Arsip Vital, Aset Perusahaan yang Berharga dan Wajib Dijaga

Sudahkah Anda mengetahui apa itu arsip vital dan seberapa penting pemeliharaannya bagi keberlangsungan perusahaan Anda? 

Di dalam dunia kearsipan, terdapat beberapa golongan arsip yang dibedakan berdasarkan tingkat dan fungsi serta kegunaannya, misalnya arsip dinamis, arsip statis, arsip tetap dan sebagainya. Di antara jenis-jenis tersebut terdapat golongan arsip yang sangat penting, yaitu arsip vital.

Seperti namanya, arsip golongan ini memegang peran krusial pada suatu organisasi maupun badan usaha. Keberadaannya dapat dianggap sebagai fondasi bahkan aset yang perlu dijaga.  Bahkan, begitu esensialnya keberadaan arsip ini hingga lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) mengeluarkan peraturan khusus yang mengatur pengelolaannya secara spesifik.

Arsip vital, definisi, fungsi, dan contohnya

Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 49 tahun 2015, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media. Rekaman ini disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik maupun kemasyarakatan, hingga perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 

Sedangkan arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pembuat arsip. Arsip ini tidak dapat diperbaharui dan tidak dapat digantikan apabila rusak atau hilang. 

Dari penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa arsip vital merupakan dokumen tetap yang sifatnya tidak tergantikan dengan dokumen-dokumen lain. Dokumen ini juga memiliki nilai yuridis dan formal.

Sedangkan fungsi dari arsip vital ini disebut sebagai persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional. Tanpa dokumen-dokumen ini, badan usaha yang maupun organisasi Anda dapat dianggap tidak diakui oleh negara, liar, atau bahkan ilegal. Sedangkan arsip contohnya adalah Surat Izin Usaha Perdagangan, sertifikat tanah, BPKB kendaraan, dokumen perjanjian atau Memorandum Of Understanding (MoU), dan banyak lainnya.

Cara menjaga arsip vital perusahaan dan organisasi Anda

Cara penyimpanan dan tata kelola arsip vital diatur secara rinci dalam peraturan ANRI. beberapa di antaranya  adalah menyediakan tempat khusus seperti file cabinet tahan api, pemencaran arsip dengan menyalin dan menyimpan file salinan di tempat yang berbeda dengan dokumen asli, dan yang terakhir adalah digitalisasi arsip atau alih media arsip menjadi file digital.

Digitalisasi arsip, khususnya arsip aset dan arsip hukum, sangat direkomendasikan sebagai salah satu metode perlindungan dan pengamanan. Hal ini karena digitalisasi mampu membuat dokumen Anda tersalin dengan sempurna, rapi, menghemat ruang, dan cenderung lebih aman dari ancaman-ancaman fisik seperti bencana alam serta pelapukan dan penjamuran.

Namun, perlu diingat bahwa Anda perlu tetap mempertimbangkan sistem keamanan pada penyimpanan file digital Anda, mengingat betapa esensialnya aset vital ini bagi perusahaan Anda dan tidak menutup kemungkinan disalahgunakan.  Apabila merujuk pada peraturan ANRI yang sama, terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan oleh seorang pimpinan dalam mengamankan arsip, di antaranya adalah:

1. Menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak;
2. Memberi kode rahasia pada arsip;
3. Membuat spesifikasi orang-orang yang memiliki hak akses.

Berdasarkan ketentuan tersebut, terdapat solusi praktis yang dapat Anda lakukan, yaitu dengan menggunakan layanan Document Management System(DMS). 

Bagaimana DMS dapat mengamankan arsip vital perusahaan Anda?

Selain mampu menyimpan salinan digital arsip dengan sistem penyimpanan cloud, DMS atau Document Management System dapat mengamankan data digital Anda, serta memungkinkan Anda untuk menentukan dan mengatur akses pegawai arsiparis Anda. Dengan demikian, hanya orang-orang yang memiliki akses masuk saja yang dapat membuka penyimpanan arsip perusahaan Anda. Bahkan, apabila file diambil secara paksa dengan cara peretasan, arsip tersebut tidak akan dapat dibuka.

Sebagai penyedia layanan DMS, PrimaDoc punya fitur-fitur keamanan yang perusahaan Anda butuhkan! Berpengalaman selama lebih dari 10 tahun, PrimaDoc telah dipercaya oleh berbagai perusahaan maupun organisasi pemerintah dalam memberikan layanan pengelolaan arsip, termasuk arsip vital dalam bentuk digital maupun cetak.

Kami dapat memberikan paket layanan Document Management System sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pegawai Anda. Untuk mengetahui layanan PrimaDoc lebih lanjut, hubungi tim marketing kami melalui surel marketing@kp3.co.id atau chat melalui WhatsApp PrimaDoc. (Deanita)