Regulasi dan Integrasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

Tidak bisa sembarangan menerapkan, Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik perlu regulasi dan integrasi yang sesuai dengan aturan! Pelajari selengkapnya untuk hasil evaluasi implementasi yang memuaskan.

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) telah mulai mengubah sistem kerja birokrasi dari analog menjadi digital. Upaya pemerintah ini patut diapresiasi sebagai langkah untuk mewujudkan administrasi negara yang lebih transparan dan akuntabel. Tidak mengherankan mengapa kantor-kantor pemerintahan dan instansi di daerah mulai mempersiapkan diri untuk mengadopsi sistem ini.

Dalam penerapannya, Anda dan instansi Anda perlu memperhatikan aturan dan regulasi yang telah ditentukan oleh pemerintah, serta prinsip-prinsip dasar yang menjadi poin penilaian dalam proses evaluasi kelak. Jangan sampai sistem yang telah Anda adaptasikan ternyata tidak sesuai dengan standar dan menyebabkan instansi Anda perlu mengkonfigurasi ulang seluruh sistem. Oleh sebab itu, pelajari regulasi dan ketentuan integrasi dari Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik!

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik dan dasar aturannya

Terdapat beberapa aturan yang mendasari pengadaan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, di antaranya adalah Perpres No. 95 Tahun 2018 dan Permen PAN-RB No. 5 Tahun 2018. Peraturan pada Perpres berisi konsep, tujuan, latar belakang, prinsip, dan gambaran umum mengenai penerapan sistem ini. Sedangkan, Permen PAN-RB berfokus pada standar evaluasi tingkat kematangan sistem di tiap kantor pemerintahan.

Di dalam Permen PAN-RB, disebutkan beberapa aspek yang perlu diperhatikan agar Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik dapat berfungsi untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dan organisasi. Berikut ini adalah poin-poin beserta penjelasannya.

Aspek penilaian integrasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik:

Berikut ketujuh aspek yang perlu menjadi perhatian kantor pemerintahan yang akan dan telah mengadopsi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik: 

1. Kebijakan internal tata kelola SPBE: perlu adanya tim pengarah SPBE untuk mengelola implementasi sistem pemerintahan berbasis elektronik. Ini melibatkan inovasi proses bisnis terintegrasi, penganggaran dan belanja Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), pengoperasian pusat data, integrasi sistem aplikasi, dan penggunaan aplikasi umum berbagi pakai.
2. Kebijakan internal layanan SPBE: instansi Anda perlu memiliki kebijakan internal yang mengatur layanan-layanan terkait SPBE, seperti layanan naskah dinas, manajemen kepegawaian, perencanaan dan penganggaran, manajemen keuangan, manajemen kinerja, pengadaan barang dan jasa, pengaduan publik, dokumentasi dan informasi hukum, serta sistem whistleblowing. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi dan pelayanan publik yang lebih baik.
3. Kelembagaan: Penting bagi kantor pemerintahan untuk membentuk tim pengarah SPBE di setiap instansi pemerintah. Tim ini bertanggung jawab untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan implementasi SPBE serta mengawasi inovasi proses bisnis terintegrasi.
4. Strategi dan perencanaan: aspek ini mencakup rencana induk SPBE yang jelas untuk memandu implementasi SPBE di instansi pemerintah. Selain itu, pengalokasian anggaran dan belanja TIK yang memadai juga perlu diprioritaskan.
5. Teknologi informasi dan komunikasi: Penting bagi instansi untuk mengoperasikan pusat data yang handal dan mengintegrasikan sistem aplikasi yang digunakan di berbagai instansi pemerintah. Penggunaan aplikasi umum berbagi pakai juga dapat meningkatkan efisiensi dan kolaborasi antara instansi pemerintah.
6. Layanan administrasi pemerintahan berbasis elektronik: harus menyediakan layanan administrasi pemerintahan yang dapat diakses secara elektronik. Ini meliputi layanan pendaftaran penduduk, perizinan usaha, dan layanan lainnya yang memudahkan masyarakat dalam berinteraksi dengan pemerintah.
7. Layanan publik berbasis elektronik: Pemerintah perlu mengembangkan layanan publik berbasis elektronik yang mencakup berbagai bidang, seperti pembayaran pajak, permohonan layanan kesehatan, dan informasi publik. Hal ini akan memberikan kemudahan akses dan meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap pelayanan pemerintah.

Vendor professional mampu mendampingi instansi pemerintah terapkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

Dalam penerapannya, instansi umumnya menghadapi beberapa persoalan yang menghambat proses pengintegrasian. Salah satu faktor yang paling banyak ditemukan adalah kurangnya tenaga ahli di bidang teknologi informasi.

Untuk mengatasi hambatan ini, ada baiknya instansi Anda bekerja sama dengan perusahaan penyedia layanan Document Management System (DMS). Perusahaan DMS, khususnya yang bergerak di bidang kearsipan, umumnya telah memahami regulasi dan ketentuan mengenai kearsipan secara mendalam, sekaligus telah terampil dalam mengubah dokumen analog menjadi dokumen digital dengan metadata dan indeksasi yang sesuai.

Di samping itu, vendor DMS juga memiliki kelengkapan teknologi beserta sumber daya yang mumpuni untuk menghasilkan dokumen digital yang berkualitas tinggi. Peralatan seperti alat scan adalah hal krusial yang selalu berkembang dengan menawarkan tingkat ketajaman warna dan garis, maupun kecepatan pengerjaan, sehingga terus diperbarui dengan kebaruan teknologi menjadi hal yang selalu diupayakan oleh vendor terpercaya. Sedangkan jumlah tenaga ahli yang banyak akan sangat berguna untuk menyesuaikan kecepatan dan ketepatan pengerjaan sesuai kebutuhan klien.

Dengan kelengkapan peralatan dan kecakapan tim ahli, tidak heran mengapa banyak perusahaan maupun instansi pemerintah yang mempercayakan digitalisasi sistemnya kepada vendor seperti PrimaDoc. Maka, mulailah konsultasikan kebutuhan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik di kantor Anda kepada PrimaDoc untuk mendapatkan pendampingan digitalisasi sistem kearsipan. Wujudkan birokrasi digital dan dukung pelayanan publik yang lebih transparan dan bersih! (Deanita)