penyimpanan arsip digital dibarengi dengan sistem keamanan yang semakin canggih. Aplikasi PrimaDoc merupakan aplikasi pengelolaan arsip digital yang telah didukung dengan sistem keamanan yang canggih untuk melindungi kerahasiaan data penting perusahaan. Aplikasi PrimaDoc dilengkapi dengan fitur pembatasan hak akses, yang memungkinkan Anda untuk membatasi akses ke data penting. Dengan begitu, perusahaan dapat meningkatkan keamanan data serta mengurangi risiko akses dan penyalahgunaan data.
Tantangan Digitalisasi Arsip
Untuk beralih ke sistem arsip digital, Anda perlu melakukan proses alih media. Alih media merupakan tahapan untuk mengubah arsip kertas yang dimiliki perusahaan menjadi format digital. Alih media biasanya dilakukan dengan proses scanning/pemindaian.
Meskipun terdengar sederhana, alih media arsip merupakan tahapan digitalisasi arsip yang menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Selain melakukan pemindaian, file digital hasil pemindaian akan diolah lebih lanjut untuk dilakukan perbaikan gambar, koreksi warna, pengaturan resolusi, dan lain sebagainya. Dengan banyaknya jumlah arsip yang dimiliki perusahaan, proses alih media arsip akan membutuhkan banyak waktu yang berdampak pada tertundanya proses digitalisasi arsip.
Dengan menggunakan layanan alih media arsip PrimaDoc, Anda dapat mempercepat proses digitalisasi arsip dengan mengubah dokumen cetak menjadi format digital tanpa memberikan beban kepada para pegawai. PrimaDoc didukung oleh tim profesional bersertifikat ANRI yang sangat memperhatikan aspek keamanan data arsip penting instansi Anda. Alih media arsip, seperti proses scanning dan pemindaian, adalah tahapan penting dalam digitalisasi arsip.
Meskipun memakan waktu dan tenaga, PrimaDoc dapat membantu mengatasi tantangan tersebut dengan efisiensi dan keahlian dalam melakukan perbaikan gambar, koreksi warna, pengaturan resolusi, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan layanan alih media arsip PrimaDoc, proses digitalisasi arsip perusahaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, memungkinkan instansi Anda untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam pengelolaan arsip digital. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
