Tingkatkan Produktivitas Karyawan dengan DMS OCR
Sejalan dengan pertumbuhan tren digitalisasi arsip di sektor bisnis, teknologi pengelolaan arsip digital terus berkembang pesat. Salah satu inovasi modern yang patut diperhatikan adalah aplikasi Document Management System (DMS) yang didukung oleh teknologi Optical Character Recognition (OCR). Dikenal sebagai DMS OCR, teknologi ini memiliki kemampuan untuk mengenali dan mengekstrak teks dari dokumen gambar seperti PDF, JPG, atau JPEG. Dengan fungsinya tersebut, teknologi ini menjadi solusi ideal untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja di perusahaan Anda.
Digitalisasi arsip memang telah menjadi pilihan bagi banyak perusahaan, baik skala kecil maupun besar. Di Indonesia saja, berdasarkan laman www.dataindonesia.id, sebanyak 81% bisnis di Indonesia telah beralih ke pengelolaan arsip digital. Tren ini tidak terlepas dari potensi pengelolaan arsip digital yang dapat menciptakan kemudahan dan efisiensi dalam pengelolaan arsip perusahaan. Namun, benarkah digitalisasi arsip secara otomatis dapat menciptakan sistem pengelolaan arsip perusahaan yang lebih efisien?
Apakah Digitalisasi Arsip Selalu Bisa Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Arsip
Beralih ke pengelolaan arsip digital diharapkan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip. Namun kenyataannya, digitalisasi arsip tidak latas secara otomatis dapat menciptakan efisiensi tersebut. Pengelolaan arsip digital memang dapat menciptakan otomatisasi pengelolaan dokumen melalui berbagai fiturnya. Ini dapat mempermudah pengguna dalam mengakses dokumen melalui perangkat elektronik, menemukan dokumen menggunakan fitur pencarian, editing dokumen secara praktis, hingga kemudahan untuk berbagi dokumen dengan rekan kerja. Namun, berbagai kemudahan itu bisa dirasakan secara optimal hanya jika didukung dengan teknologi yang tepat, salah satunya DMS OCR.
Pengelolaan arsip digital dalam konteks perusahaan tidak terlepas dari pengelolaan dokumen teks yang tersimpan dalam format gambar. MIsalnya seperti kontrak kerjasama yang disimpan dalam format PDF, atau dokumen surat menyurat dalam bentuk file JPG. Sebagaimana diketahui secara umum, sistem komputer tidak bisa mendeteksi tulisan yang ada pada file gambar, kecuali jika Anda telah mengimplementasikan teknologi DMS OCR sebelumnya. Ini membuat informasi teks tersebut tidak dapat diedit secara langsung. Jika ingin melakukan penyesuaian, pengguna harus mencatat ulang secara manual dan menyesuaikan kembali format penulisannya agar rapi seperti aslinya. Ini membuat pengelolaan dokumen menjadi lebih rumit dan menghabiskan banyak waktu.
Informasi teks yang disimpan dalam dokumen gambar juga membuat sistem tidak dapat mengidentifikasinya dalam pencarian data. Dampaknya, pencarian data harus dilakukan berdasarkan nama file yang sedang dicari. Masalahnya, dengan banyaknya dokumen digital yang dikelola, tidak semua karyawan mengingat setiap nama file tersebut. Ini seringkali membuat pencarian dokumen menghabiskan waktu berjam-jam karena karyawan harus membaca isi dokumen satu persatu. Namun, itu semua terjadi hanya jika perusahaan tidak menerapkan teknologi DMS OCR.
Bagaimana Teknologi DMS OCR Dapat Menjadi Solusi Efisien Pengelolaan Dokumen Digital
Aplikasi DMS yang didukung dengan teknologi OCR membawa manfaat signifikan bagi peningkatan produktivitas bisnis Anda. Dengan kemampuannya untuk mengidentifikasi dan mengekstrak teks dari file gambar seperti PDF atau JPG, DMS OCR mempermudah karyawan untuk mengedit teks pada dokumen gambar secara langsung. Proses ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga menghilangkan kebutuhan untuk tindakan manual yang melelahkan.
Implementasi DMS OCR juga dapat menciptakan kemudahan dan efisiensi dalam pencarian dokumen. Cukup dengan mengetikkan topik dokumen pada fitur pencarian, setiap file yang relevan muncul dalam hitungan detik. Tak perlu lagi melakukan pencarian konten dengan membaca seluruh dokumen secara manual yang menghabiskan waktu. Dengan meminimalisir waktu yang dibutuhkan untuk mencari informasi pada dokumen gambar, teknologi ini dapat menjadi solusi tepat untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Efisiensi waktu yang dihasilkan memberikan lebih banyak waktu bagi karyawan Anda untuk fokus pada tugas-tugas produktif lainnya yang lebih penting dalam peningkatan kinerja bisnis Anda.
Selain dukungan arsiparis berkompeten, Anda juga dapat memperoleh berbagai layanan kearsipan dari PrimaDoc. Mulai dari layanan alih media arsip dengan dukungan teknologi OCR untuk mengubah dokumen cetak ke bentuk digital, hingga DMS PrimaDoc untuk solusi penyimpanan digital terintegrasi. Dengan digitalisasi arsip bersama PrimaDoc, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen digital, memungkinkan karyawan untuk dengan cepat mengedit dan mencari dokumen, serta memberikan waktu lebih untuk fokus pada tugas-tugas produktif lainnya. Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang layanan kearsipan kami? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya!
