Strategi Migrasi Scan Dokumen Besar: Menggali Potensi Alih Media dengan PrimaDoc

Scan dokumen besar tak perlu jadi beban apabila dikelola dengan strategi yang tepat. Berikut strategi yang telah PrimaDoc rangkum untuk Anda.

Scan dokumen besar tentu merupakan sebuah keniscayaan bagi perusahaan dan organisasi skala besar. Banyaknya kegiatan dan besarnya skala aktivitas bisnis tentu berdampak terhadap jumlah arsip yang harus dikelola. Hal ini lantas menjadi persoalan ketika dokumen kian menumpuk dan perusahaan tidak sempat memindai seluruh berkas secara real time.

Apabila tidak dilakukan secara cermat dan terencana, scan dokumen besar dalam hal kuantitas dapat menimbulkan masalah manajemen dokumen seperti penyimpanan yang tak terorganisir, penumpukan yang tak terkendali, dan sebagainya. Namun sebaliknya, jika direncanakan secara tepat, perusahaan Anda justru dapat merasakan manfaat dalam hal efisiensi dan biaya. Jadi, bagaimana langkah persiapan yang perlu Anda lakukan? Berikut tahapannya

Apa itu migrasi scan dokumen besar?

Migrasi scan dokumen besar adalah proses pemindahan data dalam jumlah besar dari satu lokasi ke lokasi lain. Tempat yang dimaksud dalam hal ini tak hanya terbatas pada tempat atau ruang berbentuk fisik, tetapi juga mencakup ruang penyimpanan digital. Volume data yang dipindahkan pun tidak sesederhana memindahkan suatu bundle file dari gudang penyimpanan ke ruang fisik lainnya, melainkan keseluruhan data dan informasi milik perusahaan, sehingga proses ini umumnya melibatkan vendor kearsipan profesional yang memiliki kompetensi dan track record yang baik.

Jadi, secara sederhana scan dokumen besar dapat diartikan sebagai pemindahan data dilakukan dari ruang fisik ke ruang digital. Tujuannya adalah untuk mewujudkan tata kelola yang lebih modern, efektif, efisien, dan aman.

Strategi persiapan scan dokumen besar dari PrimaDoc

Kini, saatnya Anda mengetahui langkah-langkah persiapan dan perencanaan sebelum menyerahkan proses scan dokumen besar melalui penyedia layanan kearsipan. Berikut poin-poinnya:

Evaluasi kebutuhan

Ketahui kebutuhan scan dokumen besar perusahaan Anda. Hitung kembali volume dokumen yang akan dipindai, sudahkah mencakup seluruh keperluan? Selain itu, pertimbangkan juga alokasi anggaran yang dimiliki perusahaan. Hal ini akan sangat berguna saat Anda menentukan durasi pengerjaan yang diinginkan, jenis dokumen yang harus dipindai, serta layanan tambahan yang mungkin bermanfaat untuk menunjang digitalisasi dokumen perusahaan.

Pilih teknologi dan vendor yang sesuai

Setelah mengetahui kebutuhan secara rinci, kini waktunya memilah dan membandingkan layanan scan dokumen besar dari berbagai vendor, sebab tak semua penyedia jasa pemindaian dokumen memiliki kapabilitas dalam menangani arsip dan dokumen berharga. Di samping itu, tak semua penyedia jasa kearsipan memiliki layanan migrasi data.

Perencanaan fisik

Proses pemindaian dokumen tentunya memerlukan ruang tersendiri untuk menempatkan dokumen yang akan dipindai dan dokumen yang baru dipindai. Keterbatasan ruang pengerjaan di kantor Anda tak perlu menjadi kekhawatiran apabila Anda mempercayakan PrimaDoc sebagai rekan kerjasama, sebab penyediaan gudang penyimpanan adalah salah satu fitur yang terdapat di dalam layanan alih media dokumen.

Organisasi dokumen

Pilah jenis dokumen berdasarkan kategori atau urgensinya. Kelompokkan dokumen-dokumen vital perusahaan dalam satu kelompok, atau pilah dokumen berdasarkan urutan pengerjaan yang perlu didahulukan. Hal ini dapat berguna untuk menentukan mana kelompok yang perlu diprioritaskan terlebih dahulu, dan mana yang dapat menunggu.

Penyimpanan digital

Dokumen yang telah dipindai menjadi file elektronik akan membutuhkan memori dalam jumlah yang besar. Anda perlu memperhatikan kapasitas penyimpanan di database perusahaan dan juga perlu mempertimbangkan alternatif penyimpanan yang dapat dipilih. Misalnya, apakah penyimpanan pada hard disk saja cukup, atau apakah memerlukan layanan penyimpanan berbasis cloud? Pertimbangkan juga apakah jenis penyimpanan yang akan digunakan oleh perusahaan Anda dapat menunjang tata kelola yang dilakukan oleh beberapa orang sekaligus dalam satu tim.

Konsultasikan rencana dan persiapan scan dokumen besar kepada vendor pilihan Anda

Setelah melakukan persiapan dan asesmen pada poin-poin yang telah dibahas sebelumnya, ada baiknya jika Anda mengkonsultasikan hal tersebut kepada mitra jasa kearsipan yang telah Anda percaya. Dalam hal ini, PrimaDoc memiliki layanan konsultasi kearsipan yang dapat membantu dan memberikan pendampingan dalam merealisasikan migrasi data. Nah, jadi, tunggu apa lagi? Hubungi PrimaDoc untuk mempersiapkan scan dokumen besar di kantor Anda dan dapatkan layanan yang tepat!