3 Kendala yang Dihadapi Rumah Sakit dalam Mengelola Rekam Medis
Identifikasi kendala-kendala yang muncul dalam pengelolaan rekam medis di rumah sakit. Pahami akar masalahnya dan lakukan asesmen lebih jauh untuk menemukan solusi yang tepat. Artikel ini akan membahas rangkuman informasi seputar kendala pengelolaan berkas medis yang umum terjadi pada faskes di Indonesia, khususnya pada tingkatan rumah sakit. Simak hingga akhir untuk rekomendasi solusi yang jitu!
Mengapa pengelolaan rekam medis bermasalah?
Sebagai arsip vital, data medis pasien pada suatu fasilitas kesehatan perlu mendapat penanganan yang tepat dan sesuai standar prosedur yang ada. Prosedur pengelolaan arsip secara umum dapat Anda jumpai pada Perka ANRI No. 6 tahun 2021. Sedangkan, khusus untuk dokumen rekam medis, penyelenggaraannya dapat mengacu pada Permenkes No. 24 Tahun 2022. Pada kedua aturan tersebut, terdapat beberapa aspek yang perlu instansi penuhi untuk dapat mengelola kearsipan secara baik dan tertib. Aspek-aspek tersebut meliputi keterampilan dan regulasi yang perlu dimiliki sebagai landasan, kelengkapan ruang dan peralatan penyimpanan, dan sebagainya.
Jika aspek-aspek tersebut tidak dapat penyelenggara penuhi, tentu akan terjadi disorganisasi dan kesalahan manajemen, terlebih dalam konteks fasilitas kesehatan yang harus mengelola arsip rekam medis dalam volume yang sangat besar. Ditambah lagi, pada praktiknya, arsiparis rumah sakit belum semuanya memiliki kapasitas mumpuni dalam hal pengelolaan arsip, akibatnya, penyediaan layanan kesehatan dapat terganggu dan arsiparis harus segera melakukan migrasi arsip ke penyimpanan digital.
3 kendala yang kerap terjadi dalam pengelolaan rekam medis
Di antara berbagai hambatan tata kelola, PrimaDoc menilai terdapat tiga masalah yang paling umum terjadi di lapangan. Kendala-kendala tersebut meliputi:
- Keterbatasan Sumber Daya Manusia
Keterbatasan jumlah staf khusus untuk kegiatan retensi arsip dapat menjadi hambatan dalam pelaksanaan retensi berkas medis rawat inap. Petugas rekam medis yang memiliki masa kerja kurang dari 3 tahun dapat menjadi beban kerja yang tinggi pagi pegawai lainnya yang lebih senior. Dampaknya, arsiparis harus bekerja secara ekstra dan berpotensi tidak memiliki cukup waktu untuk melakukan retensi arsip dan dokumen.
- Keterbatasan Sarana Prasarana
Kendala lainnya muncul akibat keterbatasan sarana prasarana yang dibutuhkan. Misalnya, sistem rekam medis elektronik memerlukan infrastruktur teknis yang memadai, seperti fitur OCR untuk mendeteksi teks dan mesin pencari yang presisi, maupun kemampuan teknis arsiparisnya dalam mengolah arsip secara elektronik. Belum lagi tantangan konektivitas yang dapat mengganggu distribusi dokumen dan pembaruan rutin pusat data.
- Kurangnya Disiplin dalam Pengisian Berkas Rekam Medis
Kurangnya disiplin dalam pengisian berkas rekam medis oleh petugas dapat menjadi masalah lain dalam pengelolaannya. Berkas yang tidak lengkap atau tidak disimpan dengan baik dapat menghambat efisiensi operasional dan mempengaruhi kualitas layanan kesehatan. Oleh karenanya mewujudkan budaya tertib arsip menjadi kunci keberhasilan pengelolaan arsip yang baik.
Alih media arsip dan alih daya kearsipan sebagai solusi unggul
Ketiga kendala di atas tentunya perlu Anda atasi secara efektif dan efisien. Bila tim arsiparis internal memang belum mumpuni dari segi kemampuan, pengalaman, maupun infrastruktur, bermitra dengan jasa kearsipan profesional dapat menjadi jalan keluar yang paling mudah.
Penyedia layanan kearsipan seperti PrimaDoc memiliki layanan yang Anda butuhkan dalam mengelola rekam medis elektronik sesuai dengan aturan dan regulasi yang ada. Alih media PrimaDoc misalnya, dapat membantu Anda mengubah dokumen cetak menjadi digital dengan metadata dan indeksasi yang sesuai yang siap Anda kelola dengan komputer. Namun bila instansi kesehatan Anda membutuhkan layanan kearsipan yang lebih lanjut, Alih Daya PrimaDoc menjadi pilihan yang tepat.
Ingin tahu solusi yang tepat untuk masalah kearsipan di faskes Anda? Jangan ragu, hubungi PrimaDoc sekarang! Diskusikan kendala yang Anda hadapi dan tim kami akan merekomendasikan layanan yang sesuai dengan situasi Anda!
