Strategi Mengatasi Keterbatasan Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip perusahaan atau pemerintahan terkendala ruang dan perlengkapan penyimpanan? Segera ambil langkah yang solutif untuk menghindari kerusakan dokumen dan disorganisasi pengelolaan arsip. Lalu, apa saja, langkah yang dapat Anda ambil?
Pada artikel ini PrimaDoc akan membantu Anda mengambil langkah yang tepat lewat 3 strategi. Apa sajakah strategi tersebut? Simak hingga akhir!
Pentingnya ruang penyimpanan bagi tata kelola arsip
Penyimpanan arsip merupakan salah satu proses dari rangkaian pengelolaan arsip di perusahaan. Aktivitas ini memerlukan perhatian terhadap kualitas dan kelengkapan sarana dan prasarana arsip untuk menjamin penyelenggaraan arsip dapat berlangsung dengan lancar dan aman.
Tanpa standar dan kelengkapan yang mumpuni, penyimpanan arsip berpotensi mengalami disorganisasi sehingga menyebabkan penumpukan antar satu jenis arsip dengan jenis lainnya. Akibatnya, proses temu kembali dokumen menjadi sulit dan penyajian informasi menjadi terganggu. Proses distribusi dokumen pun dapat terhambat. Akhirnya, seluruh aktivitas bisnis mengalami hambatan.
Berikut ini adalah tiga strategi yang dapat diterapkan untuk mengatasi keterbatasan penyimpanan arsip.
1. Evaluasi dan Penyortiran Arsip:
Optimalkan penyimpanan arsip dengan melakukan evaluasi terhadap keseluruhan arsip. Apakah semua telah dikelola dengan baik? Apakah masa retensi arsip inaktif telah perusahaan terapkan dengan baik?
Arsip yang sudah tidak diperlukan dapat Anda musnahkan dengan cara yang aman dan sesuai regulasi yang berlaku. Dengan rutin memusnahkan arsip yang habis masa retensinya, perusahaan dapat menghemat ruang penyimpanan untuk arsip lain yang masih penting. Oleh karena itu, lakukan penyortiran arsip secara berkala untuk memastikan bahwa hanya arsip yang masih berlaku dan relevan yang disimpan.
2. Penerapan Alih Media:
Ubah arsip fisik menjadi format digital untuk menghemat ruang penyimpanan arsip.
Dengan melakukan alih media terhadap arsip fisik, Anda dapat mengurangi beban ruang penyimpanan fisik dan memanfaatkan ruang penyimpanan digital yang lebih fleksibel dan aman. Dengan cara ini, meskipun volume arsip perusahaan sangat besar, Anda dapat tetap mengelolanya secara efektif.
Arsip digital dapat disimpan di perangkat penyimpanan digital seperti hard disk, flash drive, atau cloud storage, tentunya dengan menyesuaikan kebutuhan ruang penyimpanan digital kantor. Dengan cara ini, perusahaan bahkan tak hanya dapat mengefisienkan ruang penyimpanan arsip, tetapi juga meningkatkan kualitas pelayanan arsip secara keseluruhan.
3. Pemanfaatan Sistem Penyimpanan Arsip yang Efisien:
Terakhir, Anda perlu membenahi cara penyimpanan arsip agar lebih mudah dicari dan didata. Gunakan rak arsip yang kokoh dan tahan lama untuk menyimpan arsip fisik. Manfaatkan kotak arsip dan map arsip untuk mengelompokkan arsip dengan rapi. Gunakan pula label arsip yang jelas dan mudah dibaca untuk memudahkan identifikasi arsip.
Setelah perlengkapan dan pengelompokan selesai, terapkan sistem penyimpanan yang terstruktur dan terorganisir untuk memudahkan akses arsip. Hal ini dapat Anda susun oleh tim internal arsiparis perusahaan, maupun bersama pihak ketiga profesional di bidang kearsipan seperti PrimaDoc.
Nah, itulah tiga strategi mengoptimalkan aktivitas penyimpanan arsip perusahaan maupun pemerintahan. Dengan memiliki penyimpanan yang baik dan tepat, aktivitas penyelenggaraan kearsipan di kantor pun dapat lebih efektif, mendorong lebih banyak aktivitas dan produktivitas bisnis untuk progres yang lebih baik.
Butuh konsultan kearsipan profesional untuk pendampingan kearsipan korporasi? Hubungi PrimaDoc untuk berbagai dukungan kearsipan yang Anda butuhkan!
