4 Tantangan untuk Beralih ke Arsip Elektronik
Arsip elektronik disebut-sebut dapat menjadi solusi untuk menghadapi tantangan di dunia modern, meski tidak selamanya migrasi dari analog ke digital berjalan mulus.
Peralihan dari arsip fisik menjadi elektronik pun tidak bisa dilakukan dengan cepat, khususnya jika Anda memiliki bisnis atau organisasi dengan jumlah karyawan yang cukup banyak.
Setidaknya ada empat tantangan yang biasanya dihadapi oleh sebuah perusahaan atau instansi pemerintahan yang akan beralih menggunakan arsip elektronik agar proses operasional sehari-hari menjadi lebih efisien. Beberapa tantangan tersebut meliputi:
1. Resistensi dari manajemen
Bagi Anda yang akan melakukan peralihan dalam menggunakan arsip elektronik, resistensi atau penolakan dari beberapa pihak yang berada di dalam manajemen organisasi yang kelola pastinya tidak terelakkan.
Pasalnya, kehadiran arsip elektronik akan mengubah cara kerja manajemen sepenuhnya, sehingga manajemen sebagai poros teratas perusahaan atau instansi pemerintahan harus mengadopsinya lebih cepat. Hal ini tentunya menyulitkan, terutama jika manajemen belum terbiasa bekerja dengan menggunakan dokumen yang tersedia sepenuhnya dalam format digital.
2. Perubahan budaya menjadi arsip elektronik yang cepat
Perubahan budaya penggunaan arsip juga menjadi kendala terbesar yang biasanya dihadapi oleh perusahaan atau instansi pemerintahan yang berencana untuk beralih menggunakan arsip elektronik.
Seperti yang kita ketahui, pembentukan budaya bukanlah hal yang dapat dilakukan dalam semalam, melainkan proses strukturisasi dan pembiasaan berulang yang dilakukan bulanan hingga tahunan.
Tentu saja, perubahan budaya penggunaan arsip ini dapat mengagetkan karyawan yang bekerja. Oleh karena itu, kendala ini harus segera ditanggulangi dan sosialisasi yang efektif sangat diperlukan.
3. Stigma yang salah mengenai kearsipan elektronik
Anda tentunya menyadari ada banyak sekali stigma yang beredar di lingkungan bisnis mengenai penggunaan arsip elektronik.
Ada yang menganggap migrasi penggunaan arsip elektronik membutuhkan biaya investasi yang terlampau tinggi, keamanan arsip yang dipertanyakan, hingga aplikasi manajemen kearsipan yang malah menyulitkan pengguna (user) untuk mencari data yang dibutuhkan.
Padahal pada kenyataannya, hal tersebut tidaklah benar dan hanya menjadi anggapan semata. Ketakutan akan pencurian data yang marak terjadi belakangan adalah penyebabnya.
Oleh karena itu, kita perlu mengedukasi manajemen dan juga karyawan internal mengenai stigma yang salah ini sedini mungkin, sehingga proses penggunaan arsip elektronik dapat segera dilakukan.
4. Rendahnya kemampuan SDM untuk pengelolaan arsip digital
Arsip digital atau elektronik memang membutuhkan SDM dengan kualifikasi pada bidang teknologi. Tidak semua orang mampu memulai proses alih media dan juga mengembangkan sistem pengelolaan arsip sendiri.
Meskipun begitu, bukan berarti Anda tidak dapat memulai proses pengelolaan arsip elektronik tanpa adanya SDM pada bidang informasi teknologi. Anda dapat mempercayakannya kepada vendor yang memiliki layanan teknologi kearsipan yang sudah siap pakai (ready to use).
Lebih lengkap lagi jika vendor tersebut juga mampu menyediakan layanan konsultasi kearsipan, sehingga Anda dapat mengetahui apa saja masalah (bottleneck) yang mengakibatkan sulitnya migrasi penggunaan arsip elektronik pada organisasi yang Anda kelola.
Adakah Solusi Kearsipan Elektronik yang Tepat untuk Bisnis?
Memulai migrasi arsip elektronik sendiri tentunya menyulitkan. Oleh karena itu, saatnya Anda berkenalan dengan solusi kearsipan lengkap dari PrimaDoc!
PrimaDoc merupakan vendor kearsipan satu atap (360 archive solutions) yang ditujukan agar semua bisnis dan juga instansi pemerintahan dapat menjalankan proses pengelolaan arsip elektronik dan fisik dengan lebih efektif dan efisien.
Solusi kearsipan dari PrimaDoc mampu membantu Anda dalam menjawab tantangan untuk beralih ke arsip elektronik yang sedang dihadapi, dengan beberapa kelebihan seperti:
- Memiliki solusi ready to use, seperti aplikasi manajemen kearsipan elektronik, layanan alih media arsip, hingga perawatan arsip aktif dan inaktif yang mulai usang.
- Biaya deployment yang kompetitif dan transparan, sehingga biaya investasi kearsipan menjadi lebih terukur dan disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
- Solusi yang lebih user friendly, dengan UI/UX yang mudah dimengerti sehingga menjadikan pengalaman temu kembali arsip elektronik lebih mudah dan cepat.
- Tersedia layanan pelatihan dan konsultasi, yang dapat memandu Anda untuk memulai transformasi digital pada organisasi yang dikelola dan menciptakan budaya kearsipan baru yang lebih kohesif dan berfokus pada pengguna.
Itulah tadi sekelumit informasi mengenai beberapa tantangan yang dihadapi saat beralih menggunakan arsip elektronik dan juga solusi dari PrimaDoc yang dapat Anda pertimbangkan.
Tertarik mengetahui lebih lanjut mengenai layanan kearsipan digital dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
