Berpeluang atau Berisiko? Mengatasi Tantangan Document Control di Industri Anda

Tantangan dalam manajemen dokumen merupakan hal yang umum terjadi di berbagai industri. Seiring dengan perkembangan teknologi dan perubahan regulasi, perusahaan dituntut untuk menghadapi berbagai masalah yang berkaitan dengan document control. Namun, tantangan ini sebenarnya juga merupakan kesempatan untuk mengembangkan strategi baru yang inovatif guna meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam pengelolaan dokumen. 

Dalam artikel ini, PrimaDoc akan menjelajahi beberapa tantangan yang sering dihadapi dalam document control dan bagaimana cara mengatasinya.

Tantangan dalam document control

Document control merupakan sebuah kegiatan di dalam organisasi yang berfokus pada tata kelola dokumen. Proses tata kelola ini melibatkan penyimpanan, pendistribusian, pengesahan, pemusnahan, pengarsipan, dan pemantauan dokumen masuk maupun keluar. Kegiatan ini melibatkan kerja perorangan maupun tim yang kita kenal dengan sebutan pengontrol dokumen. 

Perlu kita ingat bahwa arsip dan dokumen pada sebuah perusahaan, khususnya arsip vital dan arsip terjaga, memiliki fungsi esensial pada suatu badan organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan yang berisi rekaman kegiatan atau peristiwa. Oleh karenanya, peran seorang pengendali dokumen sangat menentukan perjalanan perusahaan Anda kedepannya. 

Beragam tantangan dalam kegiatan document control perlu segera pihak perusahaan pahami dan tindak lanjuti. Untuk memahami apa saja beberapa tantangan yang umum, Anda dapat mengacu pada poin-poin berikut

• Perubahan Teknologi

Perkembangan teknologi yang cepat sering kali menjadi tantangan dalam mengelola dokumen. Penggunaan berbagai aplikasi dan sistem manajemen dokumen yang berbeda dapat menyebabkan kesulitan dalam sinkronisasi dan integrasi data.

• Kepatuhan Regulasi

Industri-industri tertentu, seperti perbankan dan kesehatan, memiliki regulasi yang ketat terkait dengan manajemen dokumen. Kepatuhan terhadap regulasi ini membutuhkan pemahaman yang mendalam dan implementasi kontrol yang ketat.

• Keamanan Data

Kecurangan, pencurian identitas, dan pelanggaran data menjadi ancaman serius bagi perusahaan dalam mengelola dokumen. Keamanan data harus diutamakan untuk melindungi informasi sensitif perusahaan dari akses yang tidak sah.

• Penyimpanan dan Aksesibilitas

Semakin banyaknya volume dokumen yang dihasilkan setiap hari membuat penyimpanan dan aksesibilitas menjadi tantangan. Perusahaan perlu memiliki sistem penyimpanan yang efisien dan mudah diakses oleh semua anggota tim.

Strategi Mengatasi Tantangan Document Control

Perusahaan Anda mungkin memiliki satu atau lebih dari tantangan tersebut. Berikutnya, Anda perlu menginvestigasi permasalahan yang ada untuk mendapatkan informasi lebih rinci perihal hal-hal apa saja yang dapat Anda tingkatkan, dan bagian apa yang perlu mengalami perubahan dan pembaruan. 

Berikut adalah langkah strategis yang dapat menjadi penyelesaian persoalan document control di kantor Anda yang telah PrimaDoc rangkum: 

1. Investasi dalam Teknologi: Mengadopsi teknologi baru yang dapat membantu dalam manajemen dokumen adalah langkah yang penting. Sistem manajemen dokumen elektronik (DMS) dapat membantu dalam penyimpanan, pencarian, dan berbagi dokumen secara efisien.
2. Pelatihan dan Pemahaman Regulasi Mengedukasi karyawan tentang regulasi terkait dan pentingnya kepatuhan dapat membantu mengurangi risiko pelanggaran. Pelatihan pegawai perlu dilakukan untuk memastikan semua anggota tim memahami kebijakan dan prosedur yang berlaku.
3. Penggunaan Layanan Alih Daya: Memanfaatkan layanan alih daya document control dapat membantu mengurangi beban kerja internal dan memastikan bahwa dokumen disimpan dan dikelola sesuai aturan dan regulasi yang ada oleh tenaga profesional terlatih, contohnya seperti tim alih daya PrimaDoc yang bersertifikasi dan telah berpengalaman belasan tahun mendampingi perusahaan lintas sektor.

Dapat disimpulkan, document control pada kegiatan organisasi dan bisnis Anda perlu mendapat perhatian lebih serius lantaran fungsinya yang krusial di setiap aktivitas dan kegiatan bisnis. Hambatan yang luput atau bahkan dinormalisasi dapat menjadi persoalan yang lebih serius kedepannya, oleh karenanya perlu untuk Anda tindak lanjuti dengan cepat. Solusi yang tepat adalah kunci untuk document control yang lebih terjaga dan terorganisir, beberapa yang dapat Anda implementasikan di antaranya yaitu pengadopsian teknologi terbaru, pelatihan karyawan, hingga alih daya. 

Masalah yang terjadi di kantor Anda tidak ada dalam artikel ini? Jangan khawatir! Konsultasikan pada tim PrimaDoc! Tim ahli kami siap membantu setiap persoalan document control. (Deanita)