Waspada Kebocoran Data Saat Alih Media Arsip Instansi Anda
Birokrasi Indonesia sedang menyongsong era baru melalui implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). SPBE merupakan pelaksanaan administrasi dan pelayanan publik yang memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam rangka mewujudkan pemerintahan yang lebih efisien, transparan, dan akuntabel. Alih media arsip menjadi proses penting dalam mewujudkan SPBE. Proses ini memastikan bahwa setiap arsip cetak instansi pemerintahan diubah menjadi digital, sehingga memungkinkan pengelolaan data secara elektronik kedepannya.
Implementasi SPBE ditargetkan dapat terlaksana secara menyeluruh pada tahun 2025. Itu artinya, hanya tersisa kurang dari 2 tahun lagi untuk menyelesaikan proses transformasi digital ini. Meskipun waktu yang tersisa tidak banyak, masih ada instansi pemerintah yang belum melaksanakan alih media pada arsip-arsip mereka. Hal ini menjadi permasalahan, mengingat digitalisasi arsip menjadi salah satu langkah awal dalam pelaksanaan SPBE.
Tantangan Alih Media Arsip
Dalam proses transformasi menuju SPBE, arsip cetak lama sering jadi hambatan dalam implementasinya. Penyelenggaraan administrasi dan pelayanan publik secara digital tentu menuntut pengelolaan arsip secara digital. Oleh sebab itu, arsip cetak lama yang selama ini tersimpan di gudang arsip harus diubah ke bentuk digital terlebih dahulu.
Namun, meski terlihat sederhana, proses alih media pada arsip instansi pemerintahan bukanlah pekerjaan yang mudah. Proses ini justru seringkali menjadi salah satu faktor penghambat implementasi di instansi pemerintah. Alih media arsip dimulai dengan pengelompokkan berkas yang layak dan kurang layak untuk dipindai. Berkas yang rusak namun masih dapat diperbaiki, terlebih dahulu dilakukan restorasi agar informasinya tetap dapat dibaca ketika diubah ke format digital.
Selanjutnya, berkas-berkas yang dijilid harus dibongkar dengan hati-hati sebelum masuk ke tahap pemindaian. Setelah setiap berkas sudah siap, setiap lembar arsip kemudian harus dipindai. Hasil pemindaian arsip ini kemudian diperiksa kualitasnya, guna memastikan bahwa informasi di dalamnya mudah dibaca. Selanjutnya, dokumen akan dikonversi ke format tertentu sesuai kebutuhan atau kebijakan instansi. Terakhir, file digital harus diberi nama dan dikategorikan agar mudah ditemukan kembali.
Proses alih media arsip yang panjang tersebut menuntut waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Mengalih mediakan ribuan lembar arsip bukanlah pekerjaan yang bisa dilakukan dengan cepat. Terlebih ketika prosesnya dikerjakan oleh pegawai internal dengan keterbatasan jumlah dan pengalaman. Dukungan teknologi pemindaian yang kurang memadai juga dapat menjadi faktor yang menyebabkan proses alih media menjadi lama dan hasilnya kurang optimal.
Dalam kondisi ini, melakukan kerjasama dengan profesional penyedia jasa alih media arsip bisa menjadi pilihan bijak. Namun, alternatif ini juga dihadapkan dengan kekhawatiran tentang keamanan data. Di antara ribuan arsip yang dialihmediakan, tentu ada yang mengandung informasi penting dan rahasia. Kebocoran informasi tersebut dapat menyebabkan kerugian dan mengancam kredibilitas instansi.
Solusi Aman dan Efisien Alih Media Arsip
Dalam dunia yang semakin digital, menjaga kerahasiaan data adalah kunci. Memang benar bahwa menyerahkan tugas alih media kepada pihak ketiga meningkatkan risiko kebocoran data. Namun, mengerjakannya dengan menggerakkan karyawan internal bukanlah solusi yang efisien. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, menyerahkan tugas alih media ribuan lembar arsip kepada pegawai pemerintahan dengan keterbatasan jumlah, kompetensi dan dukungan infrastruktur hanya akan menyebabkan tertundanya proses digitalisasi arsip.
Salah satu sikap bijak yang bisa dilakukan instansi pemerintah adalah melakukan screening secara ketat terhadap profesional penyedia alih media arsip. Instansi pemerintah perlu memastikan bahwa partner alih media mampu memberikan jaminan keamanan data. Misalnya dengan meminta partner alih media untuk membuat Non-Disclosure Agreement (NDA). NDA ini akan berfungsi sebagai dasar hukum untuk memastikan bahwa partner alih media mampu menjaga informasi penting dan rahasia yang tercatat dalam arsip instansi.
Dalam menghadapi tantangan keamanan data, PrimaDoc hadir sebagai solusi terpercaya untuk layanan alih media dalam mendukung Implementasi SPBE. Tim berkompeten dan bersertifikat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dari PrimaDoc tidak hanya menjamin kualitas file digital yang optimal, tetapi juga mengutamakan keamanan data strategis instansi Anda. Dengan tim yang berintegritas, PrimaDoc juga dapat membuatkan Non-Disclosure Agreement (NDA) untuk memastikan perlindungan data penting dalam arsip Anda. Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang untuk meraih keamanan, kualitas, dan kepercayaan dalam transformasi arsip pemerintahan yang efisien! (Septiani)
