Evaluasi SPBE, Langkah Strategis Upaya Perbaikan

Bukan hanya untuk mendapatkan peringkat terbaik, evaluasi SPBE bantu perbaiki sistem! Tingkatkan kualitas layanan publik hingga perkuat organisasi internal,  tingkatkan kualitas penerapan SPBE di instansi Anda sekarang juga!

Evaluasi SPBE menjadi tahapan yang esensial dalam mewujudkan transformasi digital bidang birokrasi dan pelayanan publik di Indonesia. Proses ini perlu dipahami oleh setiap instansi pemerintahan maupun pemerintah daerah sebagai kesempatan untuk memperbaiki kualitas dan capai kematangan SPBE. Namun, apa itu evaluasi SPBE dan bagaimana memanfaatkannya? Ini dia penjelasannya.

Evaluasi SPBE

Evaluasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik(SPBE) merupakan proses analisis dan penilaian terhadap kinerja dan efektivitas sistem tersebut dalam mendukung pengelolaan informasi dan layanan pemerintahan. Evaluasi ini bertujuan untuk mengidentifikasi keberhasilan implementasi SPBE, mengukur dampaknya terhadap efisiensi dan efektivitas pemerintahan, serta mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan.

Evaluasi SPBE diadakan oleh kementerian PANRB setiap setahun sekali dan penilaiannya dilakukan oleh evaluator yang terdiri dari sekelompok orang maupun unit satuan kerja. Evaluator dapat dilakukan secara mandiri oleh pihak instansi itu sendiri atau yang disebut juga sebagai evaluator internal. Setelah hasil evaluasi internal didapatkan, hasil akan ditinjau dan diverifikasi kembali oleh tim ahli dari luar instansi, atau disebut juga evaluator eksternal. 

Indikator evaluasi SPBE

Dalam memberikan penilaian terhadap implementasi SPBE, evaluator dapat mengacu kepada Permen PANRB No. 5 tahun 2018 tentang Evaluasi SPBE. Di dalam peraturan ini, terdapat ketentuan yang mengatur 47 indikator penilaian tingkat kematangan SPBE. indikator tersebut secara umum terdiri dari:

1. 10 indikator Kebijakan internal, meliputi berbagai kebijakan internal yang dibentuk untuk mendasari implementasi SPBE
2. 10 indikator Tata Kelola, meliputi hal-hal yang berkaitan dengan implementasi, kelengkapan tenaga ahli dan fasilitas yang diperlukan
3. 11 indikator Manajemen, meliputi manajemen SPBE di berbagai badan instansi 
4. 16 indikator Layanan, meliputi fungsi dan peran SPBE dalam mengoptimalkan berbagai layanan publik dan kepegawaian

Evaluasi SPBE penting untuk memastikan bahwa investasi dalam teknologi informasi dan transformasi digital memberikan hasil yang diharapkan dan efek positif dalam penyelenggaraan pemerintahan. Dengan menganalisis kinerja SPBE secara teratur, pemerintah dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam mengembangkan, memelihara, dan meningkatkan sistem tersebut.

Tingkatkan indikator evaluasi instansi pemerintahan

Untuk meningkatkan kualitas dan skor tingkat kematangan SPBE di instansi, Anda dapat mencoba kelima hal berikut ini: 

1. Perkuat kebijakan internal mengenai tata kelola, manajemen, hingga layanan SPBE
2. Tigkatkan keterampilan tenaga kerja di bidang manajemen SPBE
3. Lengkapi fasilitas penunjang seperti peralatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
4. Rutin melakukan evaluasi mandiri
5. Bekerja sama dengan pihak ketiga terpercaya

Sebagai komitmen untuk meningkatkan kualitas layanan publik dan integrasi organisasi dalam  mewujudkan transformasi digital, instansi Anda perlu melakukan upaya ekstra untuk terus meningkatkan kematangan SPBE. ini berarti, Anda dan segenap penanggung jawab hingga pegawai instansi perlu mengupayakan tenaga ekstra untuk merencanakan strategi dan langkah yang tepat seperti pada poin satu hingga empat. 

Tentu tidak mudah  melaksanakan hal tersebut di tengah-tengah tugas dan tanggung jawab yang sudah ada. Untuk membantu efektivitas dan efisiensi pekerjaan di instansi Anda, ada baiknya mengandalkan vendor atau perusahaan profesional terpercaya untuk membantu tugas tersebut. 

Dalam hal ini, Anda bisa mempercayakan PrimaDoc, perusahaan penyedia layanan kearsipan yang telah banyak dipercaya berbagai instansi maupun perusahaan  untuk memberikan pendampingan  digitalisasi sistem, terutama sistem manajemen dokumen dan kearsipan. 

Bersama PrimaDoc, beban scan dokumen, arsip, maupun pelatihan kesiapan keterampilan digital dapat terjamin kualitas dan kapasitasnya. Selain dari skill dan sumber daya manusia yang mumpuni, SDM PrimaDoc juga telah tersertifikasi oleh Arsip Negara Republik Indonesia (ANRI), lembaga yang juga memegang peran vital di dalam perancangan dan evaluasi SPBE. 
Oleh sebab itu, waktunya instansi Anda mempercayakan tugas pemberkasan dan kearsipan kepada PrimaDoc untuk meningkatkan level kematangan SPBE di instansi Anda. hubungi PrimaDoc sekarang untuk mendiskusikan kebutuhan Anda bersama tim profesional kami! (Deanita)