DMS, Optimalkan Sistem Kerja Perusahaan Agro Industri Anda
Apakah Anda sudah melengkapi perusahaan agro industri yang dikelola dengan document management system (DMS) yang tepat? Jika belum, maka sudah saatnya Anda mengoptimalkan penggunaan sistem ini agar efisiensi dan efektivitas penggunaan dokumen pada perusahaan dapat terwujudkan.
Apalagi mengingat era 4.0 telah menjadikan digitalisasi sebagai keharusan, sehingga mau tidak mau Anda pun harus mulai menggunakan document management system agar tidak tertinggal dari perusahaan agro industri lainnya.
Lalu, bagaimana dampak implementasi document management system yang sesungguhnya bagi agro industri? Pelajari selengkapnya berikut ini!
Pengertian Document Management System
Perlu Anda ketahui, document management system atau DMS adalah sebuah sistem yang diakses dalam bentuk software atau juga aplikasi yang berguna untuk mengelola dokumen, khususnya dalam setiap life cycle dokumen digital yang dimiliki oleh perusahaan atau juga instansi pemerintahan.
Kini, berkat semakin meluasnya penggunaan document management system dan teknologi yang semakin maju, perusahaan agro industri juga dapat memanfaatkannya untuk memenuhi berbagai kebutuhan agar penggunaan dokumen menjadi lebih optimal.
Fungsi Dokumen Manajemen Sistem untuk Agro Industri
Mungkin belum banyak yang mengetahui bahwa document management system juga memiliki fungsi yang cukup signifikan dalam mendukung proses produksi pada perusahaan agro industri. Setidaknya ada empat fungsi utama dari sistem ini, meliputi:
1. Pengawalan seluruh proses bisnis agro industri
Tahukah Anda, document management system umumnya dilengkapi dengan fitur untuk membantu proses pengawalan (monitoring) seluruh proses pada sebuah perusahaan agro industri. Caranya dengan mengecek secara berkala setiap tahap produksi melalui informasi yang disajikan secara real time pada aplikasi atau juga software yang Anda gunakan.
Fungsinya ini tentunya cukup esensial, karena dapat memangkas waktu untuk supervisi secara langsung di lapangan. Apalagi jika Anda menggunakan aplikasi DMS dari PrimaDoc yang dilengkapi web based app, maka monitoring dapat dilakukan dari mana saja dan kapan saja.
2. Update manajemen dan administrasi dengan cepat
Tidak hanya proses produksi saja yang diuntungkan dengan adanya document management system, melainkan juga manajemen dan administrasi perusahaan. Hal ini jadi memungkinkan karena sistem ini mampu membantu Anda untuk proses bertukar informasi (information sharing) antar departemen dengan pengaturan hak akses yang dapat disesuaikan untuk setiap user.
Dengan adanya sistem ini, nantinya manajemen perusahaan akan dapat melakukan update laporan dengan cepat dan akurat, sehingga pengambilan keputusan juga menjadi lebih cepat. Tentunya fungsi ini sangat penting agar Anda dapat menanggapi respon pasar dengan optimal.
3. Menjadikan pengadaan produksi yang lebih transparan
Melalui implementasi document management system pada perusahaan agro industri Anda, nantinya sistem pengadaan untuk mendukung proses produksi menjadi lebih transparan. Seluruh informasi terkait pengadaan dan juga kerjasama bersama vendor dapat dipantau secara real time melalui aplikasi atau software.
Hal ini dapat meminimalisir risiko kecurangan atau juga faktor yang menjadikan produksi Anda kurang optimal, mengingat pengadaan atau sourcing merupakan ‘jantung’ dari agro industri.
4. Pelacakan versi dokumen terkini dengan mudah
Fungsi lain dari document management system adalah untuk melacak versi dokumen yang tersimpan pada server yang Anda miliki. Aplikasi DMS modern seperti yang diluncurkan oleh PrimaDoc biasanya memiliki fitur audit trail history, yang ditujukan untuk mengetahui waktu isi dokumen diubah berikut dengan user yang melakukan perubahan dengan detail.
Dengan adanya fungsi ini, document management system juga berperan dalam memastikan agar dokumen yang sudah diotentikasi mencantumkan informasi terbaru dan juga akurat untuk berbagai kebutuhan, baik manajemen, administrasi, produksi, hingga pasca produksi.
Solusi Dokumen Manajemen Sistem yang Tepat
Untuk memperoleh manfaat yang lebih optimal dari document management system, Anda disarankan untuk bekerjasama dengan vendor kearsipan yang terpercaya, khususnya jika Anda kesulitan dalam mendesain dan meluncurkan aplikasi DMS sendiri, baik akibat kurangnya SDM atau juga teknologi yang dibutuhkan.
Bagaimana jika ternyata menemukan vendor tersebut sangat menyulitkan? Tidak perlu khawatir, karena PrimaDoc memiliki solusi siap pakai yang dapat Anda jadikan pilihan dalam mengoptimalkan sistem kerja pada perusahaan agro industri yang dikelola.
Solusi document management system dari PrimaDoc dilengkapi dengan berbagai kelebihan, mulai dari web based app yang memungkinkan akses dokumen tanpa instalasi pada komputer atau laptop, fitur lengkap untuk pengelolaan dokumen aktif dan inaktif, hingga dukungan staf berpengalaman yang siap membantu Anda melakukan maintenance jarak jauh.
Jadi, siap untuk menghadirkan document management system yang tepat pada perusahaan agro industri Anda? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
