Benarkah DMS PrimaDoc Permudah Klasifikasi Dokumen dengan Metadata?
Sudahkah sistem manajemen dokumen dan arsip Anda mendukung klasifikasi dokumen yang mudah? Jika belum, Anda perlu mempertimbangkan pemanfaatan metadata untuk hal tersebut, dan DMS PrimaDoc adalah salah satu sarana yang memiliki fitur tersebut.
Klasifikasi dokumen merupakan hal yang sangat penting dalam mengatur berkas dan dokumen. Baik perusahaan maupun sarana publik seperti perpustakaan, perlu memiliki klasifikasi dokumen yang baik guna mempermudah proses pencarian dan penyajian dokumen. Tanpa klasifikasi dokumen yang jelas dan tertib, kita akan kehilangan kontrol atas dokumen kita sendiri. Oleh karenanya, DMS PrimaDoc hadir untuk membantu Anda.
Apa itu Metadata?
Pengklasifikasian dokumen dengan metadata adalah salah satu fitur umum dalam sistem manajemen dokumen. Metadata adalah informasi yang mendeskripsikan karakteristik atau atribut dokumen, seperti tanggal pembuatan, penulis, atau jenis dokumen. Metadata perlu Anda lengkapi secara detail dengan informasi yang sesuai dengan konten dokumen. Hal ini berguna sebagai identitas dari dokumen. Dengan menggunakan metadata, pengguna dapat dengan mudah mengidentifikasi, mencari, dan mengorganisasi dokumen perusahaan.
Pengisian identitas dokumen dan arsip dalam bentuk metadata merupakan salah satu bentuk dari tertib arsip. Mengelola arsip dan dokumen secara tertib dapat memberikan manfaat bagi perusahaan, pekerja, maupun publik terkait keterbukaan informasi dan transparansi. Bahkan, dari disiplin ilmu kearsipan, metadata sangat penting karena membangun hubungan antara dokumen dengan konteks fungsional dan konteks administratifnya.
Metadata mudahkan klasifikasi antar dokumen perusahaan
Metadata yang berisi identitas dari sebuah dokumen dapat membantu Anda dalam pengkategorian dokumen secara teratur. Pengelompokan dan pemetaan data dapat Anda lakukan berdasarkan tahun pembuatan, kata kunci, relevansi, dan aspek lainnya. Hal ini dapat membantu Anda menciptakan ruang-ruang penyimpanan digital dalam bentuk folder yang memudahkan penyajian dokumen.
Pencarian dokumen pun dapat dilakukan dengan lebih cermat dan mudah. Selain menggunakan kata kunci tertentu, Anda juga dapat memfilter dokumen berdasarkan detail informasi lainnya yang terekam pada metadata. Semakin lengkap dan mewakilkan suatu metadata, semakin besar pula aksesibilitas file tersebut. Oleh sebab itu, penanganan metadata perlu dilihat sebagai sesuatu yang serius dalam hal tata kelola digital. Dalam hal ini, DMS PrimaDoc dapat membantu Anda mengisi metadata dengan mudah dan tepat.
DMS PrimaDoc untuk metadata dokumen yang lebih tertib
DMS PrimaDoc merupakan sebuah terobosan di dalam dunia tata kelola kearsipan. Document Management System(DMS) secara umum merupakan sarana manajemen arsip dan dokumen digital yang dibuat dalam bentuk digital, maupun berkas cetak yang telah melalui proses alih media. Dengan aplikasi ini, Anda seperti memiliki kontrol penuh terhadap gudang penyimpanan dokumen melalui komputer Anda. Mulai dari proses penyimpanan hingga pembaruan dan pendistribusian dokumen dapat Anda lakukan dengan aplikasi ini.
DMS PrimaDoc memberikan layanan tata kelola dokumen yang menjamin kemudahan bagi penggunanya dalam mengelola dokumen. Hal ini termasuk juga di dalamnya pengkategorian file dan pengaturan metadata. Dengan tampilan yang ergonomis, penggunanya dapat bernavigasi tanpa hambatan, sekalipun belum familiar dengan model tata kelola digital. Dengan demikian, masalah-masalah tata manajemen digital perusahaan dapat lebih Anda minimalisir dengan DMS PrimaDoc.
Tertarik untuk mengetahui lebih detail tentang DMS PrimaDoc? Hubungi tim PrimaDoc untuk mendapatkan informasi seputar detail produk, cara pemakaian, hingga spesifikasi perangkat yang Anda perlukan untuk pengoperasian. (Deanita)
