Document Management System Membantu Pengelolaan Dokumen Perusahaan Anda
Document management system merupakan solusi untuk pengelolaan dokumen digital yang Anda miliki, karena dilengkapi dengan sistem yang didesain khusus untuk bagian kearsipan. Meskipun begitu, masih banyak perusahaan yang belum mengenal segudang manfaat document management system dari PrimaDoc untuk pengelolaan dokumen.
Apa sebenarnya pengertian document management system dan juga manfaat yang dimiliki. Berikut adalah penjelasan selengkapnya yang tidak ingin Anda lewatkan!
Pengertian Document Management System
Secara sederhana, pengertian document management system adalah sebuah sistem dalam bentuk perangkat lunak (software) untuk pengelolaan dokumen secara digital yang dilakukan melalui media komputer atau laptop yang dilengkapi server untuk menyimpan, menambahkan, mengurangi, dan juga melacak dokumen yang digunakan oleh semua divisi di dalam perusahaan.
Selain itu, document management system juga biasanya dilengkapi sistem enkripsi untuk melindungi dokumen dari tangan yang tidak diinginkan, sehingga keamanan seluruh dokumen lebih terjamin.
Mengapa keberadaan document management system sangat penting dalam perusahaan? Alasannya karena di dalam setiap dokumen terdapat banyak informasi krusial untuk proses bisnis, baik untuk perencanaan kegiatan, penyusunan kebijakan, pengambilan keputusan, pengawasan kinerja, evaluasi kebijakan, dan kegiatan lainnya yang berhubungan dengan masa depan perusahaan Anda.
Manfaat Document Management System untuk Pengelolaan Dokumen
Setelah mengetahui tentang pengertian document management system, kini Anda juga perlu mengetahui tentang manfaat dari penggunaan software ini untuk kepentingan pengelolaan dokumen di perusahaan. Beberapa di antaranya seperti:
- Digitalisasi Dokumen
Dengan adanya perkembangan teknologi, fungsi dari dokumen fisik mulai tergeser oleh adanya dokumen digital. Selain itu, dokumen fisik juga memiliki banyak kekurangan, seperti butuhnya ruangan yang cukup untuk menyimpan seluruh dokumen, adanya rak dan lemari untuk penyimpanan, atau juga risiko kerusakan dokumen akibat bencana dan usia.
Oleh karena itu, banyak perusahaan yang beralih menggunakan document management system untuk mengelola dokumen yang telah dialih media sebelumnya. Dengan adanya sistem ini, Anda dapat memperpanjang masa penggunaan informasi di dalam dokumen dan juga menghemat penggunaan ruangan untuk bagian kearsipan.
- Lokasi Penyimpanan Dokumen yang dapat Disesuaikan
Jika keamanan informasi di dalam dokumen digital menjadi perhatian Anda, maka tidak lagi perlu khawatir. Dengan menggunakan document management system dari PrimaDoc, Anda dapat menyesuaikan lokasi penyimpanan pada server yang diletakkan di dalam perusahaan atau juga melalui penyimpanan berbasis cloud. Keduanya sama-sama terjamin keamanannya, yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan data di perusahaan Anda.
- Mengindeks Dokumen secara Otomatis
Jika sebelumnya Anda harus mengindeks atau indexing dokumen secara manual, maka dengan adanya document management system, hal tersebut tidak lagi diperlukan, khususnya jika Anda menggunakan solusi kearsipan dari PrimaDoc. Dengan memanfaatkan software khusus kearsipan ini, Anda dapat mengklasifikasi dokumen berdasarkan parameter tertentu, seperti berdasarkan abjad atau juga angka.
Selain itu, pencarian arsip menggunakan document management system juga menjadi lebih mudah dan cepat, karena seluruhnya dapat dilakukan dalam hitungan detik. Dengan begitu, proses bisnis di dalam perusahaan juga lebih efisien.
- Akses Dokumen yang dapat Diatur
Tentunya Anda tidak ingin jika dokumen digital yang dimiliki dapat diakses sembarang orang. Dengan menggunakan document management system dari PrimaDoc, Anda dapat mengatur akses yang berbeda untuk setiap peran di dalam perusahaan. Misalnya admin, manajer, pengelola gudang, dan fungsi perusahaan lainnya. Dengan begitu, keamanan dokumen digital pun lebih terjamin.
- Sistem Enkripsi untuk Mencegah Pencurian Dokumen
Manfaat document management system lainnya adalah ketersediaan sistem enkripsi yang dapat mencegah dokumen Anda dicuri oleh peretas (hacker) yang dapat memanfaatkan informasi yang terkandung di dalamnya untuk hal yang tidak diinginkan.
Cara kerjanya adalah dengan mengubah wujud informasi di dalam dokumen menjadi format yang lain secara acak, sehingga lebih sulit dipahami. Untuk dapat mengaksesnya, dibutuhkan metode atau kode khusus untuk membacanya. Nantinya, informasi yang sudah dienkripsi akan meningkat keamanannya, karena kode atau metode pembacaan hanya akan diketahui oleh yang perusahaan Anda dan pihak lainnya yang ditujukan untuk memanfaatkan informasi di dalamnya.
- Meningkatkan Efektivitas Sharing Dokumen
Dengan adanya document management system, Anda juga dapat membuat proses sharing dokumen antar divisi menjadi lebih cepat. Dengan begitu, setiap divisi yang telah selesai dengan penggunaan dokumen dapat langsung mengembalikannya. Hal ini tentunya dapat meningkatkan efektivitas dari penggunaan informasi untuk tujuan perusahaan dalam proses bisnis sehari-hari.Itulah penjelasan mengenai pengertian document management system dari PrimaDoc dan juga manfaatnya bagi keberlangsungan perusahaan Anda. Jadi, tidak ada alasan lagi untuk tidak beralih menggunakan solusi pengelolaan arsip digital dari PrimaDoc. Hubungi kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya!(Pradana)
