Alih Media Arsip Mampu Menghemat 3% Pendapatan Perusahaan. Bagaimana Bisa?

Digitalisasi arsip perkantoran merupakan langkah penting dalam era transformasi digital yang sedang berkembang pesat. Beralih dari pengelolaan arsip cetak ke sistem digital memberikan banyak keuntungan, mulai dari kemudahan akses data, pencarian informasi yang cepat, hingga peningkatan efisiensi operasional. Meskipun digitalisasi arsip menawarkan banyak manfaat, masih banyak perusahaan yang enggan beralih ke sistem digital. Salah satu alasan utamanya adalah biaya alih media arsip yang mahal. Padahal faktanya, digitalisasi arsip mampu menghemat sekitar 3% dari pengeluaran perusahaan setiap tahunnya. Bagaimana ini bisa terjadi?

Digitalisasi Arsip Hemat Anggaran Perusahaan

Menurut survei Gartner, sekitar 3% dari pendapatan perusahaan digunakan untuk menangani dokumen kertas, termasuk mencetak dan mengelola arsip. Data ini menunjukkan betapa signifikannya alokasi sumber daya untuk dokumen kertas dalam struktur biaya perusahaan. Berdasarkan data dari www.hellonimbly.com, rata-rata perusahaan menghabiskan lebih dari 120 miliar dolar setiap tahunnya untuk mencetak dokumen. Dengan tren peningkatan penggunaan kertas yang mencapai 22% setiap tahun, pengeluaran perusahaan untuk dokumen kertas diprediksi akan terus meningkat setiap tahunnya.

Padahal, 45% dari dokumen yang dicetak ternyata tidak berguna dan langsung dibuang pada hari yang sama, sedangkan sisanya berakhir sebagai sampah dalam tiga bulan sejak dicetak. Alih media arsip dapat menjadi solusi untuk mengurangi beban anggaran dari pengelolaan arsip cetak, memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan anggaran tersebut untuk pengeluaran/investasi yang lebih menguntungkan.

Kerugian Bertahan dengan Arsip Cetak

Faktanya, arsip cetak tidak hanya merugikan secara anggaran saja. Menunda proses alih media arsip akan memberikan berbagai dampak negatif bagi perusahaan Anda, seperti:

1. Dokumen kertas sulit dicari menghambat produktivitas karyawan

Studi McKinsey menemukan fakta bahwa rata-rata karyawan menghabiskan 1,8 jam kerja mereka setiap harinya untuk mencari dokumen kertas. Padahal, waktu tersebut bisa dimanfaatkan untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih produktif. Jadi ketika Anda menunda proses alih media arsip, Anda sedang menghambat perusahaan untuk berkembang maju.

2. Dokumen kertas sulit dibagikan

Dokumen kertas sulit dibagikan. Ini cukup menghambat kerjasama karyawan, terutama di era digital di mana kolaborasi dan akses cepat terhadap informasi sangat penting. Proses berbagi dokumen kertas memerlukan fotokopi, pengiriman fisik, atau faks, yang semuanya memakan waktu dan biaya tambahan.

3. Dokumen kertas menimbulkan beban kerja administrasi yang berat

Dokumen kertas menimbulkan beban kerja administrasi yang berat, dan menimbulkan birokrasi yang rumit dan bertele-tele. Karyawan harus mengelola, mengorganisasi, dan menyimpan dokumen secara manual, yang memerlukan tenaga dan waktu ekstra. Bagi birokrasi pemerintahan dan pelayanan publik, birokrasi yang lambat menimbulkan ketidakpuasan masyarakat. Apakah Anda masih berpikir untuk menunda alih media di kantor maupun instansi Anda?

4. Resiko kehilangan informasi

Arsip cetak memiliki risiko tinggi terhadap kehilangan dan pencurian, yang dapat menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan. Ketika dokumen penting disimpan dalam bentuk fisik, potensi kerusakan akibat bencana, kesalahan manusia, atau tindak kriminal meningkat secara signifikan. Kehilangan arsip penting dapat mengakibatkan gangguan operasional yang serius, hilangnya data krusial, dan bahkan kerugian finansial. Alih media arsip memungkinkan Anda menyimpan dokumen dan informasi penting secara digital. Dengan memanfaatkan sistem pengelolaan arsip digital yang dilengkapi dengan keamanan handal, Anda dapat meningkatkan perlindungan data dan menghindari berbagai risiko kerusakan arsip.

5. Waktu manajemen arsip cetak yang besar

Selain menghabiskan anggaran, manajemen arsip cetak memerlukan alokasi waktu yang besar, mulai dari penyimpanan hingga pemeliharaan dan pemusnahan dokumen yang sudah tidak diperlukan. Semua ini mengarah pada pemborosan sumber daya dan biaya operasional yang lebih tinggi. Dengan alih media arsip, perusahaan dapat mengatasi ketidakefisienan ini. Pengelolaan dokumen digital memungkinkan pencarian yang cepat, pembagian yang mudah, serta pengurangan beban administrasi dan waktu manajemen.

Potensi digitalisasi arsip dalam memberikan berbagai manfaat di atas membuat semakin banyak perusahaan yang mengimplementasikannya. Seperti halnya perusahaan-perusahaan yang telah menggunakan aplikasi penyimpanan arsip digital dari PrimaDoc, mereka menikmati efisiensi yang meningkat dalam pengelolaan dokumen dan melihat dampak signifikan pada perkembangan bisnis mereka. Kini, giliran perusahaan Anda untuk memulai transformasi digital ini. Jangan khawatir, tim marketing PrimaDoc siap membantu Anda merencanakan dan menjalankan proses alih media arsip untuk menghadirkan pengelolaan dokumen yang lebih canggih dan efisien. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut!