4 Keuntungan Menggunakan Penyimpanan Arsip Berbasis Cloud
Penyimpanan arsip berbasis cloud merupakan cara baru menyimpan dan mengolah data di era digital saat ini. Metode penyimpanan arsip berbasis cloud ini memungkinkan data dapat diakses oleh banyak orang dalam waktu bersamaan, dimana pun dan kapan pun. Pencarian datanya pun lebih mudah dan cepat karena penyimpanan digital umumnya dilengkapi dengan fitur pencarian berbasis nama.
Penyimpanan arsip berbasis cloud dapat menjadi jawaban untuk kebutuhan mobilitas karyawan yang semakin tinggi saat ini. Pada era segalanya serba digital, kebutuhan penyimpanan digital pun turut naik. Pengguna tidak lagi dituntut untuk membawa dokumen fisik yang berat kemana-mana karena semuanya dapat diakses melalui gadget dengan koneksi internet.
Kini banyak perusahaan yang menikmati keuntungan dari sistem penyimpanan arsip berbasis cloud. Produktivitas perusahaan pun ikut terpacu, karena karyawan relatif dapat bekerja lebih cepat dari sebelumnya.
Manfaat penyimpanan arsip berbasis cloud
Penyimpanan arsip berbasis cloud memberikan banyak keuntungan untuk baik untuk perusahaan maupun untuk karyawan yang menggunakan sistem penyimpanan arsip berbasis cloud ini. Bagi karyawan, penyimpanan arsip berbasis cloud ini memberikan kemudahan untuk bekerja.
Selama ini, tidak sedikit karyawan yang kesulitan mengakses dokumen digital yang berada di kantor ketika sedang bekerja di luar kantor. Dengan tingginya mobilitas dan tuntutan pekerjaan saat ini, kemudahan akses berbagai data yang dibutuhkan menjadi syarat untuk menghasilkan pekerjaan yang berkualitas. Dengan penyimpanan arsip berbasis cloud ini, karyawan dapat mengakses semua data pekerjaannya dengan mudah dari sistem penyimpanan berbasis cloud. Sejak saat itu, bekerja dimana pun tidak lagi menjadi masalah.
Sementara itu, penyimpanan arsip berbasis cloud juga memberikan keuntungan bagi perusahaan. Tidak hanya memudahkan akses data oleh karyawan, penyimpanan arsip berbasis cloud ini juga memberikan keluasan dalam manajemen sumber daya baik dari segi finansial, infrastruktur dan SDM.
Akses fleksibel
Fleksibilitas telah menjadi kebutuhan mendasar yang apabila tidak berusaha dipenuhi, akan menghambat banyak pekerjaan lainnya. Fleksibilitas juga menjadi salah satu syarat percepatan pada era digital yang serba praktis ini. Perusahaan dapat mewujudkan akses yang fleksibel kepada karyawannya dalam bekerja melalui sistem penyimpanan arsip berbasis cloud.
Sistem ini memungkinkan karyawan mengakses seluruh data yang dibutuhkan dalam pekerjaannya dengan mudah, cepat, kapan saja dan dimana saja. Meskipun bekerja dari luar kantor atau rumah, data tetap dapat diakses 24 jam. Selain itu, dengan sistem penyimpanan arsip berbasis cloud ini, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas karyawannya.
Efisien pemeliharaan
Untuk mendapatkan akses internet dan teknologi yang mumpuni, tentu saja membutuhkan perangkat pendukung yang lengkap dan canggih, khususnya untuk perangkat server. Akan tetapi, Anda tidak perlu khawatir dan bingung memikirkan kerumitan tersebut karena semuanya akan menjadi tanggung jawab penyedia penyimpanan cloud computing. Mulai dari pengadaan infrastruktur, perawatan, pengoperasian hingga perbaikan jika mengalami kerusakan. Semua pekerjaan itu dikerjakan oleh partner penyedia penyimpanan cloud computing. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu memikirkan kebutuhan untuk pemeliharaan infrastruktur cloud computing.
Efisien SDM
Agar sistem cloud ini dapat bekerja dengan baik, dibutuhkan SDM khusus yang ahli dalam pemeliharaan dan perbaikan perangkat serta mampu mengoperasikan sistem tersebut. Jika perusahaan ingin membangun sendiri sistem servernya, maka Anda perlu merekrut dan melatih seorang SDM khusus yang ahli di bidang komputer dan jaringan. Akan tetapi, dengan menggunakan layanan penyimpanan berbasis cloud, Anda tidak perlu repot memikirkan kebutuhan SDM khusus tersebut, termasuk juga untuk pelatihannya. Strategi ini jelas akan mengefisiensikan anggaran untuk rekrutmen SDM baru.
Biaya ekonomis
Dari segi biaya, alternatif penyimpanan arsip berbasis cloud jelas menjadi lebih ekonomis dibandingkan membangun sistem server sendiri. Dengan berbagai keunggulan cloud computing di atas, perusahaan pada akhirnya hanya perlu mengeluarkan anggaran untuk layanan cloud computing saja. Perusahaan tidak perlu menganggarkan untuk biaya rekrutmen SDM, infrastruktur server maupun biaya pemeliharaan sistem.
Tidak mengherankan jika semakin banyak perusahaan yang menggunakan penyimpanan digital berbasis cloud seperti PrimaDoc. Selain efektifitas yang lebih tinggi dalam mendukung kebutuhan pengelolaan arsip, alternatif ini juga terbukti lebih efisien dibandingkan dengan membangun server tersendiri di kantor. Terlebih dengan berbagai dukungan fitur manajemen arsip yang disediakan oleh PrimaDoc, akan semakin mempermudah proses kerja karyawan perusahaan Anda.
Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang penyimpanan arsip berbasis cloud PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk menjelaskan selengkapnya kepada Anda! (Septiani)
