Faktor Apa Saja yang Mempengaruhi Pengelolaan Dokumen Perusahaan?
Perkembangan teknologi yang semakin maju membuat pengelolaan dokumen perusahaan juga semakin kompleks, sehingga faktor yang mempengaruhinya juga ikut berkembang. Apalagi metode dalam pengelolaan dokumen dan arsip sudah bertambah, tentunya mengetahui faktor yang mempengaruhi pengelolaan dokumen perusahaan sangat penting untuk diketahui, khususnya bagi penanggung jawab dan staf departemen kearsipan.
Sudahkah Anda mengetahui semua faktor tersebut? Untuk memperluas wawasan Anda dalam pengelolaan dokumen perusahaan, informasi ini tidak boleh sampai terlewatkan. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Mengenal Metode Pengelolaan Dokumen Perusahaan
Sebelum mengetahui faktor yang mempengaruhi pengelolaan dokumen, Anda perlu mengenal terlebih dahulu tentang berbagai metode yang digunakan dalam pengelolaan dokumen perusahaan. Adapun metode yang biasanya digunakan terbagi menjadi 3 jenis, yaitu:
- Metode sentralisasi, merupakan metode pengelolaan dokumen perusahaan dengan cara memusatkan pengelolaan arsip dan dokumen yang dimiliki pada sebuah departemen kearsipan. Metode ini sangat cocok diterapkan pada perusahaan atau instansi pemerintahan yang tidak terlampau besar dan tidak memiliki kantor cabang yang tersebar di berbagai daerah, sehingga kontrol terhadap akses informasi pun lebih mudah.
- Metode desentralisasi, adalah metode pengelolaan dokumen perusahaan yang berkebalikan dengan metode sentralisasi, di mana pusat pengelolaan arsip dan dokumen tersebar pada setiap unit atau departemen perusahaan. Meskipun begitu, pengaturan kebijakan dan SOP kearsipan masih dilakukan oleh kantor pusat. Oleh karena itu, metode ini sangat cocok diterapkan pada perusahaan dengan skala yang lebih besar dan volume dokumen yang lebih kompleks.
- Metode campuran (hybrid), adalah perpaduan antara metode sentralisasi dan desentralisasi, yang ditujukan bagi perusahaan dengan struktur hirarki informasi yang lebih kompleks lagi. Oleh karena itu, metode campuran sangat cocok digunakan oleh perusahaan dengan pemisahan pengelolaan, yaitu dokumen perusahaan yang bersifat umum dapat dikelola oleh masing-masing cabang atau departemen di luar kantor pusat, sementara dokumen perusahaan yang bersifat khusus dan tingkat kerahasiaannya cukup tinggi akan dikelola oleh departemen kearsipan kantor pusat.
Faktor Penting dalam Memilih Metode Pengelolaan Dokumen Perusahaan
Setelah mengetahui beberapa jenis metode pengelolaan dokumen perusahaan, maka selanjutnya Anda pun perlu mengetahui beberapa faktor penting yang perlu diperhatikan sebelum memilih metode pengelolaan yang tepat. Adapun faktor-faktor tersebut antara lain:
- Sifat dan jenis usaha dan core business perusahaan
Faktor pertama yang perlu Anda perhatikan dalam memilih metode pengelolaan dokumen perusahaan adalah sifat dan juga jenis perusahaan yang Anda kelola. Anda perlu memastikan agar memilih metode yang sesuai dengan jenis usaha yang dimiliki. Contohnya, jika perusahaan Anda bersifat fleksibel, maka metode desentralisasi merupakan pilihan yang tepat. Sementara itu, jika perusahaan Anda lebih kaku dan formal, maka tipe sentralisasi dapat dipertimbangkan.
- Besar kecilnya perusahaan yang Anda kelola
Faktor lainnya yang perlu Anda perhatikan dalam memilih metode pengelolaan dokumen perusahaan adalah skala perusahaan yang dikelola. Jika perusahaan Anda memiliki skala yang lebih kecil, maka metode sentralisasi dokumen dapat menjadi pilihan, sementara perusahaan yang berukuran lebih besar dapat memilih metode desentralisasi atau juga campuran.
- Posisi atau letak geografis dari perusahaan
Faktor terakhir yang tidak kalah penting untuk Anda perhatikan adalah letak geografis dari perusahaan yang Anda kelola. Jika ternyata perusahaan tersebut berada pada wilayah dengan akses informasi dan data yang lebih cepat, maka tipe sentralisasi dapat menjadi pilihannya. Namun, jika ternyata perusahaan tersebut berada di wilayah yang lebih terpencil, maka pilihan untuk melakukan desentralisasi arsip atau dokumen perusahaan mungkin menjadi pilihan yang lebih baik.
Itulah tadi beberapa faktor penting yang mempengaruhi pemilihan metode pengelolaan dokumen perusahaan yang perlu Anda ketahui. Bagi Anda yang membutuhkan solusi yang lebih baik, PrimaDoc juga menyediakan solusi pengelolaan arsip digital dengan dukungan teknologi terkini yang dapat membantu Anda mengelola dokumen perusahaan dengan lebih efektif dan efisien.
Selain itu, PrimaDoc juga telah dilengkapi dengan aplikasi berbasis website yang dapat membantu pengelolaan dokumen secara real time dan dari mana saja. Layanan PrimaDoc juga telah lulus uji sertifikasi ISO 9001, sehingga layanan yang dihadirkan bagi Anda sudah pasti terpercaya.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi pengelolaan dokumen perusahaan dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
