Sistem Enkripsi DMS Melindungi Arsip Strategis BPR
Bank Perkreditan Rakyat (BPR) merupakan salah satu lembaga keuangan yang menjalankan kegiatan usaha mulai dari menerima dana dari masyarakat, memberikan kredit, pinjaman pembiayaan bagi nasabah, hingga kegiatan pengelolaan dana ke lembaga keuangan lainnya. Dalam kegiatan usahanya, BPR menghasilkan berbagai macam dokumen yang berisi informasi sensitif. Itulah sebabnya, penyimpanannya memerlukan dukungan keamanan yang efektif, salah satunya seperti sistem enkripsi Document Management System (DMS).
Saat ini, OJK sudah meluncurkan sistem pelaporan arsip digital untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem pengawasan berbasis teknologi informasi, yang diberi nama OBox. Untuk melaporkan data transaksi secara digital, BPR dituntut untuk memiliki sistem pengelolaan arsip digital juga. Kebutuhan akan pengelolaan dokumen secara digital dibarengi dengan kebutuhan adanya sistem keamanan data untuk menghindari kebocoran data ke pihak yang tidak berkepentingan.
Solusi Keamanan Arsip Digital
Salah satu fitur yang dapat digunakan untuk mengamankan arsip digital merupakan dengan penggunaan sistem enkripsi DMS. Enkripsi merupakan suatu cara untuk mengacak data, sehingga informasi yang ada di dalam dokumen hanya dapat dibaca oleh orang/user yang memiliki/diberi akses saja.
Pesan yang ada didalam file terenkripsi disebut sebagai plaintext, atau teks polos. Plaintext ini secara otomatis akan mengubah susunan huruf dalam dokumen yang dikirim menjadi kode acak. Itulah sebabnya, apabila dokumen dibuka secara paksa (bukan oleh orang yang diberi akses), data yang muncul akan teracak secara otomatis, sehingga sulit untuk dibaca dan tidak memiliki makna. Dengan sistem enkripsi DMS, data transaksi, informasi nasabah, serta data internal BPR akan terlindungi oleh lapisan keamanan enkripsi.
Untuk mengelola hak akses, sistem enkripsi DMS memberikan pengaturan bagi pengelola untuk menentukan siapa-siapa saja yang memiliki hak akses pada dokumen BPR. Dengan demikian, informasi yang terdapat di dalam dokumen tersebut akan terlindungi dari kebocoran informasi ataupun pencurian data apabila dibutuhkan pengiriman laporan ke pihak OJK.
Mengapa Sistem Enkripsi DMS Penting Untuk BPR?
Risk Based Security melaporkan dalam jurnalnya, 2019 Year End Report Data Breach QuickView, setidaknya ada 15,1 miliar data elektronik yang terekspos oleh pihak eksternal sepanjang tahun 2019. Angka ini meningkat pesat hingga 284% dibandingkan pada tahun 2018. Masih dalam laporan yang sama, pada kuartal I tahun 2020 sendiri setidaknya 8,4 miliar data elektronik terekspos.
Penelitian tersebut menunjukan betapa pentingnya sistem enkripsi DMS diterapkan untuk melindungi data-data BPR. Apalagi mengingat bahwa data-data BPR bersifat sensitif. Kebocoran data dapat mengakibatkan kerugian baik finansial maupun non finansial. Contohnya, kerugian data nasabah memungkinkan digunakannya dokumen nasabah untuk membuat kredit fiktif. Contoh lainnya, hilang atau di manipulasinya dokumen setoran nasabah ke BPR memberikan peluang penggelapan dana oleh oknum tertentu, yang secara langsung merugikan baik BPR sebagai lembaga maupun nasabah yang bersangkutan.
Dokumen digital yang tidak dilindungi dengan sistem enkripsi DMS juga memungkinkan kebocoran data ke pihak luar. Kebocoran data nasabah akan dianggap sebagai suatu kegagalan bagi BPR dalam melindungi data serta dana dari nasabah. Hal ini memberikan dampak kerugian jangka panjang yang dapat merusak citra BPR. Mayoritas nasabah tentu tidak mau lagi untuk mempercayakan uangnya ke BPR tersebut, dan secara jangka panjang, ini akan menurunkan kredibilitas lembaga. Apabila hal ini terus berlanjut, cepat atau lambat BPR dapat mengalami kebangkrutan atau mengalami likuidasi.
Untuk mencegah timbulnya berbagai kerugian akibat sistem keamanan data digital yang rendah, menerapkan sistem enkripsi DMS menjadi tindakan preventif yang dapat dilakukan. Dengan menerapkan sistem enkripsi DMS, BPR dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas administrasi BPR, sekaligus memberikan jaminan kepercayaan kepada nasabah. Aspek kepercayaan nasabah dapat menjadi daya saing yang kuat di tengah menjamurnya perusahaan fintech.
Sistem enkripsi DMS dapat Anda peroleh dari penyimpanan digital PrimaDoc. Fitur tersebut tersedia dan dapat Anda manfaatkan untuk memberikan perlindungan lebih baik pada arsip-arsip penting BPR. Fitur sangat mudah diaplikasikan karena didukung dengan interface atau tampilan aplikasi yang mudah dipahami. Anda dapat bertanya lebih banyak dan mendiskusikannya secara langsung dengan tim marketing PrimaDoc. (Septiani)
