Cara Tepat Mengelola Arsip Keluarga

Arsip keluarga – Sebagai unit terkecil dari masyarakat, bertambahnya aktivitas anggota keluarga akan berdampak pada banyaknya arsip yang tercipta. Arsip di lingkungan keluarga sendiri berawal sejak pernikahan, yaitu berupa surat nikah, baru kemudian tercipta arsip lainnya seperti akte kelahiran, kartu keluarga, dan dokumen lainnya. Meskipun begitu, gerakan sadar arsip belum menyentuh hingga ke tingkatan paling dasar dalam struktur sosial masyarakat ini. Padahal semua arsip harus dikelola dengan baik agar mudah ditemukan jika dibutuhkan sewaktu-waktu. 

Apa itu Arsip Keluarga?

Arsip keluarga merupakan data vital bagi anggota keluarga untuk berbagai kepentingan seperti urusan kantor, sekolah, finansial, asuransi, dan aktivitas sosial lainnya. Oleh karena itu, mengetahui cara mengelola arsip sangat penting agar dapat terus digunakan sebagai alat bukti yang sah. Pengelolaan arsip tersebut dapat dilakukan secara mandiri oleh anggota keluarga melalui penciptaan, pemberkasan, dan perlindungan arsip. 

Pengelolaan arsip secara mandiri merupakan bentuk upaya untuk menghidupkan fungsi keluarga dan memberikan nilai-nilai universal keluarga (life cycle of records), sehingga memberikan jaminan perlindungan hukum, hak keperdataan, dan hak kekayaan intelektual kepada seluruh anggota keluarga.

Selain itu, dalam pengelolaan arsip diperlukan peran pemerintah seperti instansi atau lembaga pemerintahan untuk melakukan sosialisasi berupa bimbingan teknis dan solusi arsip dengan menggunakan bahan berkualitas tinggi untuk merekam data pada arsip yang memiliki masa penggunaan panjang.

Arsip Keluarga yang Memerlukan Pengelolaan

Sebelum memulai pengelolaan arsip, sebaiknya Anda perlu memahami dokumen atau berkas apa saja yang dapat dikategorikan sebagai arsip. Menurut (Hadiwardoyo, 2002), ada beberapa jenis arsip keluarga, antara lain:

• Akta kelahiran, merupakan akta catatan sipil hasil pencatatan peristiwa kelahiran seseorang yang akan didaftarkan ke kartu keluarga dan diberi nomor induk kependudukan.
• Kartu keluarga (KK), adalah kartu identitas keluarga yang memuat data tentang susunan, hubungan, dan jumlah anggota keluarga.
• Kartu tanda penduduk (KTP), merupakan identitas resmi seseorang sebagai penduduk Indonesia. Kartu ini wajib dimiliki oleh penduduk yang telah berusia 17 tahun dan atau telah menikah.
• Akta perkawinan, adalah surat tanda bukti yang berisi pernyataan (keterangan, pengakuan dan keputusan) peristiwa pernikahan pasangan yang disaksikan dan disahkan oleh pejabat resmi.
• Akta perceraian, berupa surat i yang berisi bukti pernyataan (keterangan, pengakuan dan keputusan) peristiwa perceraian seseorang yang disaksikan dan disahkan oleh pejabat resmi.
• Akta kematian, adalah surat tanda bukti yang berisi pernyataan (keterangan, pengakuan dan keputusan) peristiwa kematian yang berkaitan dengan hari, tanggal, tempat, dan sebagainya mengenai kematian seseorang.
• Izin mendirikan bangunan (IMB), adalah bukti izin yang diberikan berkaitan dengan pendirian sebuah bangunan.
• Buku pemilik kendaraan bermotor (BPKB), merupakan sarana identifikasi kendaraan dan berlaku sebagai barang bukti pengenal yang sah untuk kendaraan bermotor yang bersangkutan.

Cara Mengelola Arsip Keluarga

Masalah nyata yang terjadi pada sebagian masyarakat adalah terganggunya urusan dan aktivitas anggota keluarga mulai dari urusan pendidikan, pajak, kedinasan, kekayaan dan lainnya, membuktikan rendahnya peran anggota keluarga dalam mencari solusi arsip, sehingga perlu dikelola dengan benar. Pengelolaan arsip dapat Anda lakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Penciptaan arsip keluarga secara akurat, dalam tahap ini identitas diri direkam dalam arsip mulai dari akte kelahiran, KTP, ijazah, buku tabungan dan lainnya.
2. Lakukan Pemberkasan arsip keluarga secara sistematis, Pemberkasan adalah kegiatan menatanya secara sistematis pada media penyimpanan berdasarkan klasifikasi nama, nomor, pendidikan, dan lainnya.
3. Perlindungan arsip keluarga secara tepat, setelah arsip diberkaskan secara sistematis, selanjutnya dilakukan perlindungan secara tepat agar tidak rusak atau hilang. 

Solusi Perlindungan Arsip Keluarga

Mengetahui solusi perlindungan terhadap arsip menjadi salah satu kunci dalam pengelolaan dan perawatan arsip. Berikut beberapa cara untuk perlindungan arsip, di antaranya:

• Menyimpan arsip di tempat yang tepat, Anda perlu memperhatikan suhu dan kelembaban serta kebersihan ruangan penyimpanan.
• Melakukan restorasi dan fumigasi, jika memungkinkan Anda sebaiknya mengkonsultasikan kepada lembaga kearsipan terdekat mengenai perawatan arsip maupun permasalahan arsip lainnya.
• Membuat back up arsip keluarga, saat ini sudah banyak sekali layanan online untuk menggandakan atau mengalihkan arsip fisik ke dalam bentuk digital.

Memilih Layanan untuk Perlindungan Arsip Keluarga Anda

Anggapan bahwa arsip identik dengan tumpukan kertas membuktikan masih sedikitnya kesadaran masyarakat akan pentingnya pengarsipan keluarga. Pelaksanaan digitalisasi arsip menjadi solusi tepat untuk saat ini. Selain Anda dapat menggandakan arsip, risiko kehilangan dan kerusakan pun dapat diminimalisir. Salah satu layanan perusahaan yang dapat membantu Anda dalam merawat dan mengelola arsip  Anda adalah PrimaDoc.

PrimaDoc merupakan aplikasi pengelolaan arsip digital berbasis web based yang memberikan peluang pengelolaan arsip digital tanpa harus mengeluarkan anggaran pengadaan perangkat lunak, sehingga memberikan peluang pengelolaan arsip digital yang lebih besar. Jadi, sudah saatnya Anda lebih peduli dengan arsip milik keluarga agar segala kebutuhan yang berkaitan dengan dokumen menjadi lebih mudah. Untuk urusan pengarsipan dan pengelolaan, serahkan saja pada PrimaDoc. Hubungi kami untuk selengkapnya! (Pradana)