Digitalisasi Dokumen Keuangan Retail untuk Perlindungan Hukum
Bagi perusahaan retail, kehadiran solusi digitalisasi dokumen keuangan sangatlah penting untuk mempermudah audit tahunan perusahaan. Apalagi jika dokumen tersebut dibutuhkan untuk proses peradilan hukum di Indonesia, tentunya keamanan informasi di dalamnya harus dapat dipertahankan.
Permasalahannya, belum semua perusahaan retail sadar mengenai pentingnya digitalisasi dokumen keuangan. Sementara yang lain masih menganggap bahwa proses digitalisasi memakan biaya yang tidak sedikit jumlahnya.
Lantas, manakah yang benar? Untuk mengetahui lebih lanjut tentang pengertian dan juga manfaatnya, berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Pengertian Digitalisasi Dokumen Keuangan Retail
Digitalisasi dokumen merujuk pada proses alih media dokumen fisik menjadi digital. Sementara dokumen keuangan adalah serangkaian informasi mengenai transaksi dan aktivitas keuangan perusahaan yang dicetak pada media kertas atau lainnya.
Oleh karena itu, jika kita berbicara mengenai digitalisasi dokumen keuangan retail, maka pengertian yang paling sederhana adalah proses alih media untuk semua dokumen yang berhubungan dengan aktivitas keuangan di sebuah perusahaan retail yang menjual barang-barang konsumtif langsung kepada konsumen.
Apa saja yang Termasuk Dokumen Keuangan?
Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, yang termasuk ke dalam kategori dokumen keuangan perusahaan (termasuk perusahaan retail) adalah bukti pembukuan, catatan, dan juga data pendukung administrasi keuangan pada perusahaan retail yang memuat informasi mengenai hak dan kewajiban serta kegiatan bisnis yang dilakukan.
Oleh karena itu, semua dokumen yang memuat aktivitas keuangan seperti faktur pajak, invoice, hingga surat obligasi wajib disimpan dengan baik, karena telah diamanatkan oleh undang-undang.
Manfaat Digitalisasi Dokumen Keuangan Retail
Setelah mengetahui pengertian dan juga apa saja dokumen yang wajib disimpan oleh perusahaan retail, selanjutnya Anda pun perlu mengetahui manfaat sebenarnya dari kehadiran digitalisasi dokumen keuangan retail yang sesungguhnya. Beberapa di antaranya meliputi:
- Mempermudah kontrol kualitas dokumen
Meskipun dokumen hanya kertas yang berisikan informasi, nyatanya informasi yang terkandung di dalamnya sangatlah penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, dengan melakukan digitalisasi dokumen pada seluruh informasi keuangan perusahaan, Anda dapat mempermudah proses kontrol dan validasi informasi keuangan yang akan dikelola. Dengan begitu, risiko human error yang dapat merugikan perusahaan dapat dihindari.
- Memudahkan audit keuangan
Dengan adanya digitalisasi dokumen, proses audit keuangan yang dilakukan setiap tahun juga menjadi lebih mudah. Biasanya, tim audit akan meminta Anda untuk menyediakan semua dokumen keuangan yang berhubungan dengan aktivitas keuangan perusahaan retail Anda pada tahun berjalan.
Jika sampai kesulitan untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan, tentunya proses audit akan menjadi lebih lama. Terhambatnya proses audit ini akan menurunkan kredibilitas Anda di mata hukum, yang tentunya dapat berdampak jangka panjang.
Oleh karena itu, kehadiran dokumen yang telah diubah format menjadi digital dapat mempercepat semua proses tersebut.
- Mempermudah proses alih media
Sebenarnya, alih media dokumen juga dapat dilakukan dengan scanning. Akan tetapi, digitalisasi dokumen dengan cara ini sudah ketinggalan zaman dan tidak lagi relevan di zaman sekarang. Dengan menggunakan aplikasi OCR yang dapat membaca tulisan pada dokumen yang dibaca, nantinya proses alih media menjadi lebih cepat dan dokumen bisnis retail yang telah didigitalisasi dapat dikopi dan salin saat dibutuhkan.
- Dapat diintegrasikan dengan sistem lainnya
Kehadiran proses digitalisasi dokumen juga dapat memudahkan Anda untuk menyediakan dokumen keuangan jika sewaktu-waktu dibutuhkan untuk perlindungan hukum. Dengan adanya dokumen digital yang telah diotentikasi, nantinya dokumen keuangan yang Anda miliki dapat didistribusikan dengan cepat, khususnya antar departemen.
Dengan begitu, jika terjadi gugatan yang dapat merugikan perusahaan, maka Anda dapat langsung menyediakan informasi yang dibutuhkan agar perusahaan terhindar jeratan hukum.
Saat ini, PrimaDoc juga menyediakan solusi digitalisasi dokumen yang dapat Anda andalkan. Dengan biaya yang lebih kompetitif dan dapat disesuaikan dengan banyaknya jumlah dokumen, Anda dapat memperoleh keleluasaan dan waktu alih media yang lebih terukur.
Selain itu, PrimaDoc juga telah dilengkapi sertifikat ISO 9001, sehingga kualitas pelayanan yang akan Anda peroleh sudah pasti berkualitas. Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk selengkapnya! (Pradana)
