Arsip Perusahaan Tersimpan di Gudang Tanpa Perawatan? Bersiap Hadapi Konsekuensinya

Arsip merupakan suatu hal yang tidak dapat dilepaskan dari aktivitas sehari-hari dari sebuah perusahaan, karena arsip memegang peranan penting dalam aktivitas operasional perusahaan. Oleh sebab itu, pengelolaan arsip perusahaan yang baik sangatlah penting dan perlu diimplementasikan agar aktivitas bisnis yang dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

Banyak sekali arsip-arsip yang jarang digunakan dan dibiarkan menumpuk begitu saja di dalam lemari penyimpanan. Tidak jarang akhirnya ditemukan kembali dalam posisi sudah rusak atau bahkan tidak lengkap. Sesuatu yang seharusnya dapat dicegah sejak awal dengan pelaksanaan sistem perawatan rutin yang efektif. Jika arsip perusahaan disimpan tanpa perawatan, maka perusahaan harus bersiap dengan dampak yang akan terjadi, antara lain:

Kertas lapuk dan dimakan rayap
Arsip berjamur
Tinta luntur karena rembesan
Dokumen hilang atau sulit ditemukan

Meskipun bukan masalah baru, ironisnya beberapa dampak tersebut sering terjadi pada arsip perusahaan yang sangat penting dan strategis bagi perusahaan. Supaya dapat terwujud manajemen arsip perusahaan yang lebih efektif dan efisien, maka Anda perlu mengecek secara berkala arsip perusahaan. Diharapkan tidak muncul berbagai dampak buruk, karena arsip perusahaan yang tidak terawat seperti yang dipaparkan di bawah ini.

Pekerjaan Terhambat

Jika arsip perusahaan tidak tersimpan dengan benar, maka Anda akan memerlukan waktu yang cukup lama saat akan hendak mencarinya. Tentu saja hal tersebut akan menjadi hambatan bagi tugas-tugas yang tengah dikerjakan oleh pegawai Anda. Pegawai Anda akan kesulitan menggunakan data yang terdapat dalam arsip perusahaan, terutama yang telah mengalami kerusakan fisik. Pekerjaan mereka pun pada akhirnya tidak dapat diselesaikan secara optimal.

Penurunan Kredibilitas

Karena arsip perusahaan tidak dikelola dengan baik, tentunya memperbesar potensi dokumen terselip atau bahkan hilang entah ke mana. Jika yang hilang dokumen biasa mungkin tidak akan menimbulkan masalah yang terlalu serius. Tapi dapat Anda bayangkan jika dokumen yang hilang adalah dokumen strategis perusahaan, hal tersebut akan berpengaruh besar terhadap jalannya aktivitas bisnis perusahaan dan bahkan hidup matinya perusahaan di masa mendatang. Jika demikian, kredibilitas perusahaan Anda juga dapat terancam.

Ketersediaan data arsip yang terlalu lama juga akan berpengaruh terhadap kepercayaan stakeholder pada perusahaan Anda. Misalnya, akan membuat para pemegang saham menjadi ragu terhadap profesionalitas kerja perusahaan Anda. Lebih buruk lagi jika arsip menghilang dan tidak dapat ditemukan, persepsi buruk akan muncul terhadap perusahaan Anda karena tidak memberikan laporan yang rinci.

Keamanan Arsip Lemah

Selain itu, apabila arsip perusahaan tidak dikelola dengan baik, tentunya juga akan mempunyai risiko yang lebih besar lagi. Terutama pada masalah keamanan dan kerahasiaan arsip yang lebih mudah bocor atau dicuri oleh pihak lain yang tidak bertanggung jawab. Tentu saja dalam hal ini perusahaan yang banyak dirugikan. Terlebih jika data tersebut jatuh ke tangan kompetitor bisnis, hal ini dapat menurunkan efektivitas strategi perusahaan.

Analisis Strategis

Data arsip lama juga dapat berguna untuk mendukung analisis strategis jangka panjang. Jika kondisinya rusak pihak manajemen pun kehilangan kesempatan untuk membuat analisis yang tajam dan terukur. Tentu saja kendala tersebut akan berdampak pada penurunan produktivitas pegawai dan perusahaan secara keseluruhan.

Jika arsip perusahaan Anda sudah terlanjur tidak terkelola dengan baik, maka pada akhirnya akan membutuhkan banyak tenaga dan sumber daya lainnya, hanya untuk mengelola arsip saja. Padahal tenaga dan sumber daya yang ada sebenarnya dapat dioptimalkan untuk kebutuhan lain di perusahaan demi terwujudnya hasil yang lebih progresif.

Berbagai dampak di atas sangat berkaitan dengan kualitas penyimpanan arsip perusahaan. Jika penyimpanannya terawat dan terjaga dengan baik, maka hal tersebut akan memberikan imbas positif bagi aktivitas bisnis perusahaan. Dari penjelasan di atas, Anda telah memperoleh gambaran yang lebih konkrit mengenai dampak dari pengelolaan arsip yang buruk.

Apakah Anda mulai mengkhawatirkan tentang sistem pengelolaan arsip perusahaan selama ini? Anda dapat berdiskusi dengan tim PrimaDoc untuk mendapatkan analisis yang lebih mendalam tentang masalah sistem pengelolaan arsip perusahaan Anda. PrimaDoc juga menyiapkan berbagai macam solusi untuk mendukung perbaikan sistem pengelolaan arsip dengan dukungan tim yang berkompeten dan teknologi terkini. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)