Tak Ada Lagi Tempat untuk Menampung Dokumen? Alih Mediakan Saja!
Mencari solusi untuk masalah ruang penyimpanan dokumen yang overcapacity? Digitalisasikan segera dengan layanan Alih Media Arsip dari PrimaDoc!
Ruang penyimpanan fisik kerap menjadi masalah utama bagi pengelolaan arsip di perusahaan. Pasalnya, dokumen yang terus diperbaharui dan dibuat akan terus bertumpuk seiring dengan tingginya produktivitas perusahaan. Meskipun peningkatan produktivitas tersebut perlu dimaknai sebagai hal yang positif, tidak dapat dipungkiri bahwa kapasitas ruang penyimpanan memiliki batas, dan kalau sudah penuh, perusahaan terpaksa harus menyewa gudang penyimpanan.
Opsi sewa gudang tersebut, walaupun populer dan lumrah secara praktik, rupanya tidak dapat menjamin efisiensi perusahaan maupun efektivitas pekerjaan pegawai arsiparis Anda. Anda memerlukan solusi lain yang dapat diandalkan, terutama untuk keperluan jangka panjang pemeliharaan arsip.
Dalam situasi ini, yang perusahaan Anda butuhkan adalah layanan Alih Media Arsip dari PrimaDoc. Apa itu Alih Media Arsip PrimaDoc?
Alih Media Arsip PrimaDoc, langkah tepat di era digital
Sebagai perusahaan berbasis teknologi, PrimaDoc melihat masalah tata kelola dokumen yang tidak praktis dan ringkas sebagai persoalan akibat kurangnya implementasi teknologi di dalam prosesnya. Oleh sebab itu, PrimaDoc berfokus pada penawaran pelayanan manajemen arsip, termasuk penyimpanan arsip, yang sebagian besar maupun sepenuhnya dilakukan dengan basis digital.
Dalam kasus overcapacity ruang penyimpanan fisik dokumen, misalnya, Anda memerlukan sistem yang dapat membuat bentuk arsip perusahaan menjadi lebih ringkas agar dapat menghemat ruang, dan di saat yang bersamaan memerlukan sebuah ruang penyimpanan dengan kapasitas sangat besar hingga terkesan tak terhingga. Kebutuhan tersebut dapat dengan sendirinya terjawab dengan melakukan alih media arsip dari konvensional menjadi digital.
Berkas berbasis kertas yang dapat dengan cepat memakan ruang fisik akan diubah menjadi file elektronik berbasis biner dengan ukuran yang relatif jauh lebih kecil dibandingkan dokumen cetak. Sedangkan untuk ruang penyimpanan digital sendiri dapat selalu diperbesar kapasitasnya hanya dengan mengganti perangkat memori komputer atau menggunakan layanan penyimpanan berbasis cloud.
Dampak negatif jangka panjang akibat pembiaran overcapacity ruang penyimpanan fisik
Kondisi ruang penyimpanan fisik arsip yang terlampau penuh membuat ruang bekerja tim arsiparis perusahaan menjadi terganggu. Berbagai masalah dapat timbul mengiringi kondisi tersebut. Parahnya lagi, dampak negatif dapat mempengaruhi kondisi jangka panjang dari sisi pemeliharaan arsip maupun produktivitas perusahaan.
Berikut hal-hal yang dapat terjadi pada organisasi dan perusahaan Anda:
- Arsip sulit dicari,
- Distribusi informasi terhambat
- Akurasi informasi terganggu
- Beban kerja tim arsiparis meningkat
- Citra perusahaan menurun
- Pemeliharaan arsip terganggu dan arsip rentan rusak atau hilang
Dari poin-poin tersebut, tampak betapa terganggunya kondusifitas perusahaan apabila Anda tidak segera mengambil langkah solutif secepatnya atas permasalahan ruang penyimpanan arsip. Anda perlu bekerja sama dengan perusahaan penyedia layanan digitalisasi arsip terpercaya yang dapat mengalihmediakan dokumen dalam jumlah sangat besar dalam kurun waktu relatif cepat.
Keunggulan Layanan Alih Media PrimaDoc
Di tengah perubahan teknologi yang sangat cepat, produktivitas perusahaan harus mampu mengimbangi percepatan penyebaran informasi untuk tetap memastikan pelayanan terbaik. Dengan memahami pertimbangan ini sebagai prioritas Anda, PrimaDoc layanan jasa yang juga berorientasi pada kecepatan dan ketepatan.
- Menerima digitalisasi arsip dalam jumlah bear
- Kecepatan pengerjaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda
- PrimaDoc memiliki layanan aplikasi digital yang dapat melengkapi kebutuhan optimasi manajemen arsip perusahaan Anda
- Proses alih media dapat dilakukan tanpa mengganggu pekerjaan staf perusahaan
Nah, kini tak ada lagi alasan bagi Anda untuk menunda kebutuhan alih media dokumen, bukan? Hubungi PrimaDoc untuk mendapatkan penawaran terbaik dan memiliki tata kelola arsip yang lebih efisien! (Deanita)
